關于事業單位檔案管理信息化建設與發展的探討

王月

【摘要】在事業單位檔案管理中，檔案管理信息化建設成為檔案工作中的重點，檔案管理模式打破了以往的事業單位傳統檔案管理方式，利用網絡簡化了檔案的管理流程，突破了時間、地域的限制，極大程度地提高了檔案管理的工作效率。根據事業單位的特點，檔案管理人員要認識到傳統模式的弊端及檔案管理信息化的必要性，提高檔案管理創新意識，改進工作方法，提高事業單位檔案管理效率。

【關鍵詞】事業單位；檔案管理；信息化

一、傳統檔案管理模式中存在的弊端

（一）認識上的不足。事業單位檔案管理人員在檔案信息化管理的認識上還不全面，認為傳統的檔案管理中并沒有出現較大的失誤，并且已經習慣于人工分類、收發、查詢檔案，認為沒有必要浪費金錢和精力建設信息化管理模式，這種思想普遍存在于事業單位檔案管理人員中，他們沒有學習新知識，思想較落后，跟不上時代的步伐。而信息化是所有單位發展的必然趨勢，事業單位只有普及信息化，才能推進自身健康長遠發展。檔案管理員之所以存在這種思想，是因為沒有意識到信息化管理檔案帶來的好處。

（二）信息化建設的障礙。信息化建設最大的障礙是經費問題，事業單位主要靠財政撥款，不像企業資金比較靈活，所以導致一些事業單位沒有實施檔案管理網絡化，硬件和軟件都比較落后，雖然思想上可能意識到信息化的重要性，但只停留在書面上，沒有去落實。這些都造成事業單位在檔案管理能力上越來越弱，導致日益增多的檔案堆積，從而在工作上受到制約。

（三）檔案管理人員素質不高。在網絡化、信息化的今天，大多數檔案管理人員沒有加強自身業務學習，無法做到與時俱進，管理素質的落后是目前大部分事業單位的普遍現象，而且多數從事檔案管理的人員不是專業的人才，對專業知識的學習力度不夠，在以往的業務培訓中也沒有認真學習專業知識，這就導致事業單位陷入一個有設備、無人才的尷尬處境。

二、事業單位檔案管理信息化建設發展前景

（一）提高檔案管理效率。檔案管理是事業單位的重要工作之一，在傳統模式的檔案管理工作中，主要靠檔案員手動完成檔案信息的錄入、分類、整理、查詢，對于綜合事務多的事業單位，檔案工作效率和質量遠遠不能滿足事業單位的需求，造成工作拖沓，信息不完善，并且事業單位檔案管理內容較雜，包括行政檔案、人事檔案及其它資料檔案等，如此龐大的工作量，在工作人員有限的情況下很難保證工作質量。而信息化管理檔案不僅能夠節省工作時間、提高工作效率，更能推進事業單位各項工作更快更好地發展。檔案員通過對檔案進行信息化管理，只需要輸入密碼便可以輕松地查閱資料、查詢檔案信息等，而且這一管理模式解決了地域、時間的限制，只要有網絡、有電腦就可以完成資料的查詢和輸入，隨時隨地進行檔案管理，極大程度提高了檔案工作的效力。

（二）提高檔案保存年限。事業單位傳統的檔案管理是將紙質檔案分類存放，根據文件重要程度決定其保存年限，年限久遠的檔案紙質資料有時會出現發黃現象，多次查閱還會造成檔案的破損或是遺失問題，從而引發許多麻煩。而新模式的檔案管理完全解決了這一弊端，除了紙質檔案，還增加了電子檔案作為輔助，可以輕松地完成查閱、收發等工作，并且保證了信息的完整性。

（三）提高檔案安全保密性。由于傳統檔案管理的局限性，需要查詢時只能由檔案管理員幫助翻閱，在事業單位檔案管理中，管理員收錄著單位的各項檔案，在查找的過程中還可能造成信息泄露。在運用信息化管理后，不僅可以在短時間內完成查詢工作，還可以有效地防止信息泄露，在信息安全方面得到有效提升。

三、檔案管理信息化建設需要解決的問題

（一）加大資金的投入。檔案管理信息化要得到有效的實施，必須保證資金的充足，要加強職工對軟件使用的操作培訓，在網絡化、信息化建設的背景下，事業單位要根據自己的實際情況，建立完善的信息化體系，提高檔案管理方面的能力，保證檔案管理工作跟上社會發展的步伐。

（二）加強員工培訓。事業單位應當重視檔案管理人員的專業能力的培養，組織培訓要保證取得預期效果，保障檔案管理人員具備專業素養，能夠將檔案管理得井然有序，充分發揮信息化管理的益處。在培訓方面，首先加強思想培訓，使職工意識到信息化管理的重要性和必然性，認識到網絡化管理可以節省工作時間，減少工作強度。同時加強管理人員的計算機軟件操作技能方面的培訓，可以通過考試考察所掌握的知識，從而提高工作人員的整體能力。

（三）構建信息化管理平臺。要有效地實施檔案管理網絡化，首先要建立信息管理平臺，其次要設置專人負責信息平臺的管理和維護，在平時的管理中能夠及時解決系統故障，減少硬件設施造成的影響，使檔案管理網絡化有效地應用到工作中。

四、結論

檔案信息化管理是事業單位檔案管理的最終目標，事業單位應重視檔案信息化，加強此方面的資金、精力的投入，并且在工作中不斷創新檔案管理辦法，建立符合本單位實際的網絡化體系，用先進的管理方式推進自身的發展。

【參考文獻】

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