關(guān)停企業(yè)檔案管理實(shí)踐與探索

文/陳世瓊

為貫徹落實(shí)中央和重慶市委市政府的統(tǒng)一部署，加快推進(jìn)供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革，重慶能源集團(tuán)松藻煤電公司在積極穩(wěn)妥地化解煤炭過(guò)剩產(chǎn)能，順利完成同華煤礦、羅家壩發(fā)電廠、恒宇公司關(guān)停工作的同時(shí)，本著“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想”的原則，扎實(shí)抓好關(guān)停退出單位的檔案移交和管理工作。目前，松藻公司總體要求順利完成了關(guān)停退出單位移交資料歸檔組卷工作，完成檔案整體移交工作，去產(chǎn)能各類檔案17715卷。

一、高度重視，明確分工，確保指導(dǎo)督辦到位

1.上級(jí)機(jī)關(guān)高度重視，加強(qiáng)指導(dǎo)，檢查督辦。重慶市檔案局對(duì)能源集團(tuán)就如何做好關(guān)停企業(yè)檔案處置工作做了專門(mén)培訓(xùn)，并明確了檔案處置標(biāo)準(zhǔn)。市檔案局、能源集團(tuán)對(duì)公司檔案管理給予肯定的同時(shí)，要求進(jìn)一步改進(jìn)關(guān)停檔案收集整理規(guī)范性，提升信息化管理水平，實(shí)現(xiàn)新增檔案電子化、歷史檔案數(shù)字化，管好現(xiàn)有檔案，更好發(fā)揮歷史檔案的利用價(jià)值。

2.公司領(lǐng)導(dǎo)高度重視，明確分工，落實(shí)職責(zé)。松藻煤電公司將關(guān)停檔案工作列入重要議事日程，在人、財(cái)、物上給予全面保障。在實(shí)施關(guān)停前期，公司專門(mén)成立了以董事長(zhǎng)、黨委書(shū)記、總經(jīng)理為組長(zhǎng)、總工程師為副組長(zhǎng)的去產(chǎn)能檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，下設(shè)檔案移交工作督導(dǎo)組、檔案移交、監(jiān)交工作小組，由公司辦公室牽頭，資產(chǎn)財(cái)務(wù)部、組織人事部、人力資源部等對(duì)口業(yè)務(wù)部門(mén)協(xié)同，具體負(fù)責(zé)督導(dǎo)落實(shí)此項(xiàng)工作。

3.主管部門(mén)高度重視，提前謀劃，抓好落實(shí)。公司辦公室在檢查檔案工作時(shí)，提前對(duì)去產(chǎn)能單位檔案移交工作作了安排和部署，對(duì)歸檔范圍、歸檔時(shí)間等作了明確規(guī)定，安排去產(chǎn)能檔案單位作好接收去產(chǎn)能檔案的硬件準(zhǔn)備，并多次組織檔案專業(yè)人員對(duì)同華煤礦、恒宇檔案的組卷歸檔情況進(jìn)行督辦，并要求落實(shí)整改措施及時(shí)間。

二、嚴(yán)格把關(guān)，有序移交，確保規(guī)范操作到位

在具體的操作過(guò)程中，松藻公司依據(jù)《檔案法》及檔案行政管理機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定以及重慶市檔案局要求的移交標(biāo)準(zhǔn)，做好事前、事中、事后的檔案移交工作。

1.移交前嚴(yán)格把關(guān)、分步實(shí)施，防止種類不清、雜亂錯(cuò)裝。松藻公司在檔案交接之前對(duì)所有要移交的檔案進(jìn)行全面清理工作，嚴(yán)格按照“就近移交、集中管理”的原則，認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)檔案數(shù)量，做到賬物相符，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)找出原因并解決，嚴(yán)格做到“三不移交”：收集不齊全不移交，整理不規(guī)范不移交，無(wú)歸檔目錄不移交。在此基礎(chǔ)上，制定檔案移交計(jì)劃，分節(jié)點(diǎn)分步驟移交，按照不同種類不同移交的方法，分種類、分部門(mén)、分時(shí)間地移交檔案，做到財(cái)務(wù)檔案、人力資源檔案、組織人事檔案、綜合檔案分類移交，不同種類集中清理，避免了所有檔案集中移交時(shí)出現(xiàn)檔案混亂、裝錯(cuò)等問(wèn)題。

2.移交中嚴(yán)格把關(guān)、認(rèn)真核對(duì)，防止門(mén)類不齊、原件損壞。檔案移交、監(jiān)交工作小組嚴(yán)格審核檔案交接文據(jù)每一項(xiàng)的清點(diǎn)，認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量，做到賬物相符，檢查案卷內(nèi)容做到 “門(mén)類內(nèi)不缺一個(gè)目錄，目錄內(nèi)不缺一個(gè)案卷，案卷內(nèi)不缺一份文件”，查看檔案有無(wú)損壞、蟲(chóng)蛀鼠咬、紙張變質(zhì)、字跡模糊等情況以及有無(wú)涉及國(guó)家機(jī)密，在檔案被利用時(shí)需限制使用或禁止使用的范圍、內(nèi)容。移交方和接收方檔案分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案主管部門(mén)、檔案經(jīng)辦人員必須按程序簽字蓋章，交接文據(jù)要求雙方各保存2份，并報(bào)送一份到公司檔案館備存。

3.移交后嚴(yán)格把關(guān)、加強(qiáng)管理，防止標(biāo)準(zhǔn)不一、管理混亂。接收方對(duì)去產(chǎn)能檔案要嚴(yán)格按照公司檔案規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)以及“八防”要求管理。同華煤礦按標(biāo)準(zhǔn)將所有檔案進(jìn)行收集、組卷、歸檔后完整移交就近的松藻煤礦統(tǒng)一管理；發(fā)電廠文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)檔案移交到電運(yùn)公司，退休人員檔案同步移交公司人力資源部統(tǒng)一管理；分流安置人員人事檔案跟隨本人移交所在單位對(duì)口部門(mén)統(tǒng)一管理；恒宇公司在關(guān)停期間，聘請(qǐng)2名檔案專業(yè)人員清理和規(guī)范檔案，做好移交準(zhǔn)備工作。

三、對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)管理，確保綜合考評(píng)到位

為確保移交檔案的完整性和統(tǒng)一性，松藻公司檔案館嚴(yán)格對(duì)照《檔案管理辦法目標(biāo)考核辦法》標(biāo)準(zhǔn)對(duì)移交檔案進(jìn)行綜合考評(píng)達(dá)標(biāo)。

1.統(tǒng)一規(guī)范，認(rèn)真整理歸檔。移交關(guān)停企業(yè)檔案的接收后，堅(jiān)持檔案的整理原則和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)關(guān)停工作期間形成的檔案按現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)整理歸檔，對(duì)未整理的零散文件材料分類存放、有序排列，便于移交。同時(shí)，聘請(qǐng)專業(yè)檔案工作人員對(duì)關(guān)停發(fā)電廠、水電所、恒宇公司的文書(shū)檔案、科技檔案等，按照檔案的最新標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求進(jìn)行整理、組卷、歸檔，并錄入檔案系統(tǒng)，進(jìn)入電子化管理。

2.規(guī)范運(yùn)作，嚴(yán)格監(jiān)管流程。對(duì)移交的檔案仍然按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范運(yùn)作，檔案存放必須歸類擺設(shè)、管理有序、查閱有據(jù)，在移交過(guò)程中檔案實(shí)現(xiàn)原柜原裝，保證了檔案移交過(guò)程中的完整性，并給今后檔案的查詢工作帶來(lái)了便利。需借查閱關(guān)閉退出單位封存的檔案，必須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，經(jīng)“借閱人申請(qǐng)→經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)人→辦公室主任→分管領(lǐng)導(dǎo)”等簽批后方能查閱，對(duì)借出的檔案及時(shí)催還。

3.嚴(yán)細(xì)管控，做到人走場(chǎng)清。在關(guān)停企業(yè)的人員分流安置過(guò)程中，要求檔案人員將原單位檔案按管理標(biāo)準(zhǔn)歸檔，完整移交之后方能進(jìn)入分流單位。對(duì)關(guān)停單位檔案的裝具、設(shè)備分類清理，按要求統(tǒng)一移交到檔案接收方。

四、正確導(dǎo)向，綜合利用，確保作用發(fā)揮到位

歷史是最好的見(jiàn)證，松藻公司關(guān)停檔案的有序移交為正確決策、化解矛盾、解決糾紛起到較大作用。

1.去產(chǎn)能檔案化解關(guān)停難題，為企業(yè)提供歷史素材。在關(guān)停工作中，面臨許多歷史遺留難題影響決策，由于之前從事具體工作的人員都已退休，無(wú)法聯(lián)系，對(duì)現(xiàn)任領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決策是一個(gè)嚴(yán)峻考驗(yàn)。為了方便查閱，檔案人員及時(shí)將2008年至2010年查閱頻繁的重大決策檔案記錄資料編研為電子文檔，把每年的會(huì)議記錄制成電子目錄便于關(guān)停繕后工作組成員查詢，有效提高了去產(chǎn)能檔案查詢的快捷性。比如，渝黔高鐵壓履同華煤礦礦產(chǎn)資源時(shí)，經(jīng)查閱相關(guān)檔案資料，利用檔案為高鐵壓煤賠償提供依據(jù)，為企業(yè)爭(zhēng)取了一定補(bǔ)償金。

2.關(guān)停檔案化解群體事件，為企業(yè)挽回經(jīng)濟(jì)損失。發(fā)電廠關(guān)停期間，廠地矛盾利益的拉鋸戰(zhàn)越演越烈，周邊村民在利益的驅(qū)動(dòng)下，尋找各種借口向發(fā)電廠高額索賠。通過(guò)檔案查詢發(fā)電廠建廠初期的征地紅線圖，證實(shí)村民反映的柴山屬于廠區(qū)征地區(qū)域范圍，為廠地矛盾糾紛提供了有力的證據(jù)，不僅有效化解了突發(fā)群體性事件，而且為企業(yè)避免了重大經(jīng)濟(jì)損失。

3.關(guān)停檔案化解勞務(wù)糾紛，為企業(yè)減少經(jīng)濟(jì)損失。發(fā)電廠關(guān)停后一個(gè)月，某村修建隊(duì)勞務(wù)用工人員要求給予每人上萬(wàn)元一次性補(bǔ)償，否則將對(duì)廠區(qū)公路進(jìn)行堵路或越級(jí)上訪。通過(guò)合同檔案查詢，發(fā)電廠僅與修建隊(duì)簽訂了工程服務(wù)合同，勞務(wù)人員與發(fā)電廠不存在勞動(dòng)用工關(guān)系。在證據(jù)與事實(shí)面前，上訪人員無(wú)言以對(duì)，表示不再到廠糾纏。還比如，在采煤沉陷賠償糾紛中，同華煤礦周邊村民再次向礦謀取賠償，騙說(shuō)未對(duì)采煤沉陷農(nóng)房進(jìn)行賠償。經(jīng)查閱廠地協(xié)調(diào)檔案資料，查到了原始采沉賠償依據(jù)，佐證了賠償?shù)氖聦?shí)，為企業(yè)避免了經(jīng)濟(jì)損失。

松藻公司去產(chǎn)能檔案工作，不僅完成了歸檔資料的整理、組卷、歸檔、移交，同時(shí)對(duì)部門(mén)移交的不歸檔資料也納入整理范疇單獨(dú)存放。目前，全面完成了去產(chǎn)能檔案移交管理，并全部按照檔案專業(yè)化管理要求集中管理，所有去產(chǎn)能檔案組卷規(guī)范，排架科學(xué)，庫(kù)存有序，管理有控，并納入松藻公司檔案管理體系同等檢查、同等考核。