規范管理提升工程檔案質量

□ 萬佳梅

規范管理提升工程檔案質量

□ 萬佳梅

要全方位規范工程檔案管理，形成完善的管理體系，提升工程檔案質量，進而提高其價值。

近年來，工程建設事業發展迅速，與此同時，也形成了大量的工程項目資料即工程建設項目檔案（以下簡稱“工程檔案”）。工程檔案是工程建設質量監督部門進行竣工驗收的重要依據，對后期的改擴建、檢維修都有很大的參考價值。做好工程檔案管理有重要的現實意義。

完善工程檔案管理體系

當前，在工程檔案管理方面還存在重視程度不夠、檔案質量不高、管理不夠規范等問題。針對這些問題，要全方位規范工程檔案管理，形成完善的管理體系，提升工程檔案質量，進而提高其價值。

領導重視是做好工程檔案管理的前提。工程檔案管理需要各級領導的充分重視，并強化責任意識。首先，要根據工程量的大小，合理設置基層工程檔案管理機構和配備專職檔案員，從機構和人員編制上保障工程檔案工作有人抓、有人管，從宣傳、經費等方面予以傾斜，形成施工現場工程管理人員自覺參與工程檔案管理的良好氛圍。其次，要建立工程檔案管理領導責任制。將工程檔案管理工作納入企業管理工作的整體規劃，明確責任主體，建立主要領導負總責，分管領導為第一責任人，現場專兼職檔案人員抓落實的工作機制，做到層層有人抓，處處有人管，形成縱向逐級負責，橫向聯系緊密，工作協調一致的工程檔案管理網絡。

建立健全檔案管理制度是做好工程建設檔案管理的基礎。在項目建設初期（從工程立項開始）就應按照國家檔案管理的有關規定，結合建設實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。同時要明確業主單位及各參建單位工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責。

加大工程檔案管理人員和有關技術人員的培訓力度。針對某些領導和技術人員檔案意識薄弱、檔案管理人員與基建負責人員工作不協調等現狀，一是要結合建設項目的特點，加強對基建管理部門、工程質量監督機構、項目設計及建設施工單位現場管理人員的培訓，增強他們的檔案意識；二是組織本單位及參建單位檔案人員，認真學習貫徹《檔案法》及國家關于建設項目檔案管理的有關法律法規和辦法，提高業務能力，增強責任意識。要運用現代信息化技術和設備，采用科學的管理方法，更好地服務于工程建設檔案管理工作。

加強過程控制管理

在工程檔案資料管理的過程中，抓好事前、事中、事后三個環節的控制非常重要，是工程檔案真實、齊全、準確、系統的有效保證。

事前控制是抓好工程檔案資料管理的基礎。首先要從工程立項開始介入管理，把好檔案資料的質量關。關鍵是建立健全質量控制機制，從組織上保證工程檔案管理工作的順利進行。其次從源頭抓好有關檔案的合同約定。整個項目的各類合同（采購、設計、勘察、施工安裝、監理合同等）都應增加檔案資料的約定條款（資料份數、質量要求、過程控制措施配合等），使參建單位意識到檔案工作必不可缺。要留有一定比例的檔案移交保證金，這部分資金需在檔案移交后，經檔案管理人員確認簽字后方可支付。

事中控制是抓好工程檔案資料管理的關鍵。檔案管理人員在工程建設過程中，要依據前期制定的各項檔案管理標準對相關單位的檔案形成、積累、整理歸檔工作進行監督指導。首先明確“誰形成，誰負責”的原則，做好檔案記錄，要調動全體參建人員積極參與檔案記錄。其次進行同步檢查。工程檔案資料與工程建設每一個階段、每一個環節同步形成、積累，只有實行同步檢查，才能及時發現問題，針對工作中出現的問題，具體指導有關人員改進工作或共同商討改進措施，使工程檔案從形成到整理直到最后竣工組卷、歸檔移交和總結，都能夠按計劃、按要求一步步進行，確保工程項目文件在轉化為工程檔案時符合歸檔質量要求。

事后控制是抓好工程檔案資料管理的重要環節。工程竣工驗收時，檔案管理人員要會同工程項目管理人員，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發現問題及時解決，查漏補缺，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執行《工程建設質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文，把好竣工驗收關。要把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環節和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由業主單位發給《工程建設檔案合格證》。不按規定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發給《工程建設檔案合格證》，業主單位不結清尾款，以確保下程建設檔案的完整、準確、系統。

做好資料管理 發揮更大價值

在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發生變化，各部門只有及時對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。要確保檔案的完整性和有效性，確保相關部門及時獲取有效檔案資料或信息。

要積極學習和借鑒先進工程建設檔案管理經驗，發揮自己的優勢，重視加強工程建設檔案人才的培養和激勵機制的完善，不斷總結工程建設檔案管理的經驗，使工程建設檔案更好地為企業服務。

（作者單位：催化劑分公司）