高校檔案信息資源的現代化管理研究

黃元旦

[摘 要]隨著科學技術的飛速發展，人們越來越重視檔案信息資源的開發和利用。高校檔案信息資源是教育信息化的核心內容，高校檔案是教學、管理、科研活動為一體的，具有豐富的信息資源。教學檔案能夠通過自身的優勢對高校教育結構進行優化，促進高校教育的發展。本文就高校檔案信息資源的現代化管理現狀進行分析研究，并探討優化高校檔案信息資源現代化管理的策略，以便促進我國教育資源的信息化建設，為高校的發展提供重要保障。

[關鍵詞]高校；檔案信息資源；現代化管理

引言

高校檔案是高校自身歷史文化最重要的體現，高校檔案記錄了自高校建立以來在各個方面的基本情況，例如教學、管理、科研等方面。是高校開展各項工作的素材和憑證。另外，高校檔案信息資源還具有文化教育的作用。高校教育發展的質量取決于各種有機體的合理組合與和諧發展，信息資源是其中最重要的組成部分，對教育事業的發展有著至關重要的作用。隨著現代科學技術的快速發展，計算機網絡技術的應用領域不斷擴大，計算機網絡技術也在高校檔案信息資源現代化管理中得到廣泛的應用

1.高校檔案信息資源現代化管理的現狀

其一，管理制度不完善。管理制度是組織管理系統中的基本框架，是管理次序的根本性保證，對經濟發展和組織效率的提升具有重要的意義[1]。首先，在規則制定方面，大多高校雖然根據國家或教育部相關檔案法和法規制定了本單位的教學檔案、保管方式等，但有關教學檔案信息資源管理的制度不夠完善。建立有關管理制度的院校只有一半，部分高校根本沒有制定類似的管理制度，只有較少數高校正準備出臺相關制度，甚至有的高校根本不清楚相關管理制度。其次，機構設置方面。目前通常采用的是三級管理模式，主要是檔案室、教學部、院系教學單位。檔案室主要負責歸檔辦法和標準；教學部和院系教學單位負責收集、移交、整理、監管檔案資料。

其二，管理標準不統一。教學檔案管理需要有一套標準體系，能對數字化資源進行標識、存儲、交換、管理、檢索等統一規范。尤其是在先進的計算機網絡技術引入檔案管理中，標準體系的建立急需要解決。首先，在檔案系統管理軟件方面。檔案信息化管理軟件大致有單機版、網絡版和電子版文件管理集中類型，根據調查結果表明，大多數高校均采用網絡版，其功能具有多樣性、支持數據兼容等特點，逐漸成為流行。高校教學檔案的計算機管理已經基本實現，單機版和其他類型的檔案管理軟件使用的比較少[2]。其次，在檔案信息管理系統的運行模式方面。檔案館信息系統的運行模式大致有主機終端式、C/S式、文件服務器式、B/S式。主機終端式和文件服務器式的局限性比較大，使用范圍比較窄，基本不采用。C/S式和B/S式是目前最常用的兩種模式。其中C/S式交互性較強，適用于處理大量數據，但投資較大，維護成本較高；B/S式操作比較簡便，適合用在網上信息發布方面，但速度、安全等方面具有一定的局限性。在目前B/S式逐漸成為流行的檔案信息管理系統。

2.優化高校檔案信息資源現代化管理的策略

高校檔案信息資源是高校教育的有機組成部分，教學檔案信息資源建設和教育現代化需要同時進行，需要在內容、方式、手段、思想、管理等方面進行現代化建設。高校檔案信息資源的現代化管理主要是建立教學檔案信息資源與高校教育相適應的機制，以便推動高校教育功能和任務的實現[3]。

其一，加強前端控制，完善管理過程。前端控制的理論依據是文件生命周期，要求檔案管理部門從檔案形成的源頭進行控制，確保文件管理的質量，使得文件在各種階段中形成的管理成果能夠為后期的檔案管理提供有利的依據，從而實現文檔一體化管理。在現階段電子檔案大量形成的條件下，充分利用前端控制理論來規范教學檔案和歸檔范圍，確定采集時間和方式，判定保存價值，能夠有效的促使文件保存具有完整性、準確性。首先，需要在收集的過程中進行控制。由于教學檔案來源具有相對分散性、內容比較豐富、種類多樣、形成過程具有周期性等特點，做好歸檔工作就是要把分散在各個部門的教學檔案信息資源進行全面收集。明確歸檔和不歸檔的范圍以及歸檔時間。其次，在整理過程中進行控制。需要制定出分類方案，確保院系和其他保管部門能夠根據統一的規范進行整理，移交檔案。另外，還需要確定檔號，將所有移交的教學檔案在統一檔號下進行系統的保存。

其二，建立完善的信息資源庫，進行整合管理。教學信息資源比較龐大，要實現教學信息資源處理的有序化、資源交流的有序化、存儲的有序化，就需要建立基于現代網絡信息技術的教學信息資源庫。首先，需要做好總體規劃。其中目標規劃需要加強校內不同部門間的網絡系統和數據的有效整合，建立能夠滿足自身需求的教學檔案信息資源庫，做好數字教學檔案的歸檔和管理工作。在資源規劃方面需要推進教學檔案數字化建設的進程，對教學檔案的目錄數據庫建設需要重視，建立有效的教學檔案信息資源檢索和利用體系。其次，要做好標準建設。根據教育信息標準的基本精神，結合教學檔案信息資源工作的實際情況，制定統一的標準。標準建設需要滿足教學檔案信息資源的多樣性要求，還需要考慮到計算機軟件和硬件設備以及系統的更新換代等因素。

3.總結

通過對高校檔案信息資源現代化管理的現狀進行分析，有針對性的制定出相關優化策略，能夠促進檔案管理工作的開展，提高工作效率，有效的推動高校教育的發展。在優化高校檔案信息資源現代化管理的過程中，需要注重過程管理和控制，實現互聯共享。

參考文獻：

[1]胡鳳華.高校數字檔案信息資源整合交換的策略和應用[J].檔案學研究，2012，15（07）：14-15.

[2]周華東.試論高校教學檔案集成管理原則和運作[J].檔案學通訊，2011，14（07）：13-14.

[3]陳永生.檔案信息資源開發利用及其效益研究[J].檔案工作，2012，12（08）：16-17.