對圖書檔案管理創新的思考

宋輝

【摘要】現階段我國圖書檔案管理工作中出現了檔案意識薄弱、管理滯后等問題，嚴重影響了我國圖書檔案管理工作的發展。本文主要分析了我國現階段圖書檔案管理存在的一些問題以及現狀，還有國外圖書檔案管理工作對我國的啟示，對我國圖書檔案管理工作提出了幾點創新建議。

【關鍵詞】圖書檔案； 管理； 創新

隨著社會經濟的發展、圖書改革的深入，圖書檔案管理工作面臨著越來越多的問題。圖書檔案工作對新形式下人才隊伍的培養以及建設有著非常重要的作用，同時它也是了解信息的重要來源。目前，圖書檔案管理工作呈現出許多弊端，舊的管理方式已經不能適用于新形勢下圖書檔案的發展需要。

一、我國圖書檔案管理的現狀

我國的檔案管理起源于革命時期，我黨和我軍為了選拔人才，根據個人的經歷和事跡作為選拔干部的條件，逐步建立了以德才智為基礎的干部檔案管理制度。建國以后，這套制度逐漸完善。圖書檔案管理包括職工檔案管理和圖書檔案管理。主要的內容包括檔案的收集、歸檔、保管、傳遞等方面的工作。到了改革開放的初期，我國的檔案管理工作已經有了一定的規模，制度體系基本建立，但是手工操作還處于主要階段。

到了21世紀，圖書檔案面臨著兩個極端：第一個就是人們對于檔案資料有種神秘的認識，把它看得非常的重要，比如里面的信息材料就對個人檔案起著很關鍵的作用，其中有一點偏差，就會對個人的發展有一定的影響。第二個極端就是很多圖書管理人員對圖書檔案不關心不重視，處理資料也帶有一定的隨意性，“棄檔族”也大有人在。隨著時間的推進，圖書原有的一些檔案管理模式已經不能適用于新形式下的發展，嚴重地影響到了我國圖書檔案管理工作的進程。

二、我國圖書檔案管理存在的問題

（一）理解性差，認識達不到一定的高度。目前，許多人認為圖書檔案管理工作沒有實質上的意義，它只是保管一類的工作，沒有多大的技術含量，認為只要保管好資料即可，只要需要的時候可以查詢得到圖書資料就可以了。對圖書檔案管理工作覺悟性差，忽視了它在圖書管理中的重要作用，導致人員、經費等情況沒有足夠的保障。

（二）檔案管理工作方式單一落后。在檔案管理工作中，并不是所有的圖書都有一套完整而獨立的圖書檔案管理軟件，很多中小型單位還是依靠手工編輯和檢索來管理的，這種情況就很容易造成檔案歸檔的不及時以及資料遺漏，造成資料收集的不完整。

（三）多頭管理影響圖書檔案的完整性。由于圖書在多個單位流動，致使圖書檔案的多頭管理跟不上圖書移動的節奏，這樣就容易造成記錄收集的不完整，圖書檔案管理的信息未隨著圖書的流動而跟進記錄，影響圖書檔案管理工作的進程。造成了管理工作的遺漏，比如“丟檔”“斷檔”等問題的出現，影響了圖書檔案管理的完整性。

（四）管理檔案工作的人員緊張。我國圖書檔案管理工作有著專業性、機密性等特點。需要專人去保管，但是在實際的操作中，圖書管理人員編制不夠充足，對這方面的管理工作也不是太重視，很少培養專業人員去從事檔案管理工作，認為沒有必要大費周章地培養專業人才，只需要利用兼職人員去看管這些資料就可以了，大多數的圖書檔案管理工作還停留在原始、粗放的工作層面、即“你送我裝”“你借我調”，毫無一絲技術含量可言。即使購買了圖書檔案管理軟件，但是由于缺乏專業的技術人才，沒有充分地發揮大數據知識的應用，致使檔案管理工作仍處于初始階段。

（五）檔案管理傳遞方式不規范。目前我國圖書檔案管理還存在著許多不規范的問題，比如傳遞問題尤為嚴重。圖書在傳遞的時候，圖書檔案資料并沒有隨著流入新的圖書或工作單位。調動圖書檔案，不填轉遞單、不經過密封就讓人自己拿走，就很容易造成資料的丟失、篡改。而且跟進記錄工作存在缺失，常常出現“檔在人不在”“人在檔不在”等現象，嚴重地影響了我國圖書檔案管理工作的規范性。

三、我國圖書檔案管理的建設與對策

（一）健全圖書檔案管理制度，規范化統一管理。圖書檔案是圖書真實信息的主要來源。關乎圖書的信息的完整性，目前我國圖書檔案管理還存在著很多的弊端，比如檔案遺失、篡改等問題，這就要求我們去完善檔案管理制度，進行統一的管理。嚴格把關材料的歸檔、保管、傳遞，并制定明確的原則、基本的程序和注意事項。

（二）加強人員隊伍建設，實行專業化管理。培養專業高效的技術人才，提高檔案人員的工作素質和業務素質等等。及時更新傳統觀念，做好材料的歸檔、保存、傳遞等工作，確定基本的工作流程、工作原則和注意事項，實行高效、專業化的管理

（三）加強圖書檔案的信息化建設。目前我國大多數圖書仍舊實行的是手工操作和檢索作業，沒有充分地利用大數據給我們帶來的便捷。所以檔案的信息化管理是目前檔案管理工作的重要任務。檔案管理人員要及時錄入圖書的基本信息，做到實時更新。并對檔案信息進行維護和更新。不斷地提高圖書檔案的信息化水平和服務質量，提高檔案管理的快捷性。

（四）積極調研、獻計獻策、合作共享。 圖書檔案工作者要深入一線進行調研，了解人們對檔案信息的要求，有目的地從檔案材料中挖掘有價值的信息，開展編研工作，編制多種檢索工具，為科研、領導決策提供主動服務。同時，了解和研究檔案利用的各種反饋信息，加強管理，提高檔案利用率。打破單位與單位之間的界限，加強與各級圖書館的信息聯系，互通檔案信息，以滿足教學、科研需要，逐步實現檔案信息資源共享。

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