探究如何加快城市建設(shè)檔案管理信息化步伐

呂強(qiáng)

【摘要】本文重點(diǎn)提出檔案管理在城市建設(shè)發(fā)展中的重要作用，并且探究加快城市建設(shè)檔案管理信息化步伐的方法。

【關(guān)鍵詞】城市建設(shè)檔案；檔案管理；信息化

城市建設(shè)的發(fā)展離不開(kāi)城建檔案管理。城市管理可以直接從檔案管理體現(xiàn)出來(lái)，其主要表現(xiàn)為技術(shù)要求高、工作量大。在城市發(fā)展建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生一系列具有長(zhǎng)期甚至永久保存價(jià)值的資料及文件，這就要求檔案管理相關(guān)部門(mén)要將城建檔案進(jìn)行科學(xué)有效的收集、分類(lèi)、整理、歸檔，并且建立一套完整的管理體系。城建檔案管理不僅能夠?yàn)槌鞘形磥?lái)的擴(kuò)建、維護(hù)提供及時(shí)、有效的資料支持，并且能夠綜合不同階層對(duì)城市管理的評(píng)價(jià)，經(jīng)過(guò)收集、整理之后反饋給城建相關(guān)部門(mén)，從而優(yōu)化施工方案、優(yōu)化城建設(shè)計(jì)，減少不必要的投資，為城市發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

一、檔案管理在城市建設(shè)發(fā)展中起到的作用

（一）促進(jìn)城市未來(lái)建設(shè)發(fā)展。檔案管理促進(jìn)城市發(fā)展主要作用表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：一是能夠?yàn)槲磥?lái)城市發(fā)展提供動(dòng)態(tài)管理資料及科技資料，通過(guò)情報(bào)資料、書(shū)面、雜志、電子郵件等方式表現(xiàn)出來(lái)，為城市未來(lái)發(fā)展提供科學(xué)、合理的理論依據(jù)。二是通過(guò)城市各階層管理，為城市未來(lái)建設(shè)提供更加全面的服務(wù)。城建檔案作為城市發(fā)展的信息集合體，不同時(shí)期的城市建設(shè)、管理方式能夠幫助城建工作吸取過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)，從而更好地發(fā)展。通過(guò)檔案信息記錄各個(gè)階段的總結(jié)、研究，為未來(lái)城建工作提供更加先進(jìn)的管理模式。

（二）檔案管理是城市建設(shè)中的重要組成部分。一個(gè)城市的形象是通過(guò)城市文化建設(shè)體現(xiàn)的，一個(gè)良好的城市文化能夠提供人民的自豪感、使命感以及凝聚力。城市檔案正是城市文化中的一部分或者是子系統(tǒng)，而檔案室正是可以表現(xiàn)不同單位文化屬性的部門(mén)，檔案室作為檔案管理的重要場(chǎng)所，同樣也是不同機(jī)構(gòu)的信息中心。要充分發(fā)揮檔案室的作用，利用其文化屬性，就要將檔案室建立成一個(gè)集教育、文化、宣傳、服務(wù)為一體的管理機(jī)構(gòu)，讓其成為城市文化中心。通過(guò)檔案記錄城市文化面貌，從而提高城市文化的知名度及市民的使命感和榮譽(yù)感。

由于城市建設(shè)管理工作的多樣性、綜合性等特點(diǎn)，要求檔案管理要更加深層次地挖掘信息資源，以能夠最大化為城建工作服務(wù)為根本目的。檔案管理工作的展開(kāi)要以城市建設(shè)為中心，逐漸進(jìn)行完善、整合，開(kāi)發(fā)出全新的服務(wù)領(lǐng)域。并且檔案管理要充分利用先進(jìn)技術(shù)與方法，擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域及服務(wù)對(duì)象，最大程度上提高城建文化品牌形象。

二、加快城市建設(shè)檔案管理信息化的方式

信息化城建檔案管理是指城建檔案管理機(jī)構(gòu)利用信息技術(shù)，通過(guò)對(duì)城市信息資源廣泛利用及深度開(kāi)發(fā)，逐漸提高城建檔案的指導(dǎo)、接受、決策、管理、水平，從而加強(qiáng)城建檔案管理機(jī)構(gòu)的社會(huì)效益及經(jīng)濟(jì)效益的過(guò)程。信息化城建檔案要求管理形式信息化、管理環(huán)節(jié)自動(dòng)化、信息決策智能化、信息資料電子化。由于我國(guó)城建檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)較晚，其還處于初期發(fā)展階段，想要促進(jìn)城建檔案信息化必須要做到以下幾點(diǎn)：

（一）樹(shù)立城建檔案信息化觀念。信息化城建檔案管理建設(shè)是以城建檔案為基礎(chǔ)，運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行管理。信息化城建檔案同樣也是管理機(jī)構(gòu)未來(lái)的發(fā)展方向，其信息化管理的完善程度直接影響著檔案管理機(jī)構(gòu)在信息時(shí)代下的地位。如今，我國(guó)信息化城建檔案管理依舊在起步階段，這與社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展嚴(yán)重不符。所以，城建檔案管理工作必須摒棄傳統(tǒng)的管理方式及觀念，必須將城建檔案管理融入現(xiàn)代化城市建設(shè)中，正確認(rèn)識(shí)信息化城建檔案管理對(duì)城市建設(shè)未來(lái)發(fā)展的作用。根據(jù)城市發(fā)展實(shí)際情況制定一個(gè)符合城市發(fā)展檔案管理計(jì)劃，利用信息技術(shù)讓城建檔案更加透明、高效，最終使城建檔案管理能夠與社會(huì)發(fā)展、城市建設(shè)相適應(yīng)。

（二）建立信息化城建檔案管理配套設(shè)施。信息化城建檔案管理的配套設(shè)施是跟上社會(huì)發(fā)展、城市建設(shè)步伐的重要方式。如今，我國(guó)城建檔案建設(shè)的滯后性非常嚴(yán)重，例如應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)都與社會(huì)發(fā)展、城市建設(shè)不適應(yīng)。如今的信息化城建檔案管理的主要問(wèn)題在于：一方面，如今的信息化城建檔案管理還不夠完善，檔案資料庫(kù)無(wú)法開(kāi)發(fā)全部的信息，其廣度及深度無(wú)法滿足社會(huì)需求，并且對(duì)于信息化檔案管理的軟硬件投資無(wú)法與社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)；檔案管理工作人員無(wú)法勝任信息化檔案管理深度、廣度的要求。所以，根據(jù)這類(lèi)問(wèn)題，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)該借鑒國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，建立健全信息化城建檔案管理，加強(qiáng)對(duì)信息化管理的資金支持，為今后的信息化檔案管理發(fā)展提供良好的基礎(chǔ)，并且加大人才的引進(jìn)及工作人員的培訓(xùn)，讓其能夠更加適應(yīng)信息化檔案管理的需求。另一方面，針對(duì)城建檔案信息開(kāi)發(fā)利用問(wèn)題，在很多情況下檔案管理依舊存在很強(qiáng)的主觀性，使信息開(kāi)發(fā)價(jià)值、深度、服務(wù)水平都會(huì)受信息化管理者水平的影響。所以，在信息化城建檔案管理中要將其管理制度不斷完善，其信息決策要更加民主、客觀，避免“一人獨(dú)大”的情況出現(xiàn)。在管理者方面要施行“能者居上”的理念，確保管理者的素質(zhì)過(guò)硬，保證信息化城建檔案管理的合理性。

（三）樹(shù)立城建檔案信息化的社會(huì)觀念。想要樹(shù)立信息化檔案社會(huì)觀念，要求檔案管理機(jī)構(gòu)不僅要做信息收集工作，而且還要加強(qiáng)檔案管理的督導(dǎo)工作，通過(guò)分析、研究檔案管理問(wèn)題，進(jìn)而優(yōu)化城建檔案管理制度。

總之，未來(lái)城建檔案管理會(huì)更加公開(kāi)化、全面化，為社會(huì)提供更加真實(shí)、可靠的信息，因此我們必須樹(shù)立一種檔案管理的社會(huì)觀念，把城建檔案管理發(fā)展當(dāng)作每一位公民的義務(wù)，從我做起、從大眾做起。

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