淺議醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)

高向前，劉孟江

濰坊市人民醫(yī)院，山東濰坊 261041

淺議醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)

高向前，劉孟江

濰坊市人民醫(yī)院，山東濰坊 261041

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)療衛(wèi)生的真實(shí)記錄，對(duì)促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展起到了舉足輕重的作用。目前隨著現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)順應(yīng)了時(shí)代發(fā)展的要求，逐漸成為一種新的發(fā)展趨勢(shì)。該文探討了醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的意義和醫(yī)院檔案管理中信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題，從而針對(duì)性地提出幾點(diǎn)建議，以期提高檔案管理工作的效率，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的推進(jìn)。

醫(yī)院；檔案管理；信息化建設(shè)

醫(yī)院的檔案記錄了一家醫(yī)院的成立、建設(shè)和發(fā)展，具有保存價(jià)值[1]。目前隨著現(xiàn)代科技技術(shù)水平的發(fā)展，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域，信息化建設(shè)成為一種新的發(fā)展方向，因此信息系統(tǒng)在醫(yī)院管理中的應(yīng)用越來(lái)越廣泛[2]。但醫(yī)院的檔案管理信息化建設(shè)還處于相對(duì)滯后的狀態(tài)，各個(gè)環(huán)節(jié)均出現(xiàn)了一系列的問(wèn)題，這不僅制約了醫(yī)院檔案管理工作的開(kāi)展，也同樣制約了醫(yī)院的發(fā)展[3]。因此如何提高醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，使檔案管理達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，促進(jìn)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的目標(biāo)，成為現(xiàn)在亟待解決的問(wèn)題。

1 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的意義

1.1 實(shí)施醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)是適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的必然結(jié)果

醫(yī)院過(guò)去的發(fā)展中，主要為紙質(zhì)檔案資料，需要采取手動(dòng)查找，這不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，有時(shí)候也并不能達(dá)到預(yù)期效果。進(jìn)入信息化建設(shè)以后，可利用電子查閱系統(tǒng)，輸入相關(guān)的關(guān)鍵詞，就可以查到相關(guān)資料。同時(shí)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)變革了原來(lái)的工作流程，有效簡(jiǎn)化了患者就診程序，方便了醫(yī)患雙方。這種現(xiàn)代化檔案管理手段，時(shí)效性強(qiáng)、效率高、范圍廣，可以更好地適應(yīng)新信息時(shí)代的發(fā)展要求。

1.2 實(shí)施醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)有助于提高醫(yī)院管理水平

以前醫(yī)院多采取紙質(zhì)版檔案存儲(chǔ)方式，從醫(yī)院建立之初，醫(yī)院的檔案就開(kāi)始進(jìn)行記錄，隨著醫(yī)院的成長(zhǎng)、發(fā)展，醫(yī)院的檔案資料越來(lái)越多，需要獨(dú)立的辦公室存儲(chǔ)，這樣占用的空間越來(lái)越大，也難于查詢(xún)資料。而檔案信息化管理通過(guò)電子查閱，便于檔案進(jìn)行管理，節(jié)約了大量的資料存儲(chǔ)空間，也能提高檔案資料的使用率，同時(shí)也為醫(yī)院不同部門(mén)間的流通提供了便利，更好地為患者服務(wù)，提升醫(yī)院的管理水平[4]。

1.3 實(shí)施醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)有助于提高工作效率

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)可促進(jìn)工作人員的工作理念革新。同時(shí)可以借助內(nèi)聯(lián)網(wǎng)共享資源信息，降低信息傳遞過(guò)程中消耗的時(shí)間和人力，同時(shí)也可以有效避免相同信息的重復(fù)錄入，以達(dá)到促進(jìn)醫(yī)院整體管理效率提高的目的[5]。

1.4 實(shí)施醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)有助于提高醫(yī)院的競(jìng)爭(zhēng)力

醫(yī)院檔案管理信息化可通過(guò)完整錄入患者信息，使專(zhuān)家在治療患者的過(guò)程中，綜合分析患者的身體和心理情況，選擇最佳方案為患者進(jìn)行治療，從而有助于獲得患者的信賴(lài)，而患者的信賴(lài)是醫(yī)院競(jìng)爭(zhēng)力的根本支柱。同時(shí)醫(yī)院檔案管理信息化有助于醫(yī)院擴(kuò)展業(yè)務(wù)，進(jìn)行深化改革，提高醫(yī)院社會(huì)影響力[6]。

2 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

2.1 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)未引起足夠的重視

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息化被廣泛應(yīng)用各行各業(yè)中。但是，目前還有大部分醫(yī)院依然以傳統(tǒng)的檔案管理模式為主，并且依然受到傳統(tǒng)觀(guān)念的影響，認(rèn)為進(jìn)行檔案信息化建設(shè)沒(méi)有太大作用，于是對(duì)于檔案的信息化建設(shè)資金投入不足，專(zhuān)業(yè)人員嚴(yán)重匱乏，基礎(chǔ)硬件設(shè)備性能差。這種現(xiàn)狀嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院的信息化建設(shè)。

2.2 醫(yī)院檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)參差不齊

現(xiàn)階段，我國(guó)醫(yī)院檔案管理原有的工作人員管理水平大多停留在傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)上，對(duì)于紙質(zhì)版的檔案管理駕輕就熟，對(duì)新興電子設(shè)備的使用缺乏興趣，同時(shí)學(xué)習(xí)能力隨著年齡的增長(zhǎng)而減弱，素質(zhì)、技能與時(shí)代發(fā)展要求懸殊較大。新入職的檔案管理人員，對(duì)信息化管理的技術(shù)和操作較為熟練，但缺乏實(shí)際操作利用的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案管理的理論知識(shí)了解不夠深入。因此管理工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的參差不齊也制約了檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

2.3 醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容界定不明，格局混亂，信息系統(tǒng)不健全

隨著科技的進(jìn)步，醫(yī)院檔案資料的形式在不斷改變。但由于對(duì)檔案資料內(nèi)容沒(méi)有明確的分類(lèi)，導(dǎo)致分工不明確，檔案整理歸類(lèi)混亂。同時(shí)醫(yī)院缺乏相對(duì)統(tǒng)一性、規(guī)范化性的模式和標(biāo)準(zhǔn)來(lái)引導(dǎo)各部門(mén)工作人員進(jìn)行自動(dòng)化辦公，以致現(xiàn)階段的醫(yī)院檔案信息化管理仍處于雛形狀態(tài)，這嚴(yán)重影響了管理工作的開(kāi)展。

3 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的建議

3.1 加大對(duì)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的資金投入

醫(yī)院各級(jí)部門(mén)都要樹(shù)立檔案信息是醫(yī)院和社會(huì)戰(zhàn)略資源的理念。從醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的高度，加大醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的資金投入和技術(shù)投入，以充足的資金帶動(dòng)技術(shù)的發(fā)展，保證設(shè)備的科學(xué)性和先進(jìn)性，成立專(zhuān)門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，將醫(yī)院檔案信息化建設(shè)工作列入議事日程，明確各科室各部門(mén)的責(zé)任分工，指導(dǎo)、培訓(xùn)各科室各部門(mén)的信息化建設(shè)，并不斷向前推進(jìn)，樹(shù)立正確的醫(yī)院檔案管理思維模式，推動(dòng)醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展[7]。

3.2 提升檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

醫(yī)院檔案進(jìn)行信息化建設(shè)過(guò)程中，需要相關(guān)工作人員具備更高的綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技能，在選拔人才時(shí)，可選擇同時(shí)具備理論知識(shí)和操作能力的綜合型人才。同時(shí)相關(guān)部門(mén)可定期組織培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，讓老員工和新員工有機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)相關(guān)檔案管理的理論知識(shí)和專(zhuān)業(yè)技能，達(dá)到檔案管理工作人員的信息化檔案管理能力的目的，并且可通過(guò)建立合適的激勵(lì)政策，來(lái)提高員工的工作積極性。

3.3 建立和完善檔案管理信息系統(tǒng)

醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)需要結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際管理情況不斷進(jìn)行完善。在系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的原則上進(jìn)行規(guī)劃和建設(shè)，統(tǒng)一規(guī)劃各部門(mén)之間的分工，以確保歸檔材料的完整性和有效性。同時(shí)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)需要加強(qiáng)維護(hù)檔案信息系統(tǒng)的力度，對(duì)檔案管理系統(tǒng)硬件和軟件進(jìn)行定期維護(hù)和系統(tǒng)更新，以確保醫(yī)院檔案管理信息化工作的正常進(jìn)行。同時(shí)要建立相關(guān)的規(guī)章制度，充分與信息化建設(shè)相配合，對(duì)存在的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，不斷摸索出符合實(shí)際工作而且有效的醫(yī)院檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)[8]。

3.4 保證醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)的安全性

在醫(yī)院檔案管理工作中難免會(huì)牽涉到與醫(yī)療相關(guān)的科研成就，且必然會(huì)卷入到醫(yī)院管理方面的商業(yè)信息，甚至?xí)窟B到患者的個(gè)人隱私。所以可通過(guò)設(shè)置防火墻等手段，構(gòu)建完善的電子檔案信息安全保障體系，通過(guò)雙機(jī)或異地備份等手段為檔案信息化安全奠定基礎(chǔ)，確保系統(tǒng)安全有效運(yùn)行。還應(yīng)對(duì)工作流程、文件保管方法進(jìn)行科學(xué)性、規(guī)范化、制度化的管理，提高檔案信息傳遞的及時(shí)性，加強(qiáng)流程監(jiān)管，注重檔案流程的科學(xué)性，保證系統(tǒng)內(nèi)檔案真實(shí)完整，同時(shí)安排專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員做好定期維護(hù)，確保檔案信息資料的安全性。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理信息化建設(shè)是一種必然趨勢(shì)。相關(guān)工作部門(mén)要認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，加大對(duì)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)資金的投入，提升檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，建立和完善檔案管理信息系統(tǒng)，同時(shí)也要做到保證信息系統(tǒng)的安全性，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

[1]張鳳蓮.淺議醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)[J].中國(guó)當(dāng)代醫(yī)藥,2017,24(6):139-141.

[2]樊自強(qiáng).新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新思路[J].中國(guó)培訓(xùn),2015(8):114.

[3]生國(guó)棟,丁八一.淺議醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題與研究進(jìn)展[J].中國(guó)醫(yī)學(xué)工程,2014,22(6):194，196.

[4]張巖,左天普.淺議醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀以及信息化建設(shè)發(fā)展[J].經(jīng)營(yíng)管理者,2013(13):320.

[5]和贛紅.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值及地位[J].中國(guó)市場(chǎng),2012(41):72-73.

[6]魯梅.淺議醫(yī)院檔案管理的信息化建設(shè)[J].中國(guó)實(shí)用醫(yī)藥,2011,6(12):263-264.

[7]王樹(shù)勛.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的實(shí)踐探討[J].中國(guó)管理信息化,2017,20(10):171-172.

[8]鄭瑞康.醫(yī)院檔案管理中檔案信息化建設(shè)的運(yùn)用[J].中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè),2017,14(2):143-144.

Analysis of Information Construction of Hospital File Management

GAO Xiang-qian，LIU Meng-jiang
Weifang People’s Hospital,Weifang,Shandong Province,261041 China

The hospital file management is a true record of medical health,playing an important role in promoting the development of medical health cause,currently,with the rapid development of modern information technology and network technology,the hospital file management information construction has gradually been a new development trend.The paper studies the significance of hospital file management information construction and existing problems in the information construction of hospital file management thus pointedly putting forwards several suggestions in order to improve the efficacy of file management work and promote the hospital file management information construction.

Hospital;File management;Information construction

R197.32 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1672-5654（2017）11（c）-0047-02

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.33.047

高向前（1972-），男，山東臨沂人，碩士，館員，主要從事醫(yī)療管理工作。

2017-08-23）