淺談南水北調工程檔案整編實踐

趙彬

淺談南水北調工程檔案整編實踐

趙彬

一、檔案整編工作的重要性

工程檔案是工程建設的真實記錄，是工程驗收、審計稽察、運行管理、維修養護、改建、擴建以及工程質量認定等工作的重要依據和參考；是工程建設歷史察考、總結經驗、技術交流和科學研究的信息資源。工程項目一般都具有隱蔽性，所以對于工程質量的檢查以及規范，就要通過檔案材料來實現。工程材料作為工程項目建設的依據，其完整與否、質量好壞等都直接影響工程建設各環節或工序的進展、進度及工程結算。所以工程檔案材料整編是工程建設管理中非常重要的組成環節。隨著工程建設的推進，須及時收集齊全過程資料，并及時分門別類地整編歸檔。

二、工程檔案整編要求

1.基本要求

檔案材料整編必須首先符合《中華人民共和國檔案法》，符合《國家重大工程建設項目文件歸檔要求與整編規范》（中華人民共和國行業標準DA/T28-2002）和《照片檔案管理規范》（GB/T11821-2002）等法規標準和規范的要求；其次要符合工程建設主管部門所制定檔案及工程管理各相關規定要求，如《南水北調東中線第一期工程檔案管理規定》（國調辦綜〔2007〕7號）、《南水北調工程檔案分類編號及保管期限對照表》（國調辦綜〔2009〕13號）、《南水北調工程驗收工作規定》（國調辦綜〔2016〕13號）和《南水北調工程驗收導則》等。

2.外觀質量要求

隨著社會的發展，人們對檔案外觀形式和外觀質量要求也在不斷提升，由以前的僅注重于實用性，向既注重實用性又重視檔案實體的外觀質量轉變，即在保證檔案實體內容質量的前提下，對外觀質量要求不斷提高。南水北調工程東線蘇魯省際工程和中線陶岔渠首樞紐工程檔案整編過程中，學習借鑒了兄弟單位好的做法，摸索形成了自己的做法，檔案外觀統一，整齊美觀，保證了檔案實體和外觀質量，得到了國務院南水北調建設委員會辦公室認可和有關專家的好評。

三、南水北調工程檔案整編做法

1.組卷

組卷是根據工程的特點，結合項目劃分，遵循文件材料形成規律，保持文件材料之間的有機聯系和案卷的成套、系統，把若干內容相同或相近文件材料組合在一起，便于保管和利用。

2.案卷題名

案卷題名應簡明準確地反映本卷具體內容，體式要一致。主要由工程名稱、內容、文種等組成，部分檔案案卷題名可以是項目名稱代字、代號及其組件、部件、階段的代號和名稱，寫在卷面，不超過60個字。

案卷題名不是一個完整的句子，而是偏正詞組，未尾不用句號。

3.卷內文件材料排列

卷內文件材料的排列順序一般是文字在前、圖樣在后，譯文在前、原文在后，正文在前、附件在后，印件在前、定（草）稿在后，批復在前、請示在后，復印件在前、原件在后（熱敏紙或不能耐久保存的書寫材料），一般按重要性和時間先后順序排列。

4.頁碼編制

卷內文件材料有書寫內容的頁面均應編寫頁碼，一般使用打號機或手寫頁號。頁碼號書寫位置：單面書寫文件在右下角；雙面書寫的文件，編寫在正面的右下角和反面的左下角；成套或裝訂成冊圖樣或文件，如果頁號是連續的，可不重新編寫頁碼；各卷之間不連續編寫頁號。

5.案卷目錄與卷內目錄

案卷目錄用A4紙單面打印，采用固定表格格式，內容字體一般采用統一字體、字號，內容文字較多時調小字號和行距，不改變字體，采用單行或多行排列，但對齊格式保持一致。

6.案卷封皮書寫

為保持檔案整齊美觀，我們在檔案主管部門指定或備案的檔案用品生產廠家專門定制無酸牛皮紙專用封皮，并將工程名稱印制在封面上。案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限等相關內容，全部采用計算機打印，字體、字號、排版格式等統一，實現了美觀、整齊和統一的效果。

7.案卷的裝訂

案卷各部分順序為：案卷封面、卷內目錄、文件材料、備考表、封底。

案卷裝訂采用三孔一線的方法（線裝主要為以后信息化建設全文掃描提供拆卷方便），孔距為90mm，位置在案卷左側中部，距訂口邊12～15mm，裝訂牢固、整齊，不掉頁、不倒頁、不壓字，便于閱讀。裝訂時去除金屬物、塑料夾等，對損壞的文件進行修補。若裝訂線上有字跡，加貼裝訂邊。

成冊的膠裝書本式文件，若無其他散裝文件自成一卷的保持原貌，并在該卷右上角加蓋檔號章，填寫案卷檔號，卷內目錄和備考表分別放置于該卷上下方裝入檔案盒；有多份文件組成的案卷，加裝案卷封皮裝訂。

散裝圖紙不裝訂，按A4紙大小折疊，圖面向里手風琴式折疊，標題欄處于折疊漏出圖標欄內容，并在圖紙右上角空白處逐張加蓋檔號章。檔號填寫本卷圖紙檔號，序號填每張圖紙在本卷圖紙中的排列順序，用分數表示，分母為本卷圖紙累計張數，分子為本張圖紙在本卷中的排序，如1/30表示本卷共30張圖紙，此張為第1張圖紙。

8.案卷排列

案卷排列一般是在保持案卷之間有機聯系的前提下，按照工程項目建設程序先后順序排列。

項目前期文件及建設管理文件一般按照“立項、科研、設計、招投標、合同、征遷、開工后建設管理文件”等順序排列。

施工文件一般從合同項目開工至合同項目驗收的施工程序排列。

監理文件一般按照監理工作程序排列。

設備文件一般按依據性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調試和運行維修等順序排列。

9.檔案盒的選擇

為保證檔案外觀整體整齊統一美觀，我們按工程項目專門定制硬紙板科技檔案盒，工程項目名稱統一印制在盒面，背脊內容全部采用統一格式排版打印件粘貼，既能較好地保護檔案實體，又體現檔案裝具的整齊美觀和直觀性。

10.聲像檔案的整理

（1）照片材料整編

照片檔案按照立卷單位撰寫照片總說明。內容包括：照片檔案的卷數、收集歸檔總照片數量、拍攝起止時間段、反映工程項目建設內容等，并編制歸檔照片檔案總目錄和分卷目錄。

照片材料選擇重要的、有代表性照片歸檔。紙質照片沖印為6英寸，按照照片號順序裝于照片檔案案卷中，并填寫照片說明。照片說明包括題名、照片編號、參見號、時間、攝影人、文字說明等內容。

（2）錄音、錄像材料整編

錄音歸檔材料簡要標明錄音講話的內容、講話人姓名、職務、錄音日期、錄制長度等。

錄像歸檔材料整理出簡要說明，包括拍攝的內容、制式、密級、規格、聲道、錄制日期、錄制長度等。

數碼錄音、錄像材料采用DVD光盤、移動存儲設備（U盤或硬盤）存儲。

四、做好檔案整編工作的體會

1.加強組織領導是關鍵

工程建設之初，建設單位即牽頭成立由各參建單位相關人參加的工程檔案管理工作領導機構。按照工程建設主管部門檔案管理要求，結合工程實際制定檔案管理辦法和整理分類管理辦法。開展日常監督與檢查，指導和規范工程建設檔案管理與整編工作。

2.配備有責任心的工作人員是前提

檔案管理工作雖然不是技術最復雜的高難度技術崗位，但也不是任何人都能夠勝任和做好的。管理人員需要負責、沉穩、細心，并具有甘于吃苦、樂于奉獻、細心認真、精益求精的工作態度，這是做好檔案整編工作前提。

3.專業技能是基礎

熟悉檔案管理法律、法規，掌握檔案整編規范技能知識是做好檔案工作的基礎。檔案整編是專業性較強的技術工作，檔案管理崗位人員需要了解工程建設程序，熟悉工程建設過程，掌握工程管理和檔案管理專業知識，懂得工程建設內容及各部分（環節）的相互關系與有機聯系，具有檔案整編的專業技能，才能對檔案材料進行科學、合理分類、組卷、整編，這是做好檔案整編工作的基礎。

4.指導服務是支撐

淮委治淮工程建設管理局負責建設管理工作的南水北調東線蘇魯省際工程和中線陶岔渠首樞紐工程都與淮委治淮檔案館簽訂了工程檔案管理與整編技術服務協議。在工程建設的過程中，淮委治淮檔案館根據工程不同的建設階段安排專家到現場對各參建單位檔案管理人員進行培訓、指導，為有效地提高工程檔案管理水平和工程檔案整編質量提供了技術支撐■

（作者單位：淮委治淮工程建設管理局 233001）