試論如何加強城建檔案的管理

陳爽

摘要：開展城市建設檔案管理，可以為我國城市建設提供有效的參考，促進我國城市化的持續發展。然而，我國城市建設檔案管理還存在許多問題。本文主要研究了我國城市建設檔案管理的現狀和存在的問題，分析了這些問題，并提出了完善我國城市建設檔案管理的相關措施。

關鍵詞：如何加強；城建檔案；管理

中圖分類號：E546 文獻標識碼：A 文章編號：2095-3178（2018）20-0389-01

1 優化城建檔案管理的價值分析

在城建工作體系中，檔案管理占據著核心地位，對于整體發展具有至關重要的意義。在開展城建工作的實踐中，經過多年發展，在檔案管理方面已經取得了長足的進步，但是也仍存在一定的不足，通過強化檔案管理，構建現代科學體系，可以提升管理的綜合效果，滿足現代城建產業發展需求，適應經濟發展的新常態。在實踐中，固守傳統的模式必然帶來落后，要基于現代科學技術和信息網絡，通過優化配置與組織調動，充分認識到檔案管理的重要價值，提升城建綜合效能。從傳統視角來看，城建工作體系已經相當完善，而且也積累了豐富的檔案管理經驗，但是隨著經濟社會的快速發展，需求日益多樣化，局面日趨復雜化，這對于城建工作來說，既是機遇也是挑戰，如何適應新變化，提升管理效能，是提升體系綜合檔案管理效能的關鍵。基于此，尋求更優化的檔案管理與城建路徑，既是適應管理發展的需求，也是提升綜合服務水平和要求的必然路徑。

2 城建檔案管理的問題

2.1 材料收集困難

筆者從事城建檔案管理20年，感覺到收集城建資料困難，有部分資料不齊，影響了檔案資料完整性。城建檔案資料不僅是城市工程資料，同時還包括諸如郵電、通訊、水電、交通、燃氣等基礎性市政工程資料。工程竣工后，有些相關資料沒有及時送交城建部門歸檔、整理、形成完整的文件，致使有的工程資料，特別是地域結構網絡系統的情況不明，為日后建設埋下隱患。

2.2 檔案管理系統過于簡單

在傳統的檔案管理中，相關工作的開展主要依賴的是人工，通過人工將所有的圖紙與其他城建資料進行歸納和整理，這種方法需要消耗大量的人力、物力，而且在管理工作開展過程中稍有不慎，可能就會出現失誤，造成檔案錯誤。如在傳統的檔案管理中，管理者在對檔案進行歸類時，所依據的就是首字母歸類法，通過首字母進行歸類和排序，這種管理方法給后期的檔案查詢工作帶來了較多的不便。而部分地區雖然嘗試引入了信息化技術開展管理工作，但是信息化管理系統的建設也并不是十分完善，如信息技術的最大作用就是對一些圖紙和資料進行儲存，信息化技術其他方面的作用未能得到有效的開發。

2.3 管理方式和技術比較陳舊，缺乏系統性

在當前的城市建設管理部門，仍然有很多還是沿用傳統的檔案管理模式和管理方法，在城建檔案管理的工作過程中，數據信息采集的準確性不夠高，工作程序比較繁瑣，缺乏一定的系統性等，大大影響了工作效率。雖然也已經引入的計算機管理模式，但是仍然會受到傳統管理理念的影響，對知識的占有、信息的轉化、利用與傳輸都停留在較為落后的基礎上不適應信息化建設的發展及社會對其新的需求。

3 完善城建檔案管理工作的措施

3.1 加大隊伍建設、提升專業技能

城建檔案管理工作在方法、內容以及技術方面都會隨著時代的變化而進步，所以也需要對管理人員提出更高的要求。要組建一支優秀的城建檔案管理隊伍，就必須做好幾個方面：制定和健全管理人員培訓的制度，使城建檔案管理人員的知識水平、專業技能以及素質得到有效的加強；提高檔案的服務意識，重視對管理人員職業道德素質的培養；提高城建檔案管理人員的工作待遇，才可留住優秀的管理人才；根據對口專業招聘相關的人才，并且采用科學的配置、明確的分工，讓管理人才可以各盡其責。

3.2 加強城建檔案館認知水平

在我國城市化進程發展當中，首先要從根本上改變以往傳統的思想認識，進一步明確城建檔案管理工作的重要意義，把城建檔案館融入到城市規劃建設的范疇中，對檔案基礎管理工作做出具體的劃分，按照城市的實際發展現狀來制定最為適合的政策，同時，創建完善化的檔案管理部門，對于城建過程中的問題進行針對性的有效處理，在政策方面要對城建檔案基礎管理工作給予強大的支持，這樣才能夠確保為城建檔案管理工作的有序開展創造良好的基礎保障。城建檔案基礎管理工作在現代化城市建設中是非常重要的構成內容，為此，城建檔案館一定要明確自己的職責，將在歷史保存、服務現實的重要職能充分發揮出來，把握好日常管理工作的重點，對信息化資源進行深入挖掘，不斷地進行服務理念的實時性創新，創建完善化的服務機制，促使各種現代化先進技術的作用得到最大限度的發揮，從而推動城市的不斷發展。

3.3 規范管理

因城市建設地域性的不斷增強，我們無法按照事先的規劃來進行城市發展，為此，需要根據社會的發展變化來做出相應的改變，這就要求城建檔案管理部門能夠根據城市的發展變化開展相應的城建檔案資料收集工作，這樣才能夠確保檔案資料的完整無缺。所以，一定要從自身的現實條件入手進一步完善檔案管庫建設，從而確保檔案具有良好的保管條件，同時，不斷強化檔案管庫的安全防護措施、提升整體的防火能力、對庫房的溫濕度進行科學合理性的掌控等，從而確保檔案處于安全的管理狀態。此外，積極地挖掘檔案潛藏的重要價值，將檔案的有效利用率提升到最高的水平。

3.4 加強城建檔案的收集、整理、鑒定等業務基礎工作

檔案收集工作是整個檔案工作的重要環節，只有做到及時歸檔，將檔案收集齊全完整，才能有豐富的室藏結構。檔案的整理工作是不可或缺少的環節，是檔案管理中最具決定性意義的工作，它決定著檔案的存與毀，同時也是難度最大的工作，因為城建檔案的鑒定受專業特點、時間、地理環境、城市規模、性質等諸多因素的影響，而且鑒定工作又是一個復雜的過程，它存在于收集、整理、立卷和保管的所有環節中。鑒定工作是優化室藏結構，提高案卷質量的重要保證。所以，要想提升城建檔案質量，必須加強室藏建設。

3.5 尋求有效的人才隊伍支撐

隨著現代經濟社會的發展，城建檔案管理工作呈現出復雜化、專業化的局面，作為城建檔案管理工作人員，要從自身角度入手，提升工作能力。在開展檔案管理工作中，離不開專業化人才的支撐，只有打造高質量的人才隊伍，才能適應新形勢下城建檔案管理工作的新需求。在人才培養中，要注重復合人才的培養，檔案管理工作具有較強的體系性和復雜性，對于人員應對復雜局面的能力要求比較高，在人才引進方面，要進行綜合考量，引進適合檔案管理工作的專業化人才，同時也要加強對原有工作隊伍的鍛煉，通過多種方式培養原有工作人員的業務素養，進而適應城建工作的發展新需要。

4 結語

綜上所述，城建檔案管理工作對于城市的規劃和建設具有非常重要的促進作用。它全面記錄了城鄉建設、城市面貌以及居民生活發展變化的歷史過程，具有較高的社會效益和經濟效益。因此，必須做好城建檔案管理工作，在工作的過程中不斷總結經驗教訓，在科學發展觀和社會主義核心價值觀以及十九大“以創新為發展引擎”的指導下，努力做好城建檔案管理工作，充分發揮城建檔案管理的重要作用，促進城市的現代化管理。

參考文獻

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