淺析信息化背景下高校檔案服務策略

周航

【摘要】本文對高校檔案服務存在的問題作了分析，提出了信息化背景下高校檔案服務對策，為提升高校檔案服務有效性打下良好的基礎。

【關鍵詞】信息化；高校；檔案服務；問題；對策

社會經濟日漸發展促使高等教育事業蓬勃發展，高等教育快速發展對于高校檔案服務工作提出了更高的要求，高校檔案服務工作至關重要。信息化時代日漸發展使得高校師生對于檔案服務需求越來越高，同時實際需求也呈現出個性化以及多樣化。高校需要結合信息技術，重視檔案服務工作，提升信息化水平，進而為高校師生提供更加完善、更加高效、更加便捷的檔案服務工作。但由于多方面因素制約使得高校檔案管理工作并沒有達到實際預期，實際服務工作中仍然存在著一些問題，直接地影響高校檔案服務有效性。

一、高校檔案服務存在的問題

（一）高校檔案服務數字化水平不高。科學技術日漸發展促使檔案管理工作中，運用數字化管理方式已經成為了潮流，高校檔案服務工作數字化也成為了重要發展趨勢。在進行現代化檔案管理工作過程中，雖然運用了計算機網絡技術，但是計算機網絡技術主要承擔記錄功能以及統計功能，實際上仍然有非常多的功能并沒有得到有效利用，這就需要進行科學的檔案管理，計算機軟件應用非常重要，高校檔案服務數字化程度并不高。

（二）高校檔案服務缺乏統一化標準。從目前發展來看，一部分高校已經開發了較為完善的檔案管理工作系統，但是各個高校在計算機選擇方面卻存在著非常大的差異，實際應用軟件也存在著非常大差異。雖然大部分計算機軟件系統存在著相似性，但是通用性以及兼容性卻相對較差，這就使得數據之間很難進行有效置換，信息資源共享存在著一定的障礙，因此，高校檔案管理缺乏標準性以及統一性。高校在進行檔案管理過程中，還需要重視檔案目錄管理工作，在進行檔案文件考查過程中，可以利用全文查閱方式來充分了解，但是檔案服務工作有效性并不高。

二、信息化背景下高校檔案服務對策分析

（一）有效整合高校檔案。高校在進行檔案服務工作過程中，需要重視檔案資料在其中的基礎性作用。結合目前高校檔案服務工作存在的問題，需要重視檔案主題的建設工作，這就需要有效整合檔案信息，提取檔案信息中的關鍵詞，這樣能夠為高校師生提供更加優質的信息服務，進而有效發掘檔案中存在的潛在性信息。高校檔案服務工作人員需要對檔案信息進行統一化整理以及分類，堅持檔案信息實效性，為高校師生提供更為優質的檔案服務。檔案管理工作人員可以結合檔案信息主題來進行分類，這樣能夠更加有效滿足師生需求，使之獲取更加準確的信息。總之，高校在進行檔案管理的過程中，需要重點突出檔案信息主體性，進而提升檔案服務廣度以及深度。

（二）有效利用現代化信息手段。為了能夠提升高校檔案管理工作的有效性，高校檔案管理工作需要符合時代發展需求，那么，現代化信息手段應用于檔案管理工作勢在必行。從高校檔案管理工作的角度分析來看，應用計算機技術進行檔案管理工作是現代化管理重要標志。在傳統檔案管理工作過程中，大多是采用紙質記錄方式，但是龐大數據卻無法有效記錄以及管理相關信息，這就需要充分利用電子計算機技術來進行資料數據的有效存儲，結合實際工作標準來構建檔案管理工作數據庫，提升檔案記錄工作以及存儲工作的有效性，同時還能夠更加有效地運用以及查找檔案信息，提升高校檔案管理工作效率。利用現代化信息技術能夠有效更新高校檔案信息，進而為實現高校檔案管理現代化提供保障。

（三）創新檔案管理工作制度。從高校的角度來分析，高校需要構建信息化檔案管理工作方式，這樣才能為高校師生提供更為優質的檔案服務。需要重視高校檔案管理完善工作以及創新工作，進而盡可能減少檔案管理工作中存在的失誤，堅持與時俱進原則，保證檔案管理與時代發展相一致。在進行檔案管理工作過程中，需要集中處理相關聯檔案，提升檔案管理工作的有效性。從事檔案管理的工作人員需要提升自身信息安全保護的工作意識，避免出現由于自身疏忽而造成檔案信息疏漏，為高校師生個人信息安全提供有效保障。

三、結語

信息化技術快速發展使得高校檔案服務工作呈現出數字化、科學化、網絡化以及信息化發展方向，這樣能夠實現資源數據的有效共享，進而為社會提供更加優質的服務。在實際發展過程中，高校的檔案服務工作呈現出聯合化、個性化以及市場化發展傾向，需要不斷優化檔案服務工作，轉變傳統服務工作理念以及服務工作方式，提升檔案服務管理人員綜合素質，構建更加完善的檔案信息化服務體系，提升檔案服務工作水平以及工作質量，為高校發展提供良好的保障。

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