淺析提高高校檔案過程管理質量的思考

陳莉萍

【摘要】對高校發展中的各項事業而言，高校檔案管理的質量具有非常重要的影響，在高校綜合管理中占據著十分重要的地位，研究探討提高高校檔案過程管理的質量十分必要。本文簡單介紹了高校檔案管理質量的價值，并提出了幾點提高高校檔案過程管理質量的措施，僅供參考。

【關鍵詞】高校檔案；管理質量；策略

高校檔案管理工作的質量直接關系著高校的運轉情況。隨著信息技術的快速發展，為了適應人力資源全球化的需要，高校檔案管理工作應當制定相應的措施，提高檔案管理人員的素質、實現檔案管理的信息化等等，來提高高校檔案管理質量，促進高校的正常運轉。

一、高校檔案管理質量的價值

高校檔案的質量與檔案價值的實現密切相關。隨著檔案質量的提高，檔案的開發價值也會隨之增加。所以，高校檔案管理者應當加強檔案質量的管理，為高校的基建服務、黨政管理、科研以及教育教學提供更好的服務，實現檔案的真正價值。

但是，我國當前的高校檔案管理工作中存在著很多的問題，嚴重影響了檔案的質量，主要體現在：檔案工作人員缺乏必要的檔案意識，業務水平也普遍偏低；高校檔案管理工作不夠規范，包括檔案保存不夠規范、檔案整理不夠規范、檔案收集不夠規范等等；高校檔案管理工作規劃不足。這些錯誤的理念、技術手段的落后都會對高校檔案管理工作帶來一定的阻礙性影響。

二、提高高校檔案過程管理質量的措施

（一）培養高素質的檔案專業人才，加強檔案管理團隊的建設。 隨著新時期背景下檔案事業的發展，對檔案工作人員提出了更高的要求，他們應當具備：1.較強的現代意識，以便通過現代的科技手段提供高質量的檔案服務。2.較高的業務素質，這對檔案管理工作的質量起著非常關鍵的作用。3.培養高校檔案工作者“愛崗敬業、誠實守道、服務群眾、奉獻社會”的職業道德素質。4.由于檔案工作屬于一項政治性工作，所以檔案工作者應當具有良好的思想政治素質。

要想將學校的學生檔案管理工作搞好，建立一支強大的檔案管理團隊勢在必行。檔案管理工作人員需要有過硬的專業知識、信息化技能以及強大的責任心和耐心。隨著高職教育形式的迅猛發展，學生檔案管理工作也隨之發生變化，這就需要學校對檔案管理工作人員定期進行培訓，使他們盡快掌握最新的現代化管理技術，用于學生檔案管理中。

（二）促進檔案管理工作的信息化發展。隨著網絡技術的快速發展，檔案管理的信息化程度也越來越大，這就對管理技術與管理設備等提出了新的要求。所以，應當將現代化的設備、技術等應用于高校檔案管理工作中。利用計算機、網絡查詢相應的信息資料，建立相應的檔案信息數據庫、用戶登錄查詢平臺，讓用戶快速檢索到自己需要的信息。信息化、現代化的管理技術與設備設備能夠加快檔案信息的檢索、處理、保存等操作，同時還能提高檔案儲存的時間、安全性，并大大降低了工作量，節省了大量的時間。

（三）強化檔案管理意識。大力宣傳學生檔案的重要性，提高檔案管理工作者的意識，讓他們認識到各種歸檔文件資料、歸檔材料的重要性，進而調動學校領導和學生積極配和，形成高職院校檔案管理工作的良好局面。高校領導應該將檔案管理工作納入學校的整體發展規劃中，使廣大教職工了解檔案相關知識以及重要價值，調動他們的積極性，使更多的教職工人員自愿參與檔案的收集、整理和保管等相關工作中。高校應當樹立“檔案是鐵證”的理念，讓學校的每一個員工都認識到檔案的管理關系到每一個畢業生的就業、工作等重要事宜，也對學校的名譽有很大影響。

（四）完善高校檔案管理體制。1.建立文書工作與檔案工作一體化管理機制，有利于統一領導、業務相互協調，充分發揮文書、檔案人員的主觀能動性。2.建立完善的高校檔案工作管理網絡，強化檔案基礎工作管理。3.成立校檔案工作委員會，強化宏觀管理，將校長分管檔案工作的單一管理體制轉變為齊抓共管集體決策的管理體制。

（五）增強為學生管理工作的服務。樹立高校檔案工作為學生管理工作服務的意識，進而激發學生管理工作在檔案管理工作中的主動性，進而圍繞學生管理對大學生檔案進行利用、開發、整理、搜集等，提高學生管理工作的制度化、規范化以及科學化。此外，由于不同時期下，學生管理工作的要求和側重點是不同的，所以應當根據學生管理工作的實際要求，來開展檔案活動。充分發揮大學生檔案在學生管理工作中的作用，并根據學生管理的不同需求，對檔案資料進行相應的開發，進而提供更好的檔案服務，展示專題檔案，開展相應的宣傳活動，充分利用大學生檔案，使它在學生管理中發揮更大的作用。

三、結語

總而言之，對高校檔案進行全方位的綜合管理，提高檔案管理工作者的業務素質、職業道德，建立一支高素質的檔案管理隊伍，強化檔案管理意識，完善高校檔案管理體制，加強檔案的信息化建設，促使高校檔案工作始終順應時代發展，提高高校檔案管理質量。

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