淺談高校校史檔案管理的價值及有效路徑

李風雷

【摘 要】校史檔案是學校歷史的真實記錄，本文通過解讀校史檔案管理的內容，指出校史檔案的價值和管理有效路徑。

【關鍵詞】校史檔案；價值；有效路徑

近年來，隨著高校規模和數量的不斷發展壯大，校史建設逐漸成為各高校發展規劃的一部分。有條件的院校相繼成立了校史辦，專門負責校史建設工作。校史檔案見證了學校發展的滄桑巨變，承載著彌足珍貴的文化信息和大學精神。本文通過解讀校史檔案管理的內容，指出了校史檔案的價值和管理的有效路徑。

一、高校校史檔案管理的內容

高校校史檔案管理是高校檔案管理的一個特殊的組成部分，它不等于高校檔案，并不是所有的高校檔案都可作為校史檔案，它也不局限于高校檔案。高校檔案是高校校史檔案的主要來源，入選校史檔案的材料都經過嚴格的篩選、整理。

一般來說，校史檔案主要包括以下四類。一是聲像檔案，比如，上級領導、專家學者及重要外賓來校指導工作、參觀、視察、訪問時的照片、音像資料、題詞、手跡等，在我校召開的各種重要會議的照片、音像資料等。學校歷屆畢業生合影照片、通訊錄、紀念品等。反映或記載學校、校友、師生員工各個時期的重要成就或在社會上產生過重大影響的事跡材料。二是實物檔案，比如，學校早期購買或制作的具有代表性的教具、模型、儀器設備類實物、辦公用品等物品的實物或照片。早期形成和使用過的有史料價值的教案、教材、試卷等，學生證、借書證、記分冊、成績單、錄取通知書、畢業證書、學位證書、獲獎證書等。三是名人檔案，如，歷屆校領導、教職員工和校友出席、參加國內外召開的各種重大活動形成的文稿、證書、紀念品和照片、音像資料等，學校集體和師生員工個人獲得市級以上的各級各類獎杯、獎狀、獎章、榮譽證書和科研成果獎勵證書等。四是其他具有現實查證作用的檔案。

二、校史檔案的價值所在

校史檔案管理是高校檔案管理工作中相對獨立而又非常神圣的一部分。隨著校史編研工作的蓬勃開展，校史檔案的整理顯得尤為重要。因此，在新的歷史條件下，校史檔案的價值日益凸顯。

首先，校史檔案反映高校發展歷程，具有見證校史的功能。校史檔案可以直觀地反映學校的各個發展歷程和變遷，見證了學校不同時期的歷史風貌。它涵蓋了學校發展過程中教學、科研、服務社會等多方面的工作，記載了歷屆領導、教職工、學生的不同層面的活動，內容包羅萬象，生動詳實。一方面可以使廣大師生對學校的辦學歷史，不同時期的辦學理念和規劃以及取得的輝煌成績有一個更加全面和深刻的理解。另一方面，為編研校史、撰寫年鑒以及重要會議的簡介等提供真實的依據和有力的憑證。

其次，校史檔案可以豐富校史建設內容，充分發揮校史建設教化育人功能。校史檔案，尤其是實物檔案生動記錄著學校發展歷程，能使廣大師生更加真切地了解學校過去的輝煌，歷屆名師校友所取得的榮譽證書和獎品記錄能夠充分激發師生教與學的積極性和主動性，充分激發師生“以校為榮、為校爭光”的主人翁意識。

第三，校史檔案是校園文化的特殊載體，對校園文化起著保存和傳承的功能。校史檔案管理不僅是校史工作的一部分，同時它還是校園文化建設的組成部分，是校園文化保存、傳承的特殊載體。校史檔案對校園文化具有顯著的文化積淀功能，它真實地記錄了學校各個時期的辦學傳統和精神風貌。校史檔案對校園文化具有特殊的傳播功能。它是校園文化傳播的一個特殊媒介，是對高校形象的一次全描。

第四，校史檔案能夠為校史研究及其他科學研究提供有力佐證材料。毋庸置疑，校史編研工作的第一手資料來源主要是校史檔案。校史檔案反映了學校不同時期的教學、科研、黨政管理等一切實踐活動，是當時各項活動的歷史記錄，真實地反映了高校工作的真實面貌教育史和學術史的研究離不開校史的研究，因此，離開校史檔案，校史、教育史和學術史的編撰便無從談起。同時，校史檔案中的教學科研檔案資料是高校進行教學科研改革的重要參考資料，對于高校的教科研發展具有極高的參考價值。

三、發展完善校史檔案管理的有效路徑

一般而言，校史檔案管理主要包括校史檔案的征集、校史檔案的科學管理以及校史檔案的開發利用三個方面。因此做好校史檔案管理工作應該從這三個方面入手。首先是，做好校史檔案的征集工作。檔案征集工作是檔案管理的前提，沒有認真細致的征集，檔案管理工作就無從談起。校史征集工作是一項復雜、艱苦而又細致的系統工程，牽涉到各個時期的方方面面的人、事、物，需要周密安排，廣泛搜集。具體可如下進行。一是，組建征集工作小組，征集人員必須具有高度的責任心和較強的理論文字功底，在工作中能夠做得住，走得動，寫得好。二是，制定科學的工作方案。一個學校的工作具有延續性，因此，校史資料的征集工作也應保持穩定性和延續性。對于階段性的校史資料征集工作，如應校慶需要編寫的校史等則需另行制定工作方案。方案的內容主要包括：征集的目的、起止時間、工作人員構成、計劃任務、主要內容、主要來源等。三是明確征集內容。根據筆者多年經驗，校史征集內容分為以下幾類。按表現形式分為文字類、實物類、圖片類和其他。文字類，如各類文件、講稿、會計記錄、信件等。實物類如各類證件、教案、名人題詞等。圖片類如在領導視察、各類活動時拍攝的圖片等。其他如錄音、錄像等。按照內容分為反映教科研成果的、反映歷史傳統的和其他。反映科研成果的，如專利證書、榮譽證書等。反映歷史傳統的，如學校的校訓、校規，學校的大事記等。

其次，提高與加強校史檔案的科學管理。校史檔案繁雜多樣，時空跨度大，涉及不同時期的各類事件，這就給校史檔案的管理提出了更高的要求。因此，要做到校史檔案的科學管理，必須做到以下幾點。第一，在學校統一領導下，實行校史檔案校院二級管理制度。即在學校及上級專業主管機構的共同管理和監督下，認真貫徹落實黨和國家有關檔案工作的方針政策、法律法規，指導各院系科學規劃管理有關檔案資料。第二，確保校史的檔案的完整性。在日常校史的檔案的歸檔中，應努力確保各類資料來源、發生時間及地點等背景資料的完整。第三，校史檔案管理應便于學校各黨政機關及院系使用和利用。校史檔案的開發利用是校史檔案管理工作的最終目的。它貫穿于學校檔案管理工作的各個環節。校史檔案的管理要能夠服務于學校的各項工作，甚至服務于社會。

第三，重視校史檔案的開發利用。校史檔案的開發利用是校史工作的中心工作和最終目的所在，是衡量校史工作水平的重要指標。校史檔案的開發利用主要包括以下三點。一是校史的編研。校史編研是在校史檔案實體整理的基礎上，通過對校史檔案中的信息進行分析、研究、篩選、匯集和編撰，編輯成各類成果，為不同用戶提供檔案信息服務。二是建立校史人物檔案。高校校史人物檔案是高校檔案的重要部分，它主要記錄了再高校工作、學習過的著名人物的各種事跡。此類檔案具有教化育人的功能，對于編寫校史，進行教科研研究也具有重要的歷史價值。第三，成立校史館。校史館是傳承校史檔案的有效窗口。校史館的館藏不等于校史檔案，并不是所有校史檔案都可以做為素材。館藏的選擇要做到以下幾點。一是尊重歷史，精心選材。要有針對性的選擇能體現關鍵史實的素材。二是要具有自己的特色。要把能體現學校獨特之處的素材挖掘出來。三是要充分利用現代多媒體技術。校史館是學校各個時期和階段歷史的濃縮，要充分利用聲音、光線、文字、圖片等的結合，創設聲情并茂、繪聲繪色的展覽環境，使觀者身臨其境，感同身受。

綜上所述，校史檔案管理貫穿于高校工作的各個環節，它不僅是校史工作的重要內容，而且是教化育人、服務科研和傳承校園文化的特殊載體和重要支撐。總之，做好校史檔案管理工作，益在當今，功在后世，有利于促進學校各項事業的蓬勃發展。