淺談企業合同管理的法律風險控制

朱小磊

（222300 江蘇省連云港市東海縣公安局 江蘇 連云港）

淺談企業合同管理的法律風險控制

朱小磊

（222300 江蘇省連云港市東海縣公安局 江蘇 連云港）

企業法律風險伴生于企業的經營管理活動，一個企業只要保持運營，法律風險就難以避免。法律風險的管理和控制是一項長期性的工作，企業法律工作的實質就是控制和解決法律風險，但企業法律風險控制不僅僅是企業法務人員的工作，而是企業全體員工共同的目標，因為它貫穿企業經營管理活動的各個環節和過程，并且隨著企業外部法律環境、企業業務范圍的變化而不斷的變化。企業法律風險控制具有整體性和持續性，不同類型的法律風險具有不同的特征，采取單一的辦法勢必降低風險控制的效率，因而要考慮不同部門的特點，業務性質，人員素質等，有針對性的制定切實可行的防范控制措施，并且不斷進行調整完善，才能使企業法律風險的防范和管理切合企業自身實際，符合企業不同時期的發展要求。根據多年的工作經驗，我認為加強合同管理是使企業法律風險得到有效控制的一條必然途徑。

合同管理； 企業法律風險；控制

一、合同管理中業務單位的前期法律審查與法律事務部門的專業審核相結合是企業法律風險事前控制的有效措施

1.對合同簽約主體資質進行識別性審查，做到法律風險的事前控制

對簽約相對方進行資信審查是為了排除不適格的交易主體，確保合同合法和避免產生法律風險，也是確保合同有效履行的第一道防線。隨著市場經濟的進一步深入，各市場主體的動態變化極為頻繁，特別是目前的內外經濟環境，國際市場持續的低迷，必然會使很多公司的履約能力受到影響甚至引起變化。所以對交易對象的資信情況嚴格審查，并及時跟蹤管理顯得尤為重要。這就要求主辦合同的管理人員認真開展簽約單位的資質調查，及時掌握交易客戶的現狀，做好建檔及動態維護，嚴把合同資信審查關。確認對方單位有相應的履約資質和履約能力后，再與其簽訂合同，對資質檔案要及時更新維護，否則無法從源頭防范經營風險。通過對、簽約主體資質審查，以識別合同訂立的合法合規性、簽約主體資格、資質的真實性、合法性和有關證件的有效性，做到法律風險的事前控制。

2.采用格式文本，加強條款的審查力度，可以有效的防范法律風險的發生

書面合同可以使當事人雙方能夠準確的理解合同規定，避免不必要的爭執，便于管理。同時也為將來萬一發生糾紛時提供了原始的文字證據，為及時解決提供方便。企業的合同主辦部門在訂立書面合同時應當優先采用國家或行業頒布的格式合同文本，因為此類合同示范文本是經過專業法律人員和有關部門業務骨干集中集體智慧偏訂而成，其內容嚴謹、完備，不僅防范合同風險，提高工作效率，也大大減輕了企業法務人員審查合同的繁重度。為此，企業一方面要擴大合同示范文本的宣傳和使用范圍，另外一方面企業專業法務人員也要指導業務人員正確使用，嚴格各選填項的填寫，對個別內容確需修改的，須加蓋合同專用章以完成雙方確認，避免留下紛爭。使用非合同示范文本的，應當由專職法務人員審核。努力實現法律工作從服務型向管理型，從事后救濟型向事前防范和事中控制型的根本轉變。

二、合同管理有助于企業法律風險的事中控制

搞好合同管理有助于及時發現合同履行過程中發生和問題，主動采取有效措施，避免不應該發生糾紛和損失，從而做到法律風險的事中控制。作為獨立法人的公司在對外經濟往來中簽訂的合同往往數量巨大、類別多樣，那么其在合同履行過程中發生的情況也是千差萬別的，所以合同履行管理工作的難度也較大。要做好這一項工作，必須做到以下的幾點：

首先，企業的法務人員要定期檢查各主辦單位的合同履行情況，督促各合同主辦部門按合同規定履行各項義務的同時為公司取得各項利益。目前，比較常見的督促手段主要有：定期的合同管理專項檢查、不定期的督促檢查、主辦單位合同履行終結表的報送及臺帳的管理，這些手段的運用能夠讓企業法務人員了解到整個企業經濟合同履行的大體狀況。

其次，完善企業各職能部門之間的配合制約機制。各部門之間要密切的配合，互相制約，做到聯系制度完備，傳遞手續齊全，及時的反饋信息，而不能搞“本位主義”、“官僚主義”，如銷售部門要及時反饋信息，把合同的訂立情況與發貨情況向財務部門通報，財務部門發現合同履行的問題要及時向企業相關管理者報告。

三、及時履行合同管理的閉環手續，做好法律風險的事后控制

（1）合同關閉管理與企業內部財務監管制度相銜接，突出了風險控制點的管控措施。如果缺少了這一關鍵環節，那么再嚴密的合同條款都有可能形同虛設。企業經營管理上的出血點可能會逐漸放大，最終傷害到整個企業正常運營。

（2）合同關閉管理是法律風險事后控制的一個重要方面，合同管理人員與財務人員在付款審查的視角不同，前者從法律的角度出發，更關注結算時的法律風險，排除合同關閉的隱患；而后者更關心量、價的變化以及書面形式真實性。以前，合同簽訂后是否得到正確履行，是否合法關閉，合同管理部門均不得而知，法律風險難以有效控制。推行合同結算前法律審查后，合同結算前法律審查與合同簽訂前會簽互相呼應，把住了“入口關”與“出口關”，堵住了“出血點”。另一方面，風險不僅來自對方，也要確保我方不違約，例如付款要按約定及時、足額支付，否則會招致對方的索賠。特別是我方較為強勢的情況下很容易忽視合同條款而自行其事，這為今后可能的糾紛埋下了隱患。

四、加強合同管理人員專業化培訓教育，提高風險意識，鞏固企業法律風險防范機制

企業法律風險的防范光靠法務人員是無法完成的，它需要企業的全體員工共同參與企業法律風險的防范體系，并建立起由企業決策層主導，企業總法律顧問牽頭，企業法律顧問提供業務保障、包括企業管理層和各管理風險點崗位在內的全體員工共同參與的法律風險防范機制。從事合同管理人員首先必須是精通本部門業務人員，同時還必須熟練掌握和運用各種法律、法規；熟悉合同履行和合同管理。企業應該結合實際情況重點培養有應變能力、堅持原則、知識面寬廣的人員擔任合同管理工作。根據主辦方業務的特點，總結以住合同管理方面的經驗與教訓，有針對性的加強合同管理人員培訓教育，提高其專業化水平，從而鞏固企業法律風險防范機制。

[1]袁承翌.探究企業勞務用工和合同管理法律風險防范機制建設[J].《法制博覽》,2016年32期.