大數據時代檔案信息建設的認識和實踐

鐘小梅

【摘要】本文在概述大數據時代檔案信息建設的基礎上，闡述了大數據時代檔案信息建設的意義，隨后針對建設中的問題提出相應的對策。

【關鍵詞】大數據；檔案信息化管理；數據存儲

當前“互聯網+”政策的提出，移動互聯網、云計算、大數據和無可聯網等技術的快速發展和廣泛應用，以及信息的暴增，數據數量、類型和形態的不斷增加，逐漸形成了大數據時代。企業檔案信息資源包含著企業在發展過程中完整真實的記錄，包含著豐富多樣的數據信息，可以分為企業內部信息資源和外部信息資源，內部的信息資源包括人力資源、財務、設備、會議記錄等信息，外部信息資源包含政府文件、客戶資料等信息。企業的檔案信息化管理中有著海量的數據，如何對這些海量的數據進行大數據背景下的信息化建設，成為了首要考慮的問題。

一、大數據時代檔案信息建設概述

大數據時代的檔案信息建設即指企業使用云計算、信息處理技術和通信技術等先進科技將信息資源進行收集、處理和利用，將碎片化的信息進行整理分類之后再進行有效的存儲，統一使用標準的模式進行管理，用戶可以通過互聯網的方式對檔案信息進行快捷的操作，提高了資源利用率和共享能力。檔案信息建設中關鍵的是檔案大數據存儲系統的建設和檔案大數據挖掘利用支撐平臺的建設，以檔案數據為中心，建立分布處理、集中管理的存儲體系，具備良好的性能并能夠進行靈活的分配與配置，還具有模塊化建設和復制拷貝等功能，在存儲功能以外，實現檔案大數據快速的利用，可以使用開源的Hadoop架構，與結構化、非結構化的數據處理子系統相結合對海量結構化數據進行檢索、分析以及深度挖掘。

二、大數據時代檔案信息建設的意義

（一）信息抽取和查詢更為便捷。信息的爆炸式增長使保存下來的文件也相應地增長，在過去檔案信息依靠手工、卡片記錄時需要的信息往往會埋沒到不需要的數據，造成檢索能力的急劇下降，工作效率也被降低。此外，知識管理也是檔案管理發展的趨勢，當前用戶已經不滿足與局限在檔案文件的使用，更希望獲取的是檔案數據背后的信息和知識，使用人工的方式在紙質的案卷當中進行抽取是很困難的，在大數據時代不僅使用數據挖掘技術蘊藏可以對檔案中的信息進行挖掘和抽取，檢索也更為方便快捷。

（二）優化了檔案信息管理。對復雜繁多的檔案信息進行資源化和數字化的管理，取代過去的紙質文件，對原始檔案進行掃描和微縮等科技方式轉化到數據庫中，形成信息資源庫，再建立目錄索引可以對信息進行快速地查詢修改，實現企業檔案的優化和整合，極大地提高了工作效率。同時，也可以實現企業網絡和管理的一體化，檔案的信息管理要與企業的網絡建設相結合，將傳統面地面的檔案信息服務模式轉變為網絡服務，節省人力、物力以及財力資源，體現著技術層面與業務相融合的過程。

（三）提升企業的核心競爭力。企業的檔案信息建設是承載著珍存企業歷史信息的重任，不僅關系到企業的過去，也是為了企業的可持續發展。大數據時代的來臨為企業檔案信息建設提供了更為廣闊的空間。從另一方面來看，企業檔案也象征著企業的核心知識產權，核心知識產權正代表著一個企業的核心競爭力，雖然檔案信息不能再改變，但是可以通過提煉加工的方式形成企業本身的知識產權信息資源庫，突破傳統檔案信息管理的思維模式，可以對信息資源進行二次開發，制作多樣化的編研產品，促進了對隱性知識的開發和轉化。

三、大數據時代檔案信息建設問題及對策

大數據背景下，隨著信息社會的快速發展，信息化為企業的檔案信息建設帶來了巨大的變革，但是這個過程中依然存在著許多問題，檔案信息資源的開發利用方法有待進一步加強。

（一）發展不均衡。企業的資金充裕程度都是有區別的，而企業檔案的信息化建設正需要引入先進的技術和專業人才，配套相應的計算機和服務器等硬件設施，也需要投入資金用來建立檔案信息數據庫，還需要優化企業的網絡，對于各方面實力均較弱的企業，很難顧及到這些，使企業的生存發展面臨較大的困難。

（二）檔案管理觀念落后。企業的一些管理者沒有真正意識到建設檔案信息的重要性，只局限于引入檔案管理系統，而檔案管理系統只是一種工具，是整個架構中的一個模塊，亦或者覺得大檔案管理只是普通的管理任務，而沒有把它提升到一定的戰略高度，最根本的是要轉變傳統檔案管理的理念與方法，制定科學健全的管理制度來規范檔案信息建設。

企業首先要建立正確的檔案信息建設觀念，然后制定一個現代化的檔案管理機制，再根據實際的問題制定相應的方案，比如對于紙質的檔案可以建立相應的電子檔案進行雙重形式的保存，并保證兩者的一致性和同步性。

四、結論

大數據時代檔案信息化建設是對企業信息資源進行深度的開發利用，企業首先進行整體的規劃，以科學的目標為前提，使用現代化的科技改變落后的檔案管理觀念，進行檔案信息管理建設，進一步提高工作效率，推動企業健康蓬勃地發展。

【參考文獻】

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