關(guān)于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展的探討

王月

【摘要】在事業(yè)單位檔案管理中，檔案管理信息化建設(shè)成為檔案工作中的重點(diǎn)，檔案管理模式打破了以往的事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理方式，利用網(wǎng)絡(luò)簡化了檔案的管理流程，突破了時(shí)間、地域的限制，極大程度地提高了檔案管理的工作效率。根據(jù)事業(yè)單位的特點(diǎn)，檔案管理人員要認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)模式的弊端及檔案管理信息化的必要性，提高檔案管理創(chuàng)新意識(shí)，改進(jìn)工作方法，提高事業(yè)單位檔案管理效率。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；信息化

一、傳統(tǒng)檔案管理模式中存在的弊端

（一）認(rèn)識(shí)上的不足。事業(yè)單位檔案管理人員在檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)上還不全面，認(rèn)為傳統(tǒng)的檔案管理中并沒有出現(xiàn)較大的失誤，并且已經(jīng)習(xí)慣于人工分類、收發(fā)、查詢檔案，認(rèn)為沒有必要浪費(fèi)金錢和精力建設(shè)信息化管理模式，這種思想普遍存在于事業(yè)單位檔案管理人員中，他們沒有學(xué)習(xí)新知識(shí)，思想較落后，跟不上時(shí)代的步伐。而信息化是所有單位發(fā)展的必然趨勢(shì)，事業(yè)單位只有普及信息化，才能推進(jìn)自身健康長遠(yuǎn)發(fā)展。檔案管理員之所以存在這種思想，是因?yàn)闆]有意識(shí)到信息化管理檔案帶來的好處。

（二）信息化建設(shè)的障礙。信息化建設(shè)最大的障礙是經(jīng)費(fèi)問題，事業(yè)單位主要靠財(cái)政撥款，不像企業(yè)資金比較靈活，所以導(dǎo)致一些事業(yè)單位沒有實(shí)施檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，硬件和軟件都比較落后，雖然思想上可能意識(shí)到信息化的重要性，但只停留在書面上，沒有去落實(shí)。這些都造成事業(yè)單位在檔案管理能力上越來越弱，導(dǎo)致日益增多的檔案堆積，從而在工作上受到制約。

（三）檔案管理人員素質(zhì)不高。在網(wǎng)絡(luò)化、信息化的今天，大多數(shù)檔案管理人員沒有加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，無法做到與時(shí)俱進(jìn)，管理素質(zhì)的落后是目前大部分事業(yè)單位的普遍現(xiàn)象，而且多數(shù)從事檔案管理的人員不是專業(yè)的人才，對(duì)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)力度不夠，在以往的業(yè)務(wù)培訓(xùn)中也沒有認(rèn)真學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，這就導(dǎo)致事業(yè)單位陷入一個(gè)有設(shè)備、無人才的尷尬處境。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展前景

（一）提高檔案管理效率。檔案管理是事業(yè)單位的重要工作之一，在傳統(tǒng)模式的檔案管理工作中，主要靠檔案員手動(dòng)完成檔案信息的錄入、分類、整理、查詢，對(duì)于綜合事務(wù)多的事業(yè)單位，檔案工作效率和質(zhì)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足事業(yè)單位的需求，造成工作拖沓，信息不完善，并且事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容較雜，包括行政檔案、人事檔案及其它資料檔案等，如此龐大的工作量，在工作人員有限的情況下很難保證工作質(zhì)量。而信息化管理檔案不僅能夠節(jié)省工作時(shí)間、提高工作效率，更能推進(jìn)事業(yè)單位各項(xiàng)工作更快更好地發(fā)展。檔案員通過對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，只需要輸入密碼便可以輕松地查閱資料、查詢檔案信息等，而且這一管理模式解決了地域、時(shí)間的限制，只要有網(wǎng)絡(luò)、有電腦就可以完成資料的查詢和輸入，隨時(shí)隨地進(jìn)行檔案管理，極大程度提高了檔案工作的效力。

（二）提高檔案保存年限。事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理是將紙質(zhì)檔案分類存放，根據(jù)文件重要程度決定其保存年限，年限久遠(yuǎn)的檔案紙質(zhì)資料有時(shí)會(huì)出現(xiàn)發(fā)黃現(xiàn)象，多次查閱還會(huì)造成檔案的破損或是遺失問題，從而引發(fā)許多麻煩。而新模式的檔案管理完全解決了這一弊端，除了紙質(zhì)檔案，還增加了電子檔案作為輔助，可以輕松地完成查閱、收發(fā)等工作，并且保證了信息的完整性。

（三）提高檔案安全保密性。由于傳統(tǒng)檔案管理的局限性，需要查詢時(shí)只能由檔案管理員幫助翻閱，在事業(yè)單位檔案管理中，管理員收錄著單位的各項(xiàng)檔案，在查找的過程中還可能造成信息泄露。在運(yùn)用信息化管理后，不僅可以在短時(shí)間內(nèi)完成查詢工作，還可以有效地防止信息泄露，在信息安全方面得到有效提升。

三、檔案管理信息化建設(shè)需要解決的問題

（一）加大資金的投入。檔案管理信息化要得到有效的實(shí)施，必須保證資金的充足，要加強(qiáng)職工對(duì)軟件使用的操作培訓(xùn)，在網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的背景下，事業(yè)單位要根據(jù)自己的實(shí)際情況，建立完善的信息化體系，提高檔案管理方面的能力，保證檔案管理工作跟上社會(huì)發(fā)展的步伐。

（二）加強(qiáng)員工培訓(xùn)。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重視檔案管理人員的專業(yè)能力的培養(yǎng)，組織培訓(xùn)要保證取得預(yù)期效果，保障檔案管理人員具備專業(yè)素養(yǎng)，能夠?qū)n案管理得井然有序，充分發(fā)揮信息化管理的益處。在培訓(xùn)方面，首先加強(qiáng)思想培訓(xùn)，使職工意識(shí)到信息化管理的重要性和必然性，認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)化管理可以節(jié)省工作時(shí)間，減少工作強(qiáng)度。同時(shí)加強(qiáng)管理人員的計(jì)算機(jī)軟件操作技能方面的培訓(xùn)，可以通過考試考察所掌握的知識(shí)，從而提高工作人員的整體能力。

（三）構(gòu)建信息化管理平臺(tái)。要有效地實(shí)施檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，首先要建立信息管理平臺(tái)，其次要設(shè)置專人負(fù)責(zé)信息平臺(tái)的管理和維護(hù)，在平時(shí)的管理中能夠及時(shí)解決系統(tǒng)故障，減少硬件設(shè)施造成的影響，使檔案管理網(wǎng)絡(luò)化有效地應(yīng)用到工作中。

四、結(jié)論

檔案信息化管理是事業(yè)單位檔案管理的最終目標(biāo)，事業(yè)單位應(yīng)重視檔案信息化，加強(qiáng)此方面的資金、精力的投入，并且在工作中不斷創(chuàng)新檔案管理辦法，建立符合本單位實(shí)際的網(wǎng)絡(luò)化體系，用先進(jìn)的管理方式推進(jìn)自身的發(fā)展。

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