試論綜合性醫院檔案管理的現狀與對策

熊梅

昭通市第一人民醫院黨政辦，云南昭通 657000

試論綜合性醫院檔案管理的現狀與對策

熊梅

昭通市第一人民醫院黨政辦，云南昭通 657000

在市場競爭愈演愈烈的背景下，各地醫院只有致力于改進管理才能擁有顯著的競爭優勢，突顯自身在市場中的競爭地位，而醫院檔案管理作為醫院管理工作的重要組成部分，其在保障醫院利益、為社會提供優質服務等方面發揮著重要作用。該文主要從醫院檔案管理的作用與價值入手，并針對當前綜合性醫院檔案管理的現狀，提出了可行合理的完善思路，以促進醫院檔案管理的系統化、現代化、規范化、信息化發展。

綜合性醫院；檔案管理；現狀；完善思路

昭通市第一人民醫院目前已經發展成為昭通市最大而唯一一所集醫療、急救、預防、保健、康復、科研、教學為一體的國家三級甲等綜合醫院[1]。綜合性醫院作為主要的醫院類型，要想在醫療衛生水平不斷提高的現代社會贏得社會民眾的信任與認可，需在工作實踐中強化醫院內部管理工作，進一步提高綜合性醫院的醫療服務質量。而醫院檔案管理工作作為醫療服務工作的一部分，醫院有必要全面轉變現階段檔案管理的流程及管理模式，綜合運用信息化、現代化手段和措施來實現檔案管理工作，以更好地適應醫院內部各項業務的進步與發展，以創造出綜合性醫院檔案管理的新模式[2]。

1 綜合性醫院檔案管理的價值與作用

醫院檔案應當包含病歷檔案、人事檔案、財會檔案、基建檔案、設備檔案、文書檔案、科技檔案、專家檔案等各種門類檔案，各項業務的相關記載，具體可以表現為圖表、文件、錄像或錄音等多樣的載體形式，故醫院檔案最基本的價值在于記載各階段的醫改進程，從而為醫院制定各項醫療決策提供必要參考[3]。除了上述的檔案類型外，醫院檔案還應當體現為各項記錄，例如醫囑記錄、會診與手術的記錄、對患者進行檢查得到的記錄、病理檢查報告等，總體來說，任何類型的圖文資料都可以構成醫療檔案。

近些年來，在新醫改的推動下，醫院內部各項管理普遍運用了計算機信息技術，通過完善信息技術的途徑來查詢各類檔案信息，同時，醫學領域也出現了諸多類型的影像文件，包括MRI、CT等影像診斷結果。醫院檔案涉及到眾多的醫療信息資源，具體包括病歷檔案、醫院人事檔案、財會檔案、基建檔案、醫療設備的相關檔案、科研成果與醫療文書檔案等[4]。由此可見，醫療檔案體現了較廣的覆蓋面，這種現狀在客觀上需要對各項醫療資源進行整合，構建集中式的檔案信息處理。結合當前綜合性醫院檔案管理的現狀，積極引入新管理理念、管理手段等對其進行完善，有利于構建完善的業務協同模式，以實現最大范圍內的信息資源共享與業務協同。

2 綜合性醫院檔案管理的現狀

綜合性醫院是集醫療、教學、科研、預防、保健于一體，并且為人民群眾身體健康提供醫療護理保健服務的機構，具有專業性、技術性、科室眾多、部門分散等特點。基于上述特點，綜合性醫院必然會出現檔案材料分散等問題，嚴重影響檔案管理工作及醫院各項工作活動的正常運行[5]。因此，綜合性醫院檔案管理人員需對醫院檔案管理工作現狀與發展趨勢明確，針對管理中存在的問題進行合理改革。

2.1 檔案管理內容界定模糊

醫院檔案管理涉及內容較多，主要有各種會議記錄、醫療文件、病理研究報告等，針對這些檔案保管，需要明確其使用性質和使用頻率，進行層次劃分析管理[6]。綜合性醫院檔案資料主要是以文件、視頻、圖表、錄音錄像等形式展現出來，隨著醫療水平的進步和現代信息科學技術的發展，醫院檔案文件的記錄形式開始由靜態向動態轉變，由紙質檔案向電子信息化檔案轉變，但相應的管理工作中并未對檔案內容及形式進行劃分保管，易造成信息資料疏漏。

2.2 檔案管理意識薄弱

大部分綜合性醫院對檔案管理工作的認識不夠、觀念落后，缺乏相應的管理意識，醫院管理人員僅將重點放在醫療工作上[7]。綜合性醫院領導和檔案管理人員認為：檔案室的主要工作任務就是保存檔案信息資源，檔案管理人員只需要掌握基本的信息化技能，會簡單地收集和處理檔案信息就可以了。這種落后的管理觀念，必然會導致醫院忽視對檔案管理人才隊伍資源的合理分配和優化，不注重對其進行檔案專業培訓，進而導致檔案管理人才隊伍缺乏專業性，其技術能力和理論水平嚴重不達標，難以勝任現代化、數字化、信息化時代的醫院檔案管理工作。

2.3 缺乏完善的醫院檔案管理制度

雖然諸多綜合性醫院均按照醫院檔案管理的要求成立了綜合檔案室，實行統一管理，但由于缺少科學統一的醫院檔案管理制度，在實際醫院檔案管理工作中無法實現資源共享，一些部門為了使用方便，不愿及時移交自己保管的醫院檔案材料，甚至將日常工作中形成的某些醫院檔案材料據為己有，人為地造成檔案材料收集不齊全、不完整，形成一個單位多部門管理檔案的局面，嚴重影響了醫院檔案管理工作的有效開展。

2.4 檔案人員不足，信息資料開發利用深度不夠

近年來，綜合性醫院發展十分迅速，規模持續擴大，業務量也在持續增加，各類檔案資料越來越多，工作量越來越大，但是在人員配置方面，醫院僅僅是關注對醫生、護理等醫護人員的增加，卻沒有相應增加檔案人員，甚至由于精編人事制度改革，出現檔案管理人員不足，不少檔案人員身兼數職，疲于應付，難以達到檔案管理的各項指標和要求[8]。在如此高壓、高負的情況下，很多檔案管理人員僅僅能夠完成檔案資料的收集歸檔工作，沒有時間和精力開展深層次信息資料開發、利用工作，無法真正體現檔案的核心價值。

3 綜合性醫院檔案管理的發展對策

3.1 對醫院檔案進行依法管理

①堅持檔案資料的行業標準規定。作為三級甲等的昭通市第一人民醫院，各項管理制度逐漸規范，按照國家對醫院等級標準與要求建設，如在醫療護理質量管理、醫院感染控制管理、醫療信息化建設、設備采購招標等各個方面，都有其標準規定與要求，而檔案管理也是按照《中華人民共和國檔案法》和《云南省檔案條例》等行業準則實施，以確保檔案管理與醫院其他管理進行有機對接。

②轉變觀念，集中管理。各級各類醫院無論采用哪種檔案管理模式，都需堅持從實際情況出發，符合國家檔案法律法規要求，充分滿足服務人民群眾的需求。為了提高檔案查閱和使用的便捷性，應轉變觀念，提高依法治檔意識，將全院各類檔案均歸入醫院檔案室統一集中保管，確保醫院檔案資源體系的安全完整性。

③注重規范，依法分類。三甲醫院規模大，檔案種類也較多，涉及醫院黨務、行政、人事、科研、醫療、財務、后勤、基建、設備等各個方面。在實行集中統一保管后，如何將整個醫院的各類檔案依法進行科學分類，是每個醫院檔案管理機構的一項重要工作。醫院檔案的分類是根據《中華人民共和國檔案法》《衛生檔案管理暫行規定》等法律法規進行。根據醫院的實際情況，將醫院綜合檔案分為文書、基建、人事、設備、會計、醫療管理、科研、藥劑管理、專業技術人員業績與考核、聲像、圖表、實物等類型。在依法科學分類的同時，按照文書檔案、干部人事檔案和專門檔案的具體規范要求，分別進行科學編目、合理排列，各類檔案的案卷組成符合規范要求，為醫院綜合檔案室的規范化管理打下良好基礎。

3.2 加強醫院檔案管理人才隊伍建設

醫院檔案管理人才隊伍建設可從以下幾個方面著手：①引進檔案專業人才。伴隨社會經濟的迅速發展，現代檔案管理要求由封閉走向開放，由以前的單純從業轉向綜合執業，由紙質轉向電子信息化，對檔案人員的素質要求更高，不僅要具備扎實的理論基礎知識，更要具有較強的現代化管理技能的復合型人才。轉變觀念，引進有檔案專業知識和技能、熱愛檔案工作的人才，充實檔案隊伍，為檔案工作隊伍引進更多的年輕血液，形成合理的、充滿生命力的人才梯隊，為檔案工作提供人力保障。

②注重繼續教育。牢固樹立“檔案管理也能出效益”“檔案人員也是專業技術人員”的觀念，對醫院檔案管理人員在法制教育、業務學習、繼續教育培訓等方面，納入醫院專業技術人員同等對待。鼓勵檔案專業人員積極參加繼續教育學習，醫院可每年派出2～3名參加省、市檔案行政管理部門、檔案學會組織的檔案專業崗位培訓、繼續教育培訓，以及學術交流活動，并不定期地組織醫院專、兼職檔案人員學習，不斷提高檔案人員工作的能力。

③營造“以人為本”的工作環境。要關心和支持檔案管理人員的工作，健全激勵機制，為他們提供良好的工作環境，落實相關的福利待遇，以人為本，樹立榜樣，獎優罰劣，促進所有檔案人員進行有效競爭，對優秀的檔案管理工作集體和個人進行表彰和物質激勵，充分調動檔案人員工作積極性和主觀能動性，促進醫院檔案管理工作持續穩定發展。

3.3 建立完善的檔案管理制度

根據 《中華人民共和國檔案法》《云南省檔案條例》和《衛生檔案管理暫行規定》等相關檔案管理要求，結合醫院實際情況，修訂和完善醫院檔案管理各項規章制度，比如 《醫院檔案管理分類方案》《醫院文書檔案材料歸檔范圍保管期限表》《病歷檔案管理制度》《設備檔案管理制度》《基建檔案管理制度》和《人事檔案管理制度》等等，以形成系統、操作實用、較為完善的規章制度體系。同時，醫院及時將這些規章制度匯編成冊并發放到各科室，定期或不定期進行檢查，通過有效監管及時發現和化解違法違規行為，尤其是重點監督和督促醫院各項檔案的收集、歸檔、利用等環節中容易出現的各種問題[9]。

3.4 加強醫院檔案管理的信息化建設

信息化主要是指依據計算機技術手段以及一定的管理方法對檔案信息資料進行管理，其可在經濟、手段和人文等方面對信息資料進行有效的計劃和調控，既實現對檔案信息的綜合管理，又對資源以及管理辦法進行集約化管理。醫院信息化的含義是應用計算機的硬件和軟件，通過大數據及醫院網絡平臺等信息手段對檔案資料進行管理。綜合性管理醫院檔案管理中所涉及的人流量、物流量、財務資金流動等，可通過搜集、處理、輸送以及總結醫療行動實施過程中的數據信息，經過后期整理，使之成為多種信息資源，為醫院的順利運行供應比較完整和自動化的管理，還包括所有的信息服務體系；對數據庫信息進行整合并加以有效的運用，運用醫院的網絡信息體系，從而對患者和社會各界提供優質、高效的信息服務[10]。

目前，在醫院檔案管理的信息化建設中發現，檔案信息程度低、保密性與規范性不高是一個共性問題，基于此應由政府部門來統一領導，由檔案管理系統開放商參與，由檔案、衛生部門共同參與，全面構建醫院檔案信息化建設的統一規劃模式。在檔案管理的信息化建設中，加大相關軟、硬件的研發力度，加強檔案基礎設施的配置，增加檔案庫房、配備檔案密集架與電腦等設備建設，建立信息存儲、檢索系統，重視安全控制，以指紋、聲音等身份認證的方式設置訪問權限，及時備份，定期進行病毒、漏洞掃描，確保檔案安全。

4 結語

綜上所述，在綜合性醫院建設、管理、經營和發展過程中，檔案管理工作均發揮著重要作用，尤其是在信息網絡時代，對綜合性醫院檔案管理工作進行調整和完善，可充分發揮檔案記憶載體、資政、智力引擎、信息教育、傳承作用，為醫院的管理、經營等提供更多便捷。因此，綜合性醫院需正視檔案管理工作的重要性，并結合自身實際情況，積極采取有效的落實措施，全方位確保醫院檔案管理工作的質量和效率，以進一步推動綜合性醫院的長遠發展。

[1]李雪.醫院檔案管理的現狀分析與對策探討[J].中國煤炭工業醫學雜志，2012，15（9）：1468-1469.

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[3]胡桂周，吳志華，錢毅，等.轉制后醫院檔案工作存在的問題與對策[J].中華醫學科研管理雜志，2013，26（2）:58.

[4]溫浩杰，于京杰.計算機管理在醫院檔案管理模式中的設計研究[J].電子設計工程，2016，24（23）：68-70.

[5]朱麗麗,李娜,宋茂民,等.“加減乘除法”應用于醫院檔案精細化管理的探討[J].中國病案,2016,17(6):51-53.

[6]代文婷,劉鐵強,王玉蓉.淺議醫院檔案管理與檔案升級工作[J].中國醫院管理,2012,32(6):50.

[7]張紅,李建英.醫院設備檔案管理方法探討[J].中華醫院管理雜志,2012,28(3):236-238.

[8]李樹明,林雅彬,杜偉,等.關于做好醫院檔案管理工作的幾點建議[J].中國煤炭工業醫學雜志,2010,13(9):1414-1415.

[9]楊偉紅.如何加強醫院醫學科研檔案管理工作[J].中國醫藥導報,2010,7(18):121.

[10]張衛,李薇,劉麗娜,等.采用信息化手段實現醫院人事檔案的精細化管理與控制[J].中國急救醫學,2015,35(s2):401-402.

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1672-5654（2017）08（b）-0136-03

2017-05-11）

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.23.136

熊梅（1967-），女，云南昭通人，本科，檔案專業副研究館員，主要從事醫院綜合檔案管理工作。