淺談房屋補償與征收的檔案管理

海書耕

房屋征收補償檔案是因房屋征收與補償而形成，由于其產生的特殊背景，使它不僅在房屋征收與補償工作中起著不可替代的作用，同時，在見證歷史和推動社會經濟與城市發展進程中也具有重要的價值，主要體現在以下幾個方面：

1、是對施行“補償先行”具有經濟意義。新《國有土地上房屋征收與補償條例》明確了國有土地房屋征收須補償先行。由于房地產業所具有的經濟價值量較大，使房屋征收與補償工作中涉及到的經濟利益也相對很大。由于房屋涉及拆除違章建筑、經濟管理模式轉變、村民變居民、房屋及其宅基地、土地開發與儲備、土地收益與分配、商業門面建設、過渡費發放、人口與計劃生育、優撫、復員退伍軍人安置、社會救助、基礎設施建設等諸多復雜內容。在具體的房屋征收工作中，經濟利益分配貫穿始終，而征收補償檔案的經濟價值正是在處理這些經濟利益分配的過程中得到了充分體現，特別是在經濟利益糾紛中，一份房屋征收補償檔案往往在維護被征當事人的經濟利益時能夠發揮決定性的作用。

2、是對依法征收房屋具有法律憑證作用。房屋的征收補償檔案涉及到公共利益和被拆遷人的切身利益，它反映了當事人雙方的權益、義務和責任。房屋征收補償檔案是房屋征收部門進行管理不可缺少的工具，尤其是房屋產權產籍管理部門的依據性材料。他們通過房屋征收與補償檔案對被征收房屋的產權產籍進行確認、征收、補償，保護被征收人的合法權益，形成“以檔案管房屋、依法征收房屋、依法先行補償”的權威性。

3、是對實行陽光征收具有參考意義。房屋征收補償檔案不僅記錄了房屋征收與補償活動的事實和經過，而且還記錄了房屋征收部門在房屋征收與補償工作中所具有的思想和智慧。正如今天是昨天的延續一樣，房屋征收工作也需要在過去工作經驗的基礎上進行不斷總結完善，才能得到進一步的發展。

4、是具有見證歷史意義。檔案本身就是記錄歷史，而房屋征收與補償檔案不同于一般的歷史遺物，它具有很強的記錄性，保留了真實的歷史標記，直接記錄了房屋征收前后的歷史面貌和演變過程。房屋征收不僅改變了城市面貌，也改變了城市的社會活動形態。

一、建立科學機構組織管理制度

房屋征收檔案工作應該管理體制健全，檔案工作渠道暢通，適應本本系統檔案工作的需要。配備了業務能力強、適應工作、相對穩定的專兼職檔案工作人員。檔案工作納入本單位工作計劃、目標管理和相關部門及人員的崗位職責，同本單位各項工作同步發展，對本機關文件材料的形成、規類工作進行了監督指導。

本單位檔案工作實行綜合管理，做到統一領導、統一機構、統一制度，對全部檔案實施有效管理。有機關負責人分管、綜合部門負責人主管檔案工作。檔案工作列入領導議事日程，切實解決檔案工作中的實際問題并有明顯成效。

檔案工作經費能滿足檔案工作的發展需要。全部檔案人員經過同級、上級檔案部門或上級主管部門的檔案業務培訓。在機關工作中認真貫徹執行檔案法律法規和相關規章。定期組織本機關和本系統檔案人員進行《檔案法》的學習。

建立檔案工作管理網絡，促進所屬單位和本系統檔案業務建設的協調發展。檔案管理制度健全，建立了本機關檔案的收集、整理、保管、鑒定（含銷毀鑒定）、統計、利用、本單位重大活動檔案登記、收集及資料收集等制度辦法。

制訂了符合本單位實際的各種門類和載體文件材料的歸檔范圍、檔案保管期限表、分類方案并報同級檔案部門備案。

制定了本單位各種專門檔案的管理制度、辦法等。

二、科學規范管理便于檔案的保管和利用

要確定專人負責收集在房屋征收與補償工作中產生的具有保存價值的各種載體的文件材料，做到收集齊全、系統、完整，不缺不漏，整理規范，安全保管和利用。

整理標準執行《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-2008）、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822―2008）、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》（DA/T28-2002）和《照片檔案管理規范》（GB/T11821-2002）等，對全部材料進行科學的分類、整理和編目。

凡需歸檔的文件材料要真實有效，字跡工整、數據準確、圖樣清晰，簽字蓋章手續完備。使用的書寫材料、紙張和裝訂材料等應符合檔案保護的要求。可用不銹鋼訂書針、線繩左側裝訂案卷。文件材料內容應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。文件中文字材料幅面尺寸規格統一為A4幅面（297mm×210mm），圖紙宜采用國家標準圖幅。文件材料紙張過大或過小的應按規定折疊或粘貼。對破損的文件材料應按要求修補、托裱，對字跡模糊或褪色的應復制并附在原件后一并歸檔。

房屋征收與補償檔案分為綜合類和征收補償類。同一項目的房屋征收管理文件材料與房屋征收戶的材料分開立卷。征收戶材料按行政區劃以一戶一卷的原則立卷。案卷質量總的要求是：遵循文件材料的自然形成規律和特點，保持卷內文件的有機聯系，區別不同價值，便于檔案的保管和利用。

負責房屋征收與補償的單位應對保管期限已滿的檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，登記造冊報區主管部門和檔案局審查批準后，予以銷毀。未經鑒定和批準，任何人不得擅自銷毀。負責房屋征收與補償的單位應設置符合檔案保管要求的檔案庫房和專柜存放檔案，加強檔案的安全防護，采取必要的檔案保護措施，杜絕事故隱患，確保檔案實體和檔案信息的安全。對檔案管理不善，造成檔案損毀和遺失的，依法追究單位領導和相關人員的責任。