淺議衛生監督檔案管理的特點及建議

王杰楠

摘要：文章中筆者根據自己的實際工作情況，淺議了衛生監督檔案管理的特點及建議，希望對以后的工作提供一定的參考與幫助。

關鍵詞：衛生監督；檔案管理；特點；建議

一、衛生監督工作檔案的特點

1.內容系統

從施行績效考核開始。檔案管理工作非常規范化。獲得各有關部門的關注，其內容涉及突發公共衛生事件處置，放射衛生，學校衛生，醫療衛生，公共場所衛生。健康教育、信息管理與行政處罰，人力綜合素質等方面。各個時期，不同內容的各類文件、總結、報告、方案、工作計劃、督導、培訓等業務工作原始記錄以及科研成果和項目、信息利用、基本建設、人力資源等資料。根據績效考核規定開展整理搜集，統一歸檔，打造系統、完整的衛生監督工作檔案。

2.形式多樣

衛生監督工作檔案既包括各類原始的紙質資料，還包含以光盤、課件、數據庫、錄像等電子文件，還有榮譽證書、紙質出版物以及各種媒體集成資料等。

二、檔案對推動衛生監督的意義

1.具有憑證依據

“原始記錄性是檔案的本質屬性”。檔案能為各級衛生監督機構資質評定，職務晉級及人員職稱等提供系統、完整而原始的資料；為各種評估給予真實和原始的材料和數據。專家組經過對工作檔案的查閱，能全面、迅速地對各項指標及工作質量水平，完成情況等開展準確判斷，提供客觀評價。所以，檔案的準確性，完整性和系統性可全面體現工作成績。為各種工作考核和評定給予多方面材料支持。也是反映和記錄衛生監督機構發展歷史的重要表現和載體。

2.是績效考核的重要組成部分

績效考核是科學評價衛生監督工作實施程度，推動各級衛生監督機構切實履行基本公共職責的重要方法。是衡量政府投入效率，推動政府部門切實履行管理指導職責的重要路徑，規范的檔案管理是績效考核的主要內容，根據績效考核規定，把日常工作原始而真實的工作形成的資料或記錄全面、及時地整理收集，并對它完善和分類歸檔，規范的檔案管理為績效考核給予大量翔實、豐富、規范而準確的材料，可以真實反映衛生監督機構實際工作進行情況，是績效考核的主要組成，在信息技術高速發展時代。電子檔案在信息處理，分析，開發利用及傳輸方面快捷，高效，各種媒體集成全面，直觀，顯露以前的檔案管理模式和方法的不足。運用電腦網絡技術，電子文件改革檔案管理已正在應用中，檔案管理應從封閉式邁進開放式，提升檔案信息的網絡化和電子化建設，全力建立配套完整的查閱與檢索系統，向廣大衛生監督工作者提供資料。

3.是衛生監督工作者的重要信息資源

“科技檔案是一種特殊的中介物，”它是資源也是信息，衛生監督工作檔案是工作人員在管理和實踐過程中形成的原始記錄。是經驗的結晶和集體智慧，且所積累的信息有通約性功能，是相互交流，借鑒，學習，參考的主要資源，能為科研人員經驗交流提供學習和借鑒平臺，從中吸收好的工作做法和經驗。增加科研水平和工作效率。

4.增強衛生監督管理和決策水平

衛生監督工作檔案具有系統性等特點。所以對檔案資料開展綜合評價和統計分析。可直觀地反映出各級衛生監督機構工作水平和質量，經過縱橫向比較，能馬上發現工作中的問題，有針對性地進行改進和完善，推動工作整體水平增加可為及時調整各項業務技術指標，開展新技術評估或新業務以及設備設施、財務、人力資源等管理和投入提供真實、準確的依據，為衛生監督部門和政府科學管理和決策給予指導，全面增加衛生監督工作水平。

三、檔案管理對推動衛生監督的建議

1.增加衛生監督檔案管理基礎工作水平

在檔案管理工作的進行過程中，管理人員必須全面關注衛生監督檔案的作用，根據實際情況，配備專兼職檔案管理工作人員，設置檔案室。負責完成單位內部檔案資料的形成積累以及歸檔整理工作。同時，可以進一步細化有關的管理規章制度，明確檔案管理工作的主要職責。實施責任化管理的方式。并對衛生監督檔案的各種載體和門類開始統一；具體到檔案管理工作人員以及檔案管理部門，主要是完成檔案的整理、收集、登記、統計、鑒定等基礎工作，同時進行檔案利用服務以及檢索工具編制。應該關注的是，在衛生監督檔案管理基礎工作中，最為重要的就是保證檔案資料歸集的及時全面，同時對于有保密要求的檔案資料，應該嚴格執行保密制度，避免檔案的機密內容泄露，保證檔案資料的可靠安全。

2.提高對衛生監督檔案的開發利用

衛生監督檔案具有較高的使用以及保存價值，在衛生監督檔案管理工作的進行過程中，還必須關注對衛生監督檔案資料的綜合開發利用。衛生監督機構檔案管理部門必須建立衛生檔案利用制度，規范衛生監督檔案的利用范圍、程序要求以及利用手續，盡量支持內部單位部門全面進行檔案利用。

3.推動衛生監督檔案管理的信息化開展

運用信息化進行衛生監督檔案管理工作，不但能夠落實各類檔案資料信息全面及時的整理歸集，提高衛生監督檔案資料的形成速度，而且還能夠增加衛生監督檔案的利用檢索水平。在衛生監督檔案管理信息化的落實過程中，首先必須保證檔案管理信息化內容的全面，必須涵蓋專業檔案、文書檔案以及影音圖像資料，把以前的檔案資料轉為電子檔案。在檔案的儲存方面，盡量的運用大容量存儲設備，同時做好必要的備份。在檔案的調取與查閱方面，必須運用智能化的檔案管理軟件開始操作，并打造檔案管理信息化平臺，落實檔案資料利用、查詢、編研以及檢索的網絡信息化。