淺談如何搞好企業(yè)檔案利用服務(wù)工作

秦詠梅

【摘要】檔案利用工作的好壞，會(huì)直接影響檔案事業(yè)的生存和發(fā)展，只有確立這樣的思想認(rèn)識(shí)，才能使檔案與檔案工作發(fā)揮其應(yīng)有的社會(huì)作用。因此，創(chuàng)新檔案利用觀念、創(chuàng)新檔案利用模式，增強(qiáng)檔案服務(wù)意識(shí)、充分開發(fā)利用檔案信息資源，創(chuàng)造性地開展檔案工作，才能使整個(gè)檔案工作充滿生機(jī)和活力。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)檔案；利用；服務(wù)

一、培養(yǎng)良好的職業(yè)道德，不斷加強(qiáng)檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

愛崗敬業(yè)、培養(yǎng)良好的職業(yè)道德是做好檔案工作的前提。檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，這就要求管理人員要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、樂于奉獻(xiàn)的工作精神。企業(yè)檔案管理人員還應(yīng)樹立正確的人生觀、價(jià)值觀，樹立全新全意為企業(yè)生產(chǎn)和發(fā)展服務(wù)的思想、愛崗敬業(yè)、勤勤懇懇，不計(jì)名利，在平凡中創(chuàng)造不平凡。

檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性勞動(dòng)，是檔案與利用者之間的媒介與紐帶，因此，檔案工作者要不斷加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，熟悉企業(yè)檔案工作的相關(guān)法律、法規(guī)和各種規(guī)章制度，不斷提高檔案工作的專業(yè)理論知識(shí)，學(xué)習(xí)掌握國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，如學(xué)習(xí)《文書實(shí)務(wù)》《檔案編纂學(xué)》《檔案技術(shù)保護(hù)學(xué)》《計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)》等，了解、掌握《文書檔案的歸檔范圍及保管期限》等，從而保證企業(yè)檔案管理水平的提高。還要利用一切機(jī)會(huì)，積極參加各類檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，了解本單位的業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高檔案業(yè)務(wù)水平，以構(gòu)建多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)出復(fù)合型的管理人才，以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。

二、明確檔案服務(wù)方向，端正檔案服務(wù)態(tài)度

檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，因此，檔案工作在明確服務(wù)方向的同時(shí)，還必須有堅(jiān)定的服務(wù)思想和良好的服務(wù)態(tài)度。首先，檔案工作者要破除“檔案工作無關(guān)緊要”的觀念，樹立有所作為的思想。雖然檔案工作在各行業(yè)中僅是個(gè)“配角”，同時(shí)效用是隱性的，信息是潛在的，不容易引起領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，在這種情況下，檔案工作者必須破除“等、靠、要”等舊的思想觀念，敢于創(chuàng)新，爭(zhēng)取主動(dòng)，變“配角”為“主角”，以突出的貢獻(xiàn)爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視和關(guān)懷。其次，檔案工作者要隨時(shí)了解新時(shí)期利用檔案的需要，研究利用工作的新情況 、新特點(diǎn)，解決利用工作中的新問題。在提供利用的方式、服務(wù)手段以及利用工作制度方面，進(jìn)行一系列的改革和新的建設(shè)。再次，檔案工作者要解放思想，更新觀念，切實(shí)樹立一種開放的、主動(dòng)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的、注重檔案效益的新概念，增強(qiáng)自身的服務(wù)能力。由于檔案室所保存的檔案內(nèi)容豐富，利用者不可能詳盡了解，因此要求檔案工作者要具有主動(dòng)精神，必須積極主動(dòng)地開展服務(wù)，使服務(wù)工作處于最佳狀態(tài)。在利用服務(wù)過程中，我們要注意服務(wù)的效益和工作態(tài)度，有一個(gè)好的工作作風(fēng)，真正做到想生產(chǎn)之所想，急企業(yè)之所急。

三、熟悉室藏檔案，提高檔案利用率

檔案工作者要熟悉檔案室所保存的檔案，做到“如數(shù)家珍”，這就要求檔案工作者在平時(shí)的檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等日常工作中，有意識(shí)地了解檔案情況，特別是通過編制各種檢索工具和開展編研工作系統(tǒng)地掌握檔案室內(nèi)檔案的內(nèi)容和成分。熟悉檔案存放的位置，熟悉每一卷檔案形成和整理的狀況，以及卷與卷之間的有機(jī)聯(lián)系，熟悉檔案的利用價(jià)值。只有真正了解了檔案內(nèi)容才能減少查閱調(diào)卷的盲目性，提高查找檔案的查全率和查準(zhǔn)率，提高檔案利用率。

四、了解需求，做好檔案利用預(yù)測(cè)工作

企業(yè)對(duì)檔案利用的需要是多方面的，不同時(shí)期、不同任務(wù)，對(duì)檔案的需要也有所不同。因此，檔案工作者可通過利用統(tǒng)計(jì)分析、直接征求利用者的意見或深入生產(chǎn)、科研一線采用座談、訪問等形式認(rèn)真、深入、客觀地調(diào)查研究，了解利用需求，做好檔案利用預(yù)測(cè)工作，以便積極提供服務(wù)，改變過去那種坐等上門的做法。

五、積極開展檔案編研工作，提高檔案的服務(wù)效率

檔案開發(fā)利用工作的好壞是檢驗(yàn)和衡量檔案工作水平的重要標(biāo)志。要做好檔案信息開發(fā)利用工作，使之充滿生機(jī)，充滿活力。檔案人員一定要改變那種墨守成規(guī)、安于現(xiàn)狀、坐等上門的服務(wù)方式。編研工作是檔案工作者主動(dòng)地、系統(tǒng)地、廣泛地提供利用服務(wù)的一種有效方式。其突出之處在于，工作成果的研究性、提供方式的主動(dòng)性、材料的系統(tǒng)性。廣大檔案工作者要拓寬服務(wù)渠道，根據(jù)室藏檔案編寫一些具有較強(qiáng)實(shí)用價(jià)值的資料，提高服務(wù)效率。對(duì)于續(xù)編性的編研材料，可根據(jù)材料積累規(guī)律，確立恰當(dāng)?shù)木幹浦芷冢皶r(shí)收集相關(guān)信息，在鞏固原有編研成果的基礎(chǔ)上，高質(zhì)量地完成續(xù)編工作如《大事記》《組織沿革》《全宗介紹》等；對(duì)于新編類型的檔案編研材料，可圍繞一定的題目范圍，根據(jù)不同部門的利用頻率編寫《工程文件匯編》《工資文件匯編》《電價(jià)文件匯編》《車輛批復(fù)文件匯編》《重要文件匯編》《工程項(xiàng)目簡(jiǎn)介》等匯編型的材料，集中提供具有較強(qiáng)實(shí)用價(jià)值的編研材料；還可和生產(chǎn)部門在深入研究的基礎(chǔ)上，共同配合合編一些具有重要參考價(jià)值的編研材料，通過對(duì)檔案信息的采集、分析、加工，使利用者直接獲得準(zhǔn)確、系統(tǒng)，具有較強(qiáng)實(shí)用性的優(yōu)質(zhì)信息，縮短收集的時(shí)間，提高工作效率，推進(jìn)企業(yè)各項(xiàng)工作的發(fā)展。

六、大力加快檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，為檔案管理的現(xiàn)代化提出了新的要求和良好的發(fā)展機(jī)遇，為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)，成為企業(yè)檔案管理與建設(shè)當(dāng)中必須全力超前思考和積極落實(shí)的問題。廣大檔案工作者要認(rèn)清形式，先走一步，努力掌握一些計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)應(yīng)用知識(shí)，逐步利用現(xiàn)代化設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)、分類、檢索、保護(hù)、開發(fā)、統(tǒng)計(jì)和分析，以速度快、準(zhǔn)確性高、提供多種檢索途徑，以滿足系統(tǒng)性和專題利用的需求。這項(xiàng)工作對(duì)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)工作的規(guī)范性要求很高，這就要求我們要扎扎實(shí)實(shí)做好基礎(chǔ)工作，為檔案現(xiàn)代化管理打好基礎(chǔ)。