加強醫院電子檔案管理的對策初探

王哲

澤市定陶區人民醫院檔案室，山東菏澤 274100

加強醫院電子檔案管理的對策初探

王哲

澤市定陶區人民醫院檔案室，山東菏澤 274100

新時期背景下，醫院經營與發展過程中，檔案管理工作發揮著關鍵的作用，將計算機技術與網絡技術應用于其中，能夠有效地提高檔案管理的科技含量，全面改善工作的質量與效率。在現代檔案管理工作中，電子檔案是其中的一個模式，有效地轉變成紙質檔案。但在利用管理并保護電子檔案的過程中，會涉及到諸多問題，因應用不靈活且經驗缺乏，所以很容易引發諸多問題，影響了電子檔案管理工作的開展。在這種情況下，為進一步增強管理效果，有效改善工作質量，就一定要全面加強醫院電子檔案管理工作的力度，通過采取具有針對性的管理措施與保護手段，確保醫院檔案信息的完善性。

醫院；電子檔案管理；強化；對策；探究

基于網絡通信技術與電子技術的發展，醫院工作也實現了自動化。在傳統紙質檔案保存和管理方面，如果保存時間較長，檔案很容易被損毀亦或是丟失。在這種情況下，電子檔案構建的重要作用逐漸突顯出來，通過電子檔案的建設與管理，實現檔案利用率的全面提升。基于此，文章將醫院電子檔案管理工作作為研究重點，闡述了電子檔案管理在醫院發展中應用的優勢，正確認知電子檔案管理工作存在的不足之處，最終提出了具有針對性的解決對策，以期有所幫助。

1 醫院電子檔案管理工作的優勢分析

近年來，信息化發展速度不斷加快，尤其是在辦公自動化普及的情況下，有機結合電子計算機與通信技術，全面推動了信息技術產業的發展。在此背景下，通過紙墨與照相方式形成并傳遞的機關公文與文獻資料以及影像等等，同樣可以在電子計算機的作用下完成管理[1]。與此同時，在檔案信息記錄方面，載體的多樣化特征也逐漸突顯出來，比較常見的就是電子報表、圖像文件以及文本文件與電子郵件等等。另外，載體與管理的形式同樣沖擊了紙質檔案的應用。而電子檔案本身的優勢可以表現在以下幾點。

1.1 檔案管理工作人員勞動強度降低

在醫院檔案管理工作過程中，傳統管理使得檔案的利用率不高且立卷難度較大，最重要的查準率也不高。通過對現代信息管理技術的合理運用，不僅簡化了檔案檢索與查找的程度，同樣還能夠實現檔案的立卷歸檔目標。這樣一來，檢索工作的速度不斷提高，使得準確率得以全面增強。在此基礎上，檔案管理工作人員能夠從建檔工作中解放出來，實現文書檔案與病案管理的有效利用，不斷提高管理工作的質量與效率，進一步增強醫院檔案管理工作的質量[2]。

1.2 為文件與病案補漏增缺提供保障

醫院在檔案傳統管理工作開展過程中，檔案的立卷方法存在信息收集不完整且遞交遺漏的問題。而在補漏增缺方面，只能夠采取拆卷重新制作的方式。一旦拆卷以后，卷內部的文件必須要重新進行排列，對目錄進行重新的編抄，同時案卷的封面也需要重新填寫。這樣一來，不僅浪費時間與精力，同樣還會影響管理工作人員工作的開展。通過電子信息管理方式的運用，能夠根據“件”對檔案進行整理，只要插入文件即可[3]。由此可見，電子檔案管理工作不僅節省時間和精力，管理工作人員自身的業務水平也能夠實現全面提升。

1.3 醫院檔案管理工作質量提升

檔案本身的價值就是利用，要想保證檔案的可利用性，就應當全面增強文檔卷宗的質量與水平。對于傳統文書立卷工作來講，對于人工的依賴性極大，而且立卷人會按照個人理解操作，因而在掌握立卷標準制度方面難以實現統一，最終對案卷的質量產生了直接的影響[4]。但是，對現代手段應用并開展檔案管理工作以后，檔案管理工作人員就能夠在檔案整理工作中解放出來，將更多的時間與精力投入到檔案的編制研究以及信息二次開發與利用方面，以保證醫院檔案管理工作質量不斷提高，同樣還能夠實現檔案利用率的提升。

2 醫院電子檔案建設與管理狀況

電子檔案的保存方便且使用便捷，具備較強的共享性特點，最重要的是用戶能夠在具備查詢權限的情況下查詢并訪問醫院的電子檔案，所以電子檔案保存較為安全且方便。另外，在使用電子檔案的過程中，查詢較為便利，可以實現醫院檔案利用效率的全面提升。基于多種現代化技術的合理運用，醫院電子檔案構建形式也更加多樣化，特別是數據文件、電子報表等形式逐漸出現并被應用在實踐過程中，進一步推動了醫院電子檔案的全面建設，同樣使得醫院電子檔案管理工作不斷強化，而其實際的利用效率也隨之提高，信息也能夠有效的共享，這正是新形勢下醫院檔案管理工作的發展趨勢[5]。

因為醫院電子檔案收集的范圍相對廣泛，比較常見的收集對象就是同醫院工作存在聯系的多媒體文件，對重要活動與會議影像文件予以詳細的記錄，對工作內容文本文件進行真實反映等。而以整體角度分析可以發現，醫院電子檔案采集內容是在實踐工作中逐漸形成的，對醫院活動內容能夠真實地反映出來，是一種新型的文件。

3 現階段醫院電子檔案管理工作的問題解構

在醫院運營與發展的過程中，電子檔案采集、管理以及利用意義十分明顯。然而，管理工作開展的過程中，仍然存在一定的不足之處，嚴重影響了管理與利用工作的進一步開展。具體可以表現在以下幾點。

①電子檔案是不能夠完全替代紙質檔案的，而且醫院電子檔案建設方面，將紙質檔案作為重要基礎形成[6]。由此可見，電子檔案僅僅屬于紙質檔案的附屬產品而無法獨立存在，使其難以受到應有的重視。

②在建設醫院電子檔案的過程中，并未及時歸檔聲像檔案。醫院在組織活動方面，會對聲像資料進行采集，一般情況下，醫院宣傳科會對聲像資料進行保存并作為宣傳工作的重要參考依據。但是，檔案管理部門并未及時收集并歸檔資料信息。

③檔案管理部門未深入了解部門信息。在日常工作過程中，各個科室會組織并開展新技術與業務的探討活動，在此過程中則會拍攝圖像資料，在這些圖像資料中存在部分高利用價值的內容。若檔案管理工作人員沒有走訪科室，對部門狀況進行了解并收集具有一定價值的資料，就會導致大部分有價值的檔案信息丟失。

④因為醫院電子檔案管理工作發展時間不長，所以并不具備較為豐富的檔案建設經驗。在這種情況下，充分利用并保存醫院電子檔案的工作仍然有待完善與改進。

⑤檔案管理部門并沒有正確認知電子檔案收集管理的重要作用，因而并未給予相應的重視。與此同時，檔案管理工作人員尚未熟練地掌握管理技術，所以，必須要全面增強其自身綜合素質。

4 加強醫院電子檔案管理的有效對策

與紙質檔案相比，醫院經營發展過程中，電子檔案的應用具有一定的優勢。而對于醫院電子檔案的全面建設，已經成為提高檔案利用率的有效途徑。但需要注意的是，醫院電子檔案建設與發展仍存在諸多不足之處，為了進一步完善這一工作的開展，就必須要積極采取強化措施。

4.1 檔案管理工作人員意識的提升

近年來，電子信息時代呈現出快速發展的趨勢，一定程度上推動了檔案管理工作的開展，數字化特征十分明顯。不管是檔案的收集、傳輸還是整理，都需要將檔案業務管理系統作為重點，使其自身電子檔案管理意識不斷增強[7]。根據當前醫院業務開展的具體狀況，工作人員必須要正確認知電子化的重要作用，合理運用多樣化的渠道，對電子檔案管理的必要性進行宣傳，使得電子檔案管理可以更好地為醫院發展提供服務。

4.2 電子檔案管理機制的完善與健全

醫院內部管理部門應積極制定出電子檔案管理機制，對于電子檔案制作與收集等方法進行統一的規范。與此同時，應當和具體的程序相互結合，安排專業工作人員負責工作，并對醫院的內部檔案與外部檔案進行定期整理。需要注意的是，項目執行過程一定要科學合理，以保證醫院數據信息的收集更加完整與可靠。

4.3 檔案管理時效性的增強

要想進一步彰顯出醫院檔案管理工作的時效性，最關鍵的就是要保證醫院內部傳輸電子文件的效率，使得醫院內外部活動管理水平不斷提高。而相關工作人員則需要與電子文件特點相結合，充分考慮管理工作的要求，實現檔案管理要求向電子文件管理的有效延伸。在此基礎上，應進一步強化檔案工作的標準化發展，使得電子文件存檔的正確性與完整性得以增強，以更高效率完成檔案管理與整理工作，將檔案管理工作的時效性突顯出來。

4.4 電子檔案安全性與保密性的強化

醫院檔案管理工作人員對檔案機密的保管是開展工作的重要基礎，不管是檔案管理工作人員亦或是利用者，一定要始終遵循規章制度要求，在允許的范圍之內維護檔案內容，確保檔案安全與保密[8]。作為檔案管理工作人員，應當嚴格保守檔案的機密，在此基礎上對其進行安全的利用。另外，在對檔案利用與保密關系進行處理的過程中，應當對檔案的內容進行審查，并且充分考慮時間、地點與條件的變化，對檔案密級進行適當的調整，盡量擴大利用的范圍，簡化批準的程序。只有這樣，才能夠在確保安全的基礎上，更好地為利用者提供所需的檔案資料。

5 結語

綜上所述，文章對醫院電子檔案管理工作開展的現狀與存在的問題進行了深入的研究與探討，并且將信息時代作為研究背景，闡述了在強化醫院建設水平方面所需制定的策略與手段，以保證醫院內部與外部信息資源更加合理。與此同時，在電子檔案管理水平提高的基礎上，能夠更科學地配置資源，對業務信息與數據進行有效的保存，使得醫院實現進一步發展。

[1]蔣丹麗.醫院現代電子檔案管理存在的問題及解決方法[J].華章,2013(3):302.

[2]武增華,田玲芝.淺談醫院電子檔案管理中存在的問題及對策[J].科技視界,2014(24):218.

[3]楊靜仙.醫院電子檔案管理面臨的困境及對策[J].辦公室業務,2013(23):190.

[4]王曉萍.醫院電子檔案管理面臨的問題與對策[J].中國醫藥指南,2011,9(17):164-166.

[5]梁惠志.醫院電子檔案管理中存在的問題及對策[J].卷宗,2015(7):75-76.

[6]金馨芳.醫院電子檔案管理中存在的問題及對策[J].農村實用科技信息,2014(10):64.

[7]王立文.醫院電子檔案管理面臨的問題分析與改進對策[J].科技創新導報,2015(2):192.

[8]楊松林.芻議電子檔案管理存在的問題與解決對策[J].辦公室業務,2012(19):132.

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1672-5654（2017）07（a）-0123-02

2017-04-08）

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.19.123

王哲（1986-），男，山東定陶人，本科，助理館員，研究方向：醫院檔案管理。

DOI：10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.19.125