對人事檔案標題進行細化的建議

賀雪瑩

1 我國近期針對干部人事檔案相關規章制度的部分內容對比

干部人事檔案是由組織、人事等相關部門，根據檔案工作相關規定進行整理后組合起來的，記載了干部個人學習工作經歷、政審材料、獎懲情況、工作業績等各方面的文字材料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔、使用干部的重要依據，是黨和國家干部工作的重要組成部分，也是國家檔案工作的組成部分之一。

繼1996年中組部下發了《干部人事檔案材料收集歸檔規定》后，為了適應新形勢下干部隊伍的發展以及國家各種干部人事制度，中組部于2009年又下發了新的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》。

新的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》是在1996年《干部人事檔案材料收集歸檔規定》的基礎上新增加了“公務員登記表、公務員調任表、公開選拔表、競爭上崗表、掛職鍛煉表等新的內容”。收集范圍更加全方位、立體化，并且更加清晰、直觀、系統地體現了每位干部的成長軌跡，突顯了干部人事檔案工作的重要性。

新的干部人事檔案分類仍沿用了1996年制定的最科學、最系統、最全面的反映個人全部情況的十大類：履歷材料；自傳材料；鑒定（含自我鑒定）、考察、考核材料；學歷、學位、學績、培訓和專業技術情況的材料；政審材料；加入黨、團的材料；獎勵材料（包括科技和業務獎勵）；干部違犯黨紀、政紀、國法等材料；錄用、任免、聘用、轉業、工資、待遇、出國、退（離）休、退職材料及各種代表會登記表等材料；其它可供組織參考有保存價值的材料。

2 人事檔案的分類及整理工作中可能出現的問題

干部人事檔案的整理工作，是檔案建設的基礎工作之一。它是將收集起來的每個干部的檔案材料進行鑒別、分類、排序、編目、技術加工和裝訂成卷，在此基礎上不斷對檔案內容進行補充的工作。實行干部人事檔案管理是中組部推行干部人事制度化、規范化、科學化管理的一個重大舉措。檔案整理是工作中難度最大，技術性最強的工作。不僅要收集補齊應歸檔的材料，對材料進行分類、排序、編目、登記，而且還要對檔案進行保護性的技術加工。檔案整理的目的，除了便于保管、保護和延長檔案“壽命”以外，更重要的還是方便利用。

人事檔案中材料的分類要根據其主要內容和主要作用具體問題具體分析。人事檔案的每一個大類都體現一個方面的功能，不過特殊情況是，對一份材料歸檔的整理不能只看標題，更要看其主要內容來確定分類歸屬。舉例來說，第一類履歷表和各類人員登記表，體現的是一個人的經歷；第四類學歷職稱體現一個人的“能”；第九類的第二小類招工、轉干、任免，軍轉、晉銜等，可理解為代表一個人身份的轉變。

對于從事人事檔案工作的新手來說，初期整理檔案時可能會有錯誤歸類的情況，特別要注意的如：機要人員登記表，代表簡歷性質的應歸在第一類、代表鑒定性質的應歸在第三類、代表政審性質的應歸在第五類；學生入校后填寫的反映經歷的登記表應歸在第一類；中學、大學報考表、推薦書等與成績單、畢業生登記表屬于學歷材料，應歸在第四類；更改姓名類的材料應歸在第一類；高中或高校報考及畢業生登記表，屬學歷而非簡歷，應放在體現“能”的第四類；黨校的學員結業鑒定，雖為鑒定，但主要功能是為了體現其是否參加了某級黨校的培訓，也應該放在第四類。另外，政審與鑒定材料的歸類判定，更應視具體內容而定；一些表示原材料丟失，而開具的證明類材料應歸在原材料所在位置。

3 建議

為了便于新從事人事檔案工作者更加準確、快速地對人事檔案進行分類、整理，筆者建議相關部門可以在印制人事檔案中的各類表格時，直接在文件標題處附注清楚該份檔案材料的分類歸屬，可將每類表格的標題后面加括號，并具體注明是第幾大類。例如：《干部履歷表（第一類）》《入黨志愿書（第六類）》《獎勵（第七類）》等等。這樣既能大大縮短檔案整理的時間，又能確保檔案整理工作的正確性，并且更加簡單、易于上手，實際操作性更強。

（作者單位：中國人民大學檔案館 來稿日期：2016-10-12）

3 結論

本文僅以PDCA在市級檔案部門安全評估中的應用為例說明PDCA循環法使評估工作更具科學性、規范性、全面性和客觀性，可以全面提高市級檔案行政部門的檔案安全的科學管理水平。基層檔案部門也可以應用PDCA循環法，提升基層檔案工作安全保障能力。

*本文系河南省檔案局科技項目“PDCA循環法在市級檔案館安全評估中的應用研究” （項目編號：2014-R-11）研究成果之一。