淺析文書(shū)檔案管理中常出現(xiàn)的問(wèn)題及解決措施

王衍營(yíng)

摘要：文書(shū)檔案管理的好壞可以直接反應(yīng)一個(gè)單位檔案管理的水平，也直接影響整個(gè)單位的決策與管理。企事業(yè)單位一定要有文書(shū)檔案管理的歷史感，一定要增強(qiáng)文書(shū)檔案保存的意識(shí)，提高檔案管理人員的素質(zhì)與水平，建立有效的檔案管理制度，除文書(shū)檔案管理中的弊端，使文書(shū)檔案管理規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；檔案管理；弊端；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

文書(shū)檔案，能夠直接反應(yīng)一個(gè)單位的歷史傳承，有助于幫助單位更好地保持決策的歷史性與傳承性，具有極高的實(shí)用價(jià)值與史料價(jià)值。文書(shū)檔案管理的好壞可以直接反應(yīng)一個(gè)單位檔案管理的水平，也直接影響整個(gè)單位的決策與管理。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，尤其是信息化時(shí)代的到來(lái)，文書(shū)檔案管理在現(xiàn)代企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)中的作用也越來(lái)越大。據(jù)調(diào)研，現(xiàn)在某些單位的文書(shū)檔案管理還存在著很多的問(wèn)題，這樣對(duì)這些單位的管理會(huì)產(chǎn)生一定的不良影響。筆者認(rèn)為，建立完善的文書(shū)檔案管理機(jī)制，消除文書(shū)檔案管理中的弊端對(duì)于單位的管理與長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著很重要的作用。

一、文書(shū)檔案管理中存在的弊端

（一）文書(shū)檔案管理意識(shí)淡薄，缺乏相應(yīng)的管理制度

在很多企事業(yè)單位，主管領(lǐng)導(dǎo)缺乏文書(shū)檔案管理意識(shí)，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理人員對(duì)其工作不重視，出現(xiàn)文件管理混亂，甚至是文書(shū)文件到處亂堆、亂放，缺乏統(tǒng)一管理，更談不上分類(lèi)、分卷管理。這些單位往往是由于沒(méi)有文書(shū)檔案管理的意識(shí)，以致長(zhǎng)期也沒(méi)有制定相應(yīng)的管理制度，這是文書(shū)檔案管理中較為常見(jiàn)的現(xiàn)象之一。

（二）檔案管理人員的素質(zhì)偏低

在一些企事業(yè)單位，文書(shū)檔案管理人員素質(zhì)偏低，并不具備檔案管理資質(zhì)或檔案管理文憑，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案管理培訓(xùn)就直接負(fù)責(zé)管理文書(shū)檔案。結(jié)果，他們對(duì)于檔案的分類(lèi)、立卷、編制等專(zhuān)業(yè)檔案管理一知半解，最終導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)管理混亂的現(xiàn)象。有些單位為了應(yīng)付上級(jí)檢查，也加強(qiáng)了對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，但是這些培訓(xùn)多數(shù)是流于形式，很少有人真正參加檔案培訓(xùn)的深造教育，這些人員只是對(duì)檔案管理工作有基本的了解和認(rèn)識(shí)，對(duì)于現(xiàn)代化檔案管理的理念，尤其是現(xiàn)代化檔案管理的認(rèn)知?jiǎng)t不免空缺與不足，與現(xiàn)代單位的文書(shū)檔案管理的步伐不能夠亦步亦趨，同步發(fā)展。

（三）文書(shū)工作與檔案管理出現(xiàn)錯(cuò)位

文書(shū)工作是企事業(yè)單位重要的工作之一，也是文書(shū)檔案管理的主要負(fù)責(zé)人之一。文書(shū)工作與檔案管理工作有著不可分割的聯(lián)系，但又有不同的分工。理論上，文書(shū)工作與檔案管理工作應(yīng)該是相互配合，形成一個(gè)完整的管理體系。而在現(xiàn)實(shí)工作中，文書(shū)工作往往和檔案管理分塊管理，這就形成了文書(shū)人員很少參與檔案的管理工作，導(dǎo)致了文書(shū)人員檔案管理意識(shí)淡薄，加之由于文書(shū)人員的工作較為繁忙，也忽視了檔案的管理工作，從而直接導(dǎo)致了文書(shū)工作與檔案管理脫節(jié)。這就導(dǎo)致了文書(shū)檔案管理的混亂與不規(guī)范現(xiàn)象。

二、提高文書(shū)檔案管理水平的相應(yīng)對(duì)策

（一）增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，建立規(guī)范的文書(shū)檔案管理制度

一個(gè)單位文書(shū)檔案管理意識(shí)的強(qiáng)弱往往取決于單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此項(xiàng)工作的重視程度，這是做好這項(xiàng)工作的前提與基礎(chǔ)。因此，企事業(yè)單位要想做好文書(shū)檔案管理工作，首先是單位領(lǐng)導(dǎo)要重視此項(xiàng)工作，要意識(shí)到文書(shū)檔案管理的重要性與價(jià)值。其次，做好文書(shū)檔案管理，還要建立規(guī)范的文書(shū)檔案管理制度，以制度約束人，用制度管理人。文書(shū)檔案管理制度與規(guī)定要明細(xì)化，操作要簡(jiǎn)單、明確；要高效化，文件管理要令行禁止，要嚴(yán)格執(zhí)行公文行文規(guī)則，嚴(yán)格文件審核、簽發(fā)制度，禁止濫發(fā)無(wú)效文件與無(wú)用文件。文件管理要做好分門(mén)別類(lèi)，要按照嚴(yán)格的檔案管理規(guī)定執(zhí)行。

（二）提高檔案管理人員的素質(zhì)，做好文書(shū)工作與檔案管理工作的銜接

正如上文所述，檔案管理人員的素質(zhì)的高度直接決定著本單位檔案管理工作的高度。要想切實(shí)地做好檔案管理工作，除了建立規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫韧猓€有提高管理人員的素質(zhì)，畢竟再好的制度也需要人去執(zhí)行。筆者認(rèn)為，可以從以下兩個(gè)方面來(lái)提高檔案管理的質(zhì)量：一是，對(duì)本單位檔案管理人員定期進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，可以報(bào)名參加檔案管理培訓(xùn)班或培訓(xùn)課程，考取檔案管理資格證書(shū)，以提高檔案管理人員的素養(yǎng)；二是，可以通過(guò)引進(jìn)檔案管理專(zhuān)業(yè)的高學(xué)歷人才來(lái)提高本單位檔案管理人員的層次與質(zhì)量。

再者，文書(shū)檔案，顧名思義，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在日常的行政管理工作中產(chǎn)生的由各種通用文件檔案，包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。可以說(shuō)，文件是文書(shū)檔案的前身，文件的質(zhì)量直接決定著檔案的質(zhì)量；高質(zhì)量的檔案管理是以規(guī)范的文件處理為基礎(chǔ)的。因此，文書(shū)人員要有較強(qiáng)的檔案意識(shí)，處理文件時(shí)一定要按照文件規(guī)范制度執(zhí)行，收文與發(fā)文要及時(shí)、規(guī)范、準(zhǔn)確。文書(shū)工作與檔案管理一體化時(shí)，文書(shū)人員要做好檔案的分類(lèi)、分卷等歸檔工作，以便于后期查找與管理。文書(shū)工作與檔案管理分塊管理時(shí)，文書(shū)人員要與檔案管理人員做好溝通工作，檔案管理人員一定要及時(shí)把文書(shū)人員所處理的材料收歸檔案管理，及時(shí)歸檔，特別是單位所發(fā)的紅頭文件，如決定、通知、命令等。

三、結(jié)束語(yǔ)

文書(shū)檔案管理是企事業(yè)單位重要的工作之一，文書(shū)檔案可以記錄單位發(fā)展的歷程與重要節(jié)點(diǎn)，對(duì)單位的管理有著重要的史料價(jià)值與現(xiàn)實(shí)價(jià)值。文書(shū)檔案管理水平的高低也直接影響其檔案資料質(zhì)量與價(jià)值。因此，企事業(yè)單位一定要有文書(shū)檔案管理的歷史感與責(zé)任感，一定要增強(qiáng)文書(shū)檔案保存的意識(shí)，提高檔案管理人員的素質(zhì)與水平，建立有效的檔案管理制度，使文書(shū)檔案管理規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，這樣，才有利于單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。