項目管理技術在組織醫院學術會議中的應用探討

——褚振海 劉建琪

項目管理技術在組織醫院學術會議中的應用探討

——褚振海1劉建琪2*

大型會議的組織籌備工作任務繁重。通過應用項目管理技術確定項目描述表、組織工作分解結構、責任分配矩陣、項目進展甘特圖來明晰責任，合理管控，探討適用性及應用效果，為醫院大型學術會議的組織籌備提供借鑒。

項目管理技術；醫院學術會議；組織；籌備

First-author's address Tianjin Eye Hospital, Tianjin,300020, China

項目管理(Project Management,PM)是一種系統管理技術方法，是通過一個臨時性的、專門性的組織，把工作任務作為一個項目來計劃、組織、協調與控制，以實現項目全過程的動態管理[1]。它具有臨時性、目標性、制約性、一次性、系統性、完整性、周期性、多變性和相對重要性等特征。近年來，隨著管理學科的發展和普及，項目管理技術以其高效、有序和可控的優勢被廣泛應用于社會的各行各業[2]。醫療行業是高知識聚集、高頻率交流的典型行業，每年有大量的學術會議，會議的籌備和組織成為一項極其重要的工作。如何有效計劃、組織、推進和實施，保證會議的圓滿舉行，成為會議組織方不斷思考和研究的方向。天津眼科國際論壇是由天津眼科醫院發起并主辦的重要眼科學術會議，隨著影響力的不斷擴大，會議規模日益擴大，會議的組織與籌備任務日益繁重。該院通過應用項目管理技術，僅耗費少量人力成本，就圓滿完成會議籌備工作。

1 應用實踐

經過可行性分析，確定天津眼科國際論壇可以作為一個項目來進行管理[3]。

1.1確定項目描述表

為了保證整個項目的順利實施，在項目起始階段，需要明確相關因素和關鍵節點，從而保證整個項目有序推進。這些因素包括項目名稱、項目目標、可交付成果、工作描述、重大里程碑等。項目目標是籌辦一期天津眼科國際論壇，總工期4個半月，從2015年3月1日-7月15日，配置固定人員19人，預算50萬元。工作內容包括會議議程、后勤保障、專家接待、會場服務、財務管理等多個方面。根據項目相關因素和內容確立項目描述表，保證后續籌備工作穩步推進。

1.2確定組織分解結構

組織分解結構(Organization Breakdown Structur,OBS)是項目推進與完成的重要保證。它與傳統組織架構圖不同，其更注重實際的角色和作用，而不單考慮職務與地位。運用項目管理技術組織會議，需明確項目執行過程的每個具體單位，明確相關部門人員之間的關系，并通過清晰明了的圖形結構予以明示，實現“事事有人管，人人有事做”的目標。根據天津眼科國際論壇的工作描述表和人員配置情況，確定了組織分解結構：即由院長擔任項目經理，確保決策權威性；在院長之下，設立1名總協調，擔任項目主管，具體負責項目管理工作。同時，按照工作任務種類，分出擔負不同工作職責的工作組，包括學術組、保障組、注冊組、接待組、布展組、幻燈組和財務組，各司其事，各負其責。

1.3確定工作分解結構

工作分解結構(Work Breakdown Structure,WBS)就是按照一定的原則和方式，將項目整體任務劃分為一個個的工作包，然后將工作包分配給具體工作人員，一層層分解，一層層落實。WBS是整個項目計劃的核心，也是保證工作進度、資源分配、過程管理等的重要基礎，可以說直接關乎項目的進度和成敗。按照工作分解流程，對天津眼科國際論壇的工作進行了分解。將整體任務劃分為7個部分，每個部分包含不同的工作包。包括學術工作(包含嘉賓邀請、會議日程、匯編文件)，后勤保障(包含酒店選擇、車輛調度、接站安排)，會場注冊(包含代表注冊、資料發放)，專家接待(包含志愿者、專家行程、講義催繳)，廠商布展(包含廠商篩選、布展設計)，會場幻燈(包含幻燈管理、幻燈播放、現場互動)以及財務管理(包含費用管理、收入管理)。通過工作任務分解結構，梳理出需要完成的所有任務，并與OBS的組織分解結構對接，避免出現紕漏。

1.4確定責任分配矩陣

為了建立起工作包與工作人員之間的對應關系，明確工作職責，明晰責任范疇，保證每項工作落實到具體人，運用項目管理技術，確定了責任分配矩陣(Responsibility Assignment Matrix,RAM)。即將OBS確定的工作組，與WBS分解出的各工作包之間建立一一對應關系。在此過程中，需區分不同的關聯級別，包括審核批準、具體負責、協助參與等。責任分配矩陣的建立，能夠有效避免因職責不清，責任不明而導致的推諉現象，而這一問題，恰恰是大型會議組織過程的主要困難所在。每個具體任務都能落實到責任人，就能使各組織間、人員間充分溝通，有效協作。

1.5運用甘特圖法管控項目進展

大型會議組織工作往往時間緊張，事務繁雜，稍有疏忽就會出現工作遺漏或進度拖延的現象。為了有效管控全過程，運用項目管理技術中的甘特圖法將整個項目進展情況進行直觀展示，以確定每一階段工作任務。通過制定天津眼科國際論壇甘特圖，可以明確了解，會議籌備前期的主要工作是完成嘉賓邀請并同步完成酒店選擇工作，接下來需依次完成會議議程確定、匯編文件制作等。另外甘特圖顯示，大量會務工作(包括車輛調度、接站安排、代表注冊、資料發放、幻燈管理、幻燈播放等)集中在會議期間，而財務相關工作主要集中在會議籌備后期，因此，可通過不同階段不同任務合理調度人員。通過制定甘特圖，可以便利明確工作內容和時間安排，從而合理控制進度。

2 應用效果

應用項目管理技術后，2015年天津眼科國際論壇的整體籌備工作取得了良好效果。與會的國內外專家學者共計30余名，全國各地學員近500名余。會務組完成了全部專家及學員的注冊、接送、講課、餐飲等相關安排工作，取得了圓滿成功。

(1)職責分工更加明確。天津眼科國際論壇會務組工作人員為該院職工，由于其本職工作與會議組織工作在時間和內容上有較多沖突和交叉，因此，以往會議籌備經常出現職責混亂與溝通不暢等問題。在進行OBS和RAM梳理后，會務組全體成員可以清晰自身職責，并根據組織架構和職責劃分，有條不紊完成分內工作，同時不影響本職工作的開展，大大提升了工作效率。

(2)時間管理更加有效。應用項目管理技術之前，對各項工作的起始、持續、完成時間無法做到清晰化、條理化的表達與展示，常導致工作延誤和遺漏，組織者的精力更多用在漏洞修補、事務協調、事后追責等方面。而應用項目管理技術后，尤其是運用甘特圖法進行工作包排序后，使會議組織者能夠把握核心環節，直觀監督各項工作進展[4]，提升了會議標準化。

(3)風險控制更加精準。大型會議籌備工作最大的挑戰就是不斷出現突發狀況，這成為影響會議成敗的關鍵風險點。通過應用項目管理技術，能夠對會議全過程、全細節進行直觀監督和控制，最大程度地減少了突發狀況的發生，將風險控制做到了精確化。

3 分析與討論

項目管理技術大大提升了大型會議的組織效率。主要體現在：合理安排項目進度，有效使用項目資源，確保項目按期完成，降低項目成本。通過OBS、WBS、甘特圖等一系列項目管理方法和技術，可以盡早制定項目任務規劃，合理安排各項任務先后順序，有效利用資源，特別是項目中的關鍵資源和重點資源，從而保證項目的順利實施。

雖然項目管理理論的誕生與醫療行業并無關聯，但它已經廣泛應用于醫療行業。如將醫院信息化建設作為一個項目進行范圍、進度控制與質量管理[5]；利用項目管理方法和理念進行醫院人才學科建設，使醫院的人才培養達到一定的高度，為醫院的持續發展提供人力支撐[6]。由此可以看出，項目管理技術已經得到了醫療行業管理者的認可，并逐步應用到各個方面。

通過應用項目管理技術，大型學術會議籌備與組織工作得到有效改進。但在具體實施過程中，也存在一些不足。一方面，會議組織決策者對于一項新技術的應用存在一定的畏難心理，會議組織工作的不可逆性導致其害怕因此產生較多變數，從而影響會議正常進行。另一方面，工作人員對于新工具下的工作任務安排與自身定位存在一定程度的理解偏差，這影響了項目管理技術作用的發揮[7]。為此，建議加強項目管理理論與方法的宣講，以及成功經驗的推廣，讓決策者意識到該技術的優勢與可行性，消除畏難情緒。同時，對執行人員進行知識培訓，增強其理解力與執行力。

[1] 韓 慧.企業項目管理成熟度模型的構建與應用研究[J].商品與質量：科教方法，2014(9).

[2] 王 淼，謝 娟.項目管理在四川大學華西醫院管理實踐中的應用[J].中國循證醫學雜志，2014,14(3):369-372.

[3] 戚安邦.項目管理學(第2版)[M].北京：清華大學出版社，2016.

[4] 徐 宏.項目管理在醫務志愿服務工作中的應用和思考[J].中國社會醫學雜志，2014,31(1):11-13.

[5] 曹 茂，誠陳旭，何及夫，等．論項目管理在HIS系統建設中的重要作用[J].中國衛生質量管理，2012,19(4):71-74.

[6] 于成成，項黎明．項目管理在醫院人才建設中的應用[J].中醫藥管理雜志，2013,21(7):722-723.

[7] 鄭 部，趙 靜．某醫院應用項目管理的啟示[J].解放軍醫院管理雜志，2013,20(5):430-431.

劉建琪：天津市中心婦產科醫院醫保科助理研究員

保護醫患權益 化解醫患矛盾

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Organizational preparation of large conferences has become a complicated and important work. Through the application of project management technology to determine the project description table, organizational work decomposition structure, responsibility distribution matrix, and project progress Gantt chart to clarify the responsibility, reasonable control, and to explore the applicability and application effect, it provided reference for large-scale academic conference organization in hospital.

Project Management Technology; Hospital Academic Conference; Organization; Preparation

10.13912/j.cnki.chqm.2017.24.5.40

褚振海1劉建琪2*

劉建琪1 天津市眼科醫院 天津 300020 2 天津市中心婦產科醫院 天津 300100

ApplicationofProjectManagementTechnologyinHospitalAcademicConferenceOrganization/CHUZhenhai,LIUJianqi.//ChineseHealthQualityManagement，2017,24(5):126-128

E-mail：zhenhui_chu@126.com

2016-12-08

修回日期：2017-03-06

責任編輯：黃海鳳