提高動物衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理水平

陶汝擴 秦雪美 （云南省宣威市倘塘鎮(zhèn)農(nóng)業(yè)綜合服務(wù)中心 655418）

提高動物衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理水平

陶汝擴 秦雪美 （云南省宣威市倘塘鎮(zhèn)農(nóng)業(yè)綜合服務(wù)中心 655418）

動物衛(wèi)生監(jiān)督檔案主要是存儲過往時期及當下時期該機構(gòu)文化、經(jīng)濟及管理領(lǐng)域等方面信息，且信息內(nèi)容對社會及機構(gòu)均有一定的作用及價值。動物衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理作用在于體現(xiàn)事業(yè)機構(gòu)工作者的貢獻與勞動成果，其能夠?qū)C構(gòu)的歷史事件和其他事件面貌進行完全呈現(xiàn)，屬于一項資源存儲工作。而該工作對管理部門普遍具有一定的管理要求，對管理單位的管理水平有一定的衡量標準，若管理部門的管理水平過低和缺乏專業(yè)性，極有可能使動物衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理出現(xiàn)漏洞及管理不當問題，這對動物衛(wèi)生監(jiān)督部門必然會帶來不良影響。

衛(wèi)生監(jiān)督；檔案；管理；水平；措施

按照常規(guī)的信息存儲類型來說，檔案的信息內(nèi)容可分為聲像型、圖表型、材料型等，動物衛(wèi)生監(jiān)督部門通過對各種類型檔案的存儲來記錄與保存機構(gòu)部門的重要信息，使部門在未來發(fā)展中能夠?qū)⑵渥鳛闄C構(gòu)的歷史記錄，全面反映機構(gòu)的過往發(fā)展面貌。但因該工作在管理上需牽涉多個文件信息，而不同的文件信息在管理方式上又存在一定差異，這使得檔案管理在專業(yè)水平上具有一定要求。因此，動物衛(wèi)生監(jiān)督部門機構(gòu)在對信息檔案展開管理工作時，其需選擇具備一定檔案管理經(jīng)驗的人員進行操作，使檔案得到更專業(yè)的管理。

1 提高動物衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理水平策略

1.1 檔案管理前期準備

對動物衛(wèi)生監(jiān)督部門的信息資料進行整理與收集，檔案收集類型可包括聲音資料、圖像資料、文書資料、傳真資料、光盤資料及電子資料等。在收集所有信息資料后，需根據(jù)資料的類型及數(shù)量進行區(qū)分管理，對文件型資料進行分數(shù)、頁數(shù)以及用途的了解和區(qū)分，并在文件中提出批復(fù)，對各個文件進行信息核對，確保每份文件無遺漏無差錯。在文件的收集上，針對紅頭類型文件進行重點收集，同時還需對過往及當前動物衛(wèi)生監(jiān)督檔案的每一個領(lǐng)域內(nèi)容做到整體重視，并對各個內(nèi)容如動物的調(diào)查、動物檢疫、檔案管理方式、檔案信息收集培訓等進行人員管理水平的提升，在檔案完成某部分的收集、檔案信息的收集成功與否或中途的移交事件等，在動物衛(wèi)生監(jiān)督檔案完成一個階段性工作時，都需對資料進行反復(fù)核對與查實，使動物衛(wèi)生監(jiān)督檔案得到有效管理，能夠全面反映出機構(gòu)部門的歷史事件及各個發(fā)展過程，為未來部門發(fā)展提供準確依據(jù)[1]。

1.2 動物衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理方法

首先，管理部門需對動物衛(wèi)生監(jiān)督檔案的信息類型及各項管理內(nèi)容進行分類，分類方式主要包括：將單位機構(gòu)及當?shù)厥芯值耐鈦砦募鳛榧t頭文件類型，該文件屬于管理檔案中的重點檔案，因此記為紅頭文件；對參考型文件及部門機構(gòu)的各個所作出的成果作為業(yè)務(wù)文件類型；對部門單位的每月報表、每季報表、每年報表等歸為報表類檔案；另外，檔案管理部門還需對動物衛(wèi)生監(jiān)督部門的各個設(shè)備儀器購買記錄、人力資源崗位記錄、單位印章等登記內(nèi)容做好收集，為后期使用提供全面資料。

1.3 動物衛(wèi)生監(jiān)督檔案的立卷

在檔案立卷上需根據(jù)日期作出立卷劃分，首先是年度立卷，此立卷需根據(jù)單位部門進行，按照年度期限將各個檔案資料進行區(qū)分，并把某個時間段內(nèi)的短期檔案進行組合，將文件份數(shù)過多的可以以上卷和下卷的方式進行區(qū)分，使后期檔案入庫后能夠快速查找所需立卷，提高檔案的查詢效率；在檔案的目錄編輯方式上，其目錄編輯內(nèi)容主要包括文件號碼、文檔的歸屬部門、文檔內(nèi)容的題目、文檔總頁數(shù)、文檔入檔時間等；在檔案材料歸檔方式上，檔案管理者需對國家級及商業(yè)隱私機密類文件進行區(qū)分管理和重點管理，對其以重點保存方式進行保管；在檔案管理制度上，管理部門需根據(jù)動物衛(wèi)生監(jiān)督檔案的流程設(shè)置管理步驟，對其他需要移交的檔案做好嚴格的手續(xù)流程，并對檔案各個資料進行核對，確保檔案在歸還時能夠完整入檔；在檔案借閱上，動物衛(wèi)生監(jiān)督檔案在后期運營中普遍需要進行一定的借閱與回顧，此時，管理部門需對檔案內(nèi)容的借閱制定一定制度，對檔案的各個查閱也制定相應(yīng)的規(guī)定，并對檔案資料作出嚴格管理，確保其檔案借閱流程能夠按照規(guī)章制度走[2]。

1.4 根據(jù)檔案管理建立相應(yīng)的責任制度

動物衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理普遍需經(jīng)歷前期檔案收集過程，當各個檔案材料完全收集后，管理者再對資料在進行歸納與整理，對各項數(shù)據(jù)檔案進行統(tǒng)計與區(qū)分，再根據(jù)每個檔案內(nèi)容的時間作出排序，對各個檔案做好序號編排，最終形成一個卷的文檔。在檔案完全形成后，需按照動物衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理部門的管理要求放入檔案庫中，由管理人員對其進行嚴格看管，同時也根據(jù)檔案后期使用需求建立相應(yīng)的登記制度。檔案管理是一個不斷變化的動態(tài)過程，在管理期間會有不同部門向檔案庫內(nèi)提取資料，此時檔案管理人員需協(xié)助借閱者查找檔案，并對檔案用途進行了解，將檔案的借閱日期和歸還日期進行登記，確保檔案的順利歸還。另外，檔案在管理過程中其管理者還需對文件資料做好防火、防潮措施，確保檔案不受任何影響，對后期使用不會造成任何不便，使其能夠為動物衛(wèi)生監(jiān)督部門提供有效資料[3]。

1.5 加強檔案維護

動物衛(wèi)生監(jiān)督檔案雖是一項基礎(chǔ)工作內(nèi)容，但其在單位機構(gòu)中占據(jù)著重要地位，關(guān)系著單位機構(gòu)的未來發(fā)展，也反映單位機構(gòu)的過往成就，因此，管理部門在針對檔案實施管理工作時，不僅需對檔案進行嚴格看管，還需定期對各檔案內(nèi)容進行維護，對檔案內(nèi)容進行核對檢查，使遺漏的檔案能夠及時找回，并對其進行定期查閱檢查，使檔案能夠完整保存。同時，管理部門也許根據(jù)檔案的維護需求制定相應(yīng)的維護制度，完善日常檔案的管理缺陷，加強人員投入，對檔案信息過于龐大的部門也可采取電子信息管理方式進行保管，使檔案得到更妥善的管理。

2 結(jié)束語

綜上所述，動物衛(wèi)生監(jiān)督檔案的管理能夠為部門機構(gòu)提供準確的信息依據(jù)，給部門未來的發(fā)展及重要決策帶來保障。因此，動物衛(wèi)生監(jiān)督部門在開展檔案管理工作時，需對檔案管理人員的管理水平加以重視，并對其無相關(guān)經(jīng)驗人員進行一定的崗前培訓，使部門檔案管理水平得到有效提升。

[1]周晨.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)——以動物衛(wèi)生監(jiān)督部門為例[J].農(nóng)村經(jīng)濟與科技,2016,45(3):167-168.

[2]陳茹,于冰,趙巍.實行動物檢疫證明網(wǎng)絡(luò)機打出證提升動物衛(wèi)生監(jiān)督信息化管理水平[J].中國動物檢疫,2014,33(7):13-16.

[3]李曉龍.探析醫(yī)療機構(gòu)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理規(guī)范標準的制定與實施[J].科技創(chuàng)新導報,2015,32(5):175-176.