檔案管理工作中存在的問題及措施分析

祁巧榮

【摘要】隨著檔案管理制度的不斷改革，我國的檔案管理工作取得了顯著的成績(jī)。但是，想要做好檔案管理工作卻不是僅僅如此，而是需要社會(huì)各界人士的共同努力與政府部門的耐心投入，對(duì)檔案管理工作中存在的問題及時(shí)進(jìn)行解決，并采取相關(guān)的應(yīng)對(duì)措施，以期提高檔案管理工作的整體水平。因此，本文對(duì)檔案管理方案中存在的問題及措施進(jìn)行詳細(xì)分析。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；制定規(guī)范；問題與措施

隨著社會(huì)主義思想不斷深入人心，政府有關(guān)部門的信息收集量也在不斷增加。檔案管理工作是開展社會(huì)活動(dòng)的主要依據(jù)，但是伴隨著各項(xiàng)檔案管理信息的增多，傳統(tǒng)的檔案管理模式存在著嚴(yán)重的漏洞與不足，對(duì)檔案信息的安全性造成一定的影響。因此檔案管理機(jī)構(gòu)想要更好地對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效完善，應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，從自身的實(shí)際出發(fā)，提高檔案管理人員的專業(yè)能力。由此可見，關(guān)于檔案管理工作的問題與措施的探討工作顯得至關(guān)重要，下文對(duì)檔案管理工作進(jìn)行了詳細(xì)分析。

一、檔案管理工作中存在的問題

現(xiàn)階段，我國在對(duì)檔案進(jìn)行管理中發(fā)現(xiàn)還存在許多不足之處，例如：方法比較落后，和實(shí)際存在差異等，下文主要從這兩個(gè)角度進(jìn)行具體分析。

（一）檔案管理方法相對(duì)落后。現(xiàn)階段，政府檔案管理工作存在的管理力度較為薄弱的缺點(diǎn)，其原因在于未建立完善的檔案管理工作隊(duì)伍。在我國的事業(yè)單位中，一般情況下，檔案管理工作由辦公室的勤雜人員負(fù)責(zé)，同時(shí)勤雜人員流動(dòng)較為頻繁，且專業(yè)素質(zhì)水平低下，無法對(duì)檔案管理工作進(jìn)行妥善處理，如發(fā)生某些方面的問題，甚至?xí)霈F(xiàn)問題拖延的現(xiàn)象，為事業(yè)單位帶來巨大的經(jīng)濟(jì)損失。首先，檔案管理人員對(duì)檔案的目錄號(hào)和類別號(hào)、全宗號(hào)以及案卷號(hào)未高度重視，在日常的工作中，經(jīng)常出現(xiàn)混淆的現(xiàn)象，并時(shí)常發(fā)生蓋錯(cuò)章或記錯(cuò)編號(hào)的問題。其次，在檔案管理工作過程中，缺少相關(guān)的檔案目錄管理索引，極容易出現(xiàn)目錄索引不全面或錯(cuò)誤的狀況，甚至年代相對(duì)久遠(yuǎn)的檔案，未有相應(yīng)的索引表，致使無法對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)的信息檢索，對(duì)檔案管理部門的工作效率造成一定的影響。最后，檔案管理工作的方法相對(duì)落后，例如：在實(shí)際的檔案管理工作中，使用紙質(zhì)檔案信息的管理方法，在管理過程中缺少相應(yīng)的安全性。但是，目前我國的大多數(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)均采用手工式檔案管理模式，利用人工完成檔案的收集和整理、編目以及檢索等工作，未與現(xiàn)代化的信息技術(shù)相結(jié)合，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下，錯(cuò)誤頻繁發(fā)生，不利于檔案管理工作的順利進(jìn)行。

（二）檔案管理工作與實(shí)際理念相違背。檔案管理機(jī)構(gòu)的檔案管理工作和檔案服務(wù)出現(xiàn)脫節(jié)的現(xiàn)象，而開展檔案管理工作的目的是為事業(yè)單位日常工作的開展提供便利條件，如將檔案管理工作只停留在表面，則無法發(fā)揮檔案管理工作的實(shí)用價(jià)值。目前，我國的檔案管理工作在類別上相對(duì)單一，僅對(duì)文書和戶籍檔案進(jìn)行有效的管理，而忽視聲像以及實(shí)物等檔案的重要性，從而使檔案管理制度的系統(tǒng)性和完整性特點(diǎn)造成一定的限制。另外，檔案管理制度不健全，也是檔案信息出現(xiàn)嚴(yán)重漏洞的主要原因，進(jìn)而無法為事業(yè)單位日常工作的開展提供相關(guān)的數(shù)據(jù)信息。

二、提高檔案管理工作的有效措施

（一）強(qiáng)化檔案管理制度，優(yōu)化檔案管理方法。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的快速進(jìn)步，檔案管理機(jī)構(gòu)為適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，應(yīng)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，使用相關(guān)的檔案管理軟件，使檔案管理的輸入和檢索等工作更加便利，從而使檔案管理工作更加地快速化、真實(shí)化。對(duì)此檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立完善的檔案管理系統(tǒng)，充分利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)提升檔案管理工作的效率。其次，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)做好管理人員的專業(yè)能力培訓(xùn)工作，使其能夠熟練地掌握現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)，將高新技術(shù)運(yùn)用至檔案管理工作中。最后，檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督，同時(shí)對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展方向和動(dòng)態(tài)進(jìn)行有效控制，確保檔案管理工作的實(shí)效性，從而才能更好地為事業(yè)單位的日常活動(dòng)開展提供相應(yīng)的服務(wù)保障。

（二）對(duì)檔案管理工作的職能進(jìn)行合理開發(fā)和利用。檔案管理人員應(yīng)對(duì)本單位的發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行充分了解，并對(duì)檔案管理工作的職能進(jìn)行合理開發(fā)和利用，從某種意義上來講，每一項(xiàng)檔案管理工作都有自身存在的價(jià)值。此外檔案管理人員應(yīng)意識(shí)到自身職責(zé)的重要性，對(duì)相關(guān)檔案信息進(jìn)行科學(xué)、合理、有序的編排，實(shí)現(xiàn)“死檔案”向“活資料”的轉(zhuǎn)化，從而更好地服務(wù)于事業(yè)單位，為各項(xiàng)工作的開展提供相關(guān)的數(shù)據(jù)參考。與此同時(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)還需結(jié)合先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立事業(yè)單位與檔案管理信息的共享平臺(tái)，使其能夠更好地進(jìn)行檔案管理咨詢工作，促進(jìn)事業(yè)單位的穩(wěn)步發(fā)展。

三、結(jié)語

總而言之，在信息化快速發(fā)展的今天，政府部門的檔案管理工作顯得愈發(fā)重要。但是，新階段的檔案管理工作中存在的問題，需要政府部門工作人員高度重視，積極配合相關(guān)問題的探討與研究，并針對(duì)存在的問題提出相關(guān)的解決措施，同時(shí)檔案管理人員應(yīng)提升自身的檔案管理意識(shí)。另外檔案管理機(jī)構(gòu)還應(yīng)提高管理人員的綜合素質(zhì)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)化的規(guī)范，促進(jìn)檔案管理工作的的順利進(jìn)行。

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