醫院檔案信息管理的作用與對策分析

趙 挺

醫院檔案信息管理的作用與對策分析

趙 挺

隨著信息化技術飛速發展，醫院檔案管理已從傳統的人工管理逐漸走向了自動化、信息化和電子化，在減輕人員工作負擔的同時，也可以提高檔案管理效率和質量。強化醫院檔案信息管理，對于實現醫院整體現代化管理意義重大，應該予以足夠重視。針對目前醫院檔案信息管理中存在的認識不足、人員素質不高、管理方法落后、管理制度不完善等問題，采取切實可行的應對策略，從強化檔案管理意識、加強人員素質培訓、完善檔案管理制度以及引入先進管理技術等方面加以改進，已推動醫院檔案信息管理專業化水平不斷提高，促進醫院整體管理水平提高，為醫院穩定健康發展提供良好保障。

醫院檔案信息；管理；作用；存在問題；解決對策

醫院檔案是指醫院各個部門在日常工作中形成的文件、圖表、錄像等，不僅記錄了醫院經營發展過程中的重大事件，而且存儲有大量醫療科技成果，能夠為醫學研究提供可靠數據支持。近年來，隨著我國醫療衛生事業的穩步發展，醫院檔案數量呈持續增長趨勢，對于檔案管理工作也提出了許多新要求，信息化管理逐漸取代人工管理，其可有效提高檔案管理效果，但同時也暴露出一些問題，需引起醫院管理人員的高度重視。

1 醫院檔案信息管理的作用

醫院檔案信息管理是指利用現代化信息技術，針對醫院各部門和科室在日常工作中所形成的各種信息資料等進行管理，其在醫院運營管理和長遠發展中發揮著非常重要的作用。

1.1 保證醫療工作效果在醫療工作中，經常會遇到一些需要搶救的突發性事件或疑難雜癥，要對病癥進行快速準確分析，于第一時間確定有效的治療方案，就需要檔案信息的支持。通過快速檢索檔案信息，醫護人員便可從以往成功案例中汲取經驗，然后借助先進醫療設備，及時對患者進行搶救[1]。

1.2 解決醫患爭端隨著醫療衛生事業的發展，醫院數量和規模持續增長，在為人們提供更加全面、細致的醫療衛生服務的同時，醫患糾紛問題也頻繁發生，其影響醫院正常運營。在這種情況下，合理運用病例檔案信息，可以為司法機關作出公正法律判決提供可靠依據，進而保護醫院或患者基本權益，解決醫患爭端問題[2]。

1.3 推動醫院文化建設隨著醫療體制改革的持續深化，醫院開始逐漸參與至市場競爭中，強化醫院文化建設，是推動醫院長遠穩定發展的關鍵因素。醫院文化建設離不開醫院檔案信息管理工作的支持，利用醫院檔案信息中記錄的醫院本身的經營發展過程，可以從中發掘出醫院賴以生存和發展的基礎信息，建設醫院本身所特有的文化體系，在激發員工積極性、促進醫院穩健發展方面具有重要意義[3]。

1.4 服務醫院發展全局醫院檔案信息管理能夠為醫院發展全局提供良好的服務，滿足各部門和科室對于信息的需求。在當今信息時代，隨著云計算、大數據等的出現，數據信息數量持續遞增，但是如果缺乏有效的信息提取和整合，想要挖掘出有用信息非常困難。而醫院檔案信息管理不僅能夠收集和整理醫院經營管理中產生的各種數據信息，還可以將整理好的信息提供給所需部門，起到資源共享的效果，為醫院發展提供良好的信息服務。

2 醫院檔案信息管理的現狀

從目前來看，多數醫院在開展檔案信息管理過程中，存在著一些不足和問題，影響其作用的充分發揮，同時也制約了醫院全面信息化管理的實現。具體來講，存在的問題包括以下幾點。

2.1 認識問題目前，許多醫院領導乃至檔案管理人員對于醫院檔案信息管理的重要性仍缺乏足夠認識，在制訂管理方案時存在著很大隨意性，導致檔案資料無法及時歸檔，出現了缺失、損壞等問題[4]。同時，部分醫院在檔案管理中仍采用傳統紙質管理模式，不僅需要占用大量存儲空間，而且會受到外部因素影響，存在著保存難、查找難、調閱難等問題。檔案信息資源開發嚴重不足，信息共享性差，檔案利用率極低，其本身的作用完全得不到發揮。

2.2 人員問題管理人員是確保醫院檔案信息管理工作有效展開的關鍵，其必須具備檔案管理專業知識以及相應的管理經驗。但目前許多醫院在設置檔案信息管理人員時，缺乏必要的考核工作，導致醫院檔案管理人員的專業素質偏低，同時缺乏責任意識，雖然部分非專業人員在經過一定培訓后，能夠從事檔案信息管理工作，但在工作中易出現各種各樣的問題，導致檔案資料遺失或損壞，嚴重影響醫院檔案信息的合理利用[5]。

2.3 制度問題醫院檔案本身并不具備直接產生經濟效益的能力，這也是其容易被忽視的主要原因。醫院因對檔案信息管理缺乏明確制度規定，檔案管理相關制度缺乏完善性，導致管理人員無法結合制度相關內容對檔案信息管理的要求進行明確，也無法有效指導檔案信息管理工作順利開展，影響了檔案信息資源的整合。另外，在醫院檔案信息管理中，還存在著主次不分以及重要信息遺漏等問題，在很大程度上阻礙了醫院發展，使得無法滿足信息化時代的新要求[6]。

2.4 技術問題部分醫院在檔案信息管理方面缺乏先進技術支撐，導致管理工作無法實現與計算機系統以及網絡技術的有機結合，給醫院檔案信息的查找和更新維護帶來了諸多不便，而保密技術相對落后也使醫院檔案信息的安全性得不到保障，經常出現檔案信息丟失和損壞問題，影響應用效果。

3 醫院檔案信息管理的對策

針對上述問題，醫院領導層應予以高度重視，采取切實有效的措施，確保醫院檔案信息管理發揮應有的作用。

3.1 強化檔案信息管理意識醫院領導層和管理層應及時更新觀念，了解檔案信息管理在醫院發展中的重要作用，強化檔案信息管理意識，將檔案管理工作放在醫院重要議事日程上，提升對于檔案管理工作的重視程度[7]。同時，應該在醫院內部加強宣傳工作，使醫院全體員工均能夠樹立檔案信息管理意識，從思想層面上提升對于檔案管理工作的重視，使其主動參與至檔案信息收集和管理中，通過各個部門相互協調，確保醫院檔案信息管理的效果。

3.2 提升檔案管理人員素質隨著現代醫學快速發展，醫院在運營過程中產生的各種檔案信息數量也在不斷增加，檔案管理工作已不再是僅針對檔案收集和整理，而是需要從海量檔案信息中提取出有用信息，做好經驗教訓總結分析，為醫院后續發展提供數據支持。因此，檔案管理人員必須具備更高的專業素質和檔案管理能力，應加強對其培訓和教育，通過定期專業機構培訓以及專家技術講座兩種方式，促進其專業素質和實踐能力得以提升[8]。在培訓中，不僅需包括檔案管理相關內容，還需包括一些先進信息技術，如計算機技術、網絡技術、設備管理技術等，確保檔案管理人員能夠順應時代發展潮流，進一步推動檔案管理信息化。做好檔案管理人員的定期考核，一方面能夠及時發現檔案管理工作中存在缺陷和漏洞，及時進行彌補，另一方面也可以督促檔案管理人員嚴格要求自身，不斷提升自身的專業素養，以便更好地適應醫院檔案信息管理的要求，促進管理水平提高[9]。

3.3 完善檔案信息管理制度健全完善的管理制度是確保醫院檔案信息管理工作順利開展的基礎和保障，也是醫院檔案管理中必須重點關注的問題。一是應該成立專門的檔案管理部門，從醫院自身的實際情況出發，對檔案信息管理制度進行完善，對檔案管理人員的權利及職責進行明確，對檔案管理工作進行規范，確保其能夠有序展開；二是應該熟悉檔案管理工作的流程，對照《檔案法》的相關條款，結合醫院的具體情況，健全醫院檔案信息管理制度，從管理層面、技術層面和業務層面建立起相應的標準化體系，為檔案管理工作提供制度保障；三是應該對檔案管理的細節進行明確，減少管理中存在的問題[10]。例如，對于醫院人員檔案的管理，可以以科室為單位，進行信息的整理和歸納總計，形成完整的人員檔案表，如表1。而對于醫院設備檔案的管理，同樣可以形成相應的統計信息表，如表2。

表2 某醫院設備檔案信息統計表

3.4 引進檔案信息管理技術在條件允許情況下，醫院應該適當增加對于檔案信息管理的資金投入，積極引進先進檔案管理系統，提升系統技術性，構建相應檔案管理信息服務平臺，確保醫院檔案的分類、收集、整理、編制以及存儲等工作能夠有序開展，醫院內各部門和科室也可以通過服務平臺，查找相應檔案資料，以提升檔案的實用價值。同時，醫院應該立足自身實際，開發專業檔案管理系統，加強檔案室與其他科室間的相互聯系，對檔案管理工作的服務范圍進行拓展；對硬件設施和軟件設施進行完善，一方面加強對于掃描儀、復印機等設備的配置，另一方面需注重管理軟件和系統軟件的開發及更新換代，為醫院檔案信息管理工作提供良好的基礎條件[11]。

4 結束語

醫院檔案信息管理在醫院經營發展中意義重大，需引起醫院管理層的高度重視，針對目前醫院檔案信息管理中存在的認識不足、人員素質不高、管理方法落后、管理制度不完善等問題，采取切實可行的應對策略，從強化檔案管理意識、加強人員素質培訓、完善檔案管理制度以及引入先進管理技術等方面加以改進，以推動醫院檔案信息管理專業化水平不斷提高，促進醫院整體管理水平提高，為醫院穩定健康發展提供良好保障。

[1] 謝海仙.醫院檔案信息管理的作用分析及常用措施[J].管理觀察,2013(32):191-192.

[2] 曹瑤瑤.醫院檔案管理工作的對策分析[J].辦公室業務,2015(11):67.

[3] 陳虹.大數據時代醫院檔案信息管理策略探究[J].中國管理信息化,2016,19(4):185.

[4] 呂春艷.關于醫院檔案信息管理的幾點思考[J].辦公室業務, 2014(2):175-176.

[5] 陳力.淺談醫院檔案信息管理[J].管理觀察,2015(8):162-163.

[6] 馮琪.計算機在醫院檔案管理工作中的作用及對策[J].赤子, 2012(6):124.

[7] 劉小齊.檔案管理在醫院建設中的作用及對策探討[J].卷宗, 2013,3(3):139-139.

[8] 阿木.醫院檔案管理工作的重要性及實施對策[J].檔案天地, 2015(2):50-51.

[9] 任紅霞,術穎.醫院衛生檔案管理的重要性及對策研究[J].卷宗, 2016,6(2):77-79.

[10] 羅碧玉.發揮檔案信息管理作用有效提高醫院管理[J].醫藥前沿,2014(17):134.

[11] 胡桂周,吳志華,魯鴻,等.醫院科研檔案管理存在的問題與建議[J].中國病案,2012,15(11):54-55.

R197.323.1

A【DOI】10.12010/j.issn.1673-5846.2016.12.076

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