基層勞動保障監察案卷檔案管理存在的問題及對策

侯安文

【摘要】本文論述了基層勞動保障監察案卷檔案管理存在的問題，并提出相關的對策和改進措施。

【關鍵詞】基層；勞動保障監察；檔案管理；問題；對策

勞動保障監察案卷檔案是指勞動保障監察機構在依法開展勞動保障監督檢查和處理各類勞動用工舉報投訴案件過程中形成的，能反映案件真實情況、有保存價值的各種文字、圖表、聲像、證物等不同形式的歷史記錄，是整個勞動保障監察執法工作的經驗總結，它充分反映了勞動保障監察工作的業務技術水平和轄區內企業用工情況，同時，它也是勞動違法案件申請法院強制執行或涉嫌犯罪移送公安機關查處的原始憑據，是做好勞動保障監察工作的重要環節。為進一步促進勞動保障監察案卷檔案管理工作，現就基層勞動保障監察機構在案卷檔案收集、整理、歸檔存在的主要問題作一探討。

一、存在的問題

（一）案卷中執法文書制作中存在的問題。認真分析如下：

1. 執法文書制作內容表述不準或過于簡單。主要表現在引用法律法規不準確、不完整；執法人員隨意使用難懂的簡略用語、方言和口頭語，敘述事實邏輯混亂，表述不清；涂改現象嚴重，使檔案失去應有的原始性和可靠性，降低了其參考價值。

2.填寫勞動保障監察文書時空項嚴重。如各類文書的編號、簽發日期、負責人、經辦人簽字、行政機關名稱等空項嚴重或填寫不全，對文書的真實性和后期的檔案整理都造成了影響

3.卷宗內執法文書不全。如無投訴登記表、立案登記表、送達回執或結案報告等，如在辦理欠薪案件中，經常在辦案過程中因勞資雙方協商達成一致，案件了結，而執法人員多因事情已解決，思想松懈，疏忽對案件文書的完善，甚至出現連結案報告都不寫的現象。

4.案卷內文書裝訂順序不統一。由于沒有統一的裝訂要求，文書裝訂過程中存在隨意性，經常出現同類文書裝訂位置不同的現象。

（二）案卷收集、歸檔不規范。存在的主要問題如下：

1.勞動保障監察案卷歸檔范圍不明確，入檔歸檔不及時。長期以來對勞動監察案卷歸檔范圍、時效不明確。時效唯一可以依據的是《關于實施〈勞動保障監察條例〉若干規定》（中華人民共和國勞動和社會保障部令第25號），其中第四十條只是作了“勞動保障監察案件結案后應建立檔案，檔案資料應當至少保存3年”規定；對檔案資料歸檔范圍界限模糊，沒有明確的規定。而在實際處理案件過程中，所有材料都由承辦人掌握，根本不可能及時整理歸檔。等案件處理完畢后，經常出現部分材料漏報，甚至丟失，造成檔案材料不全，不能充分表達執法監督力度的可靠性。

2.證據材料收集不全，提取不規范。對依法所得的物證，如工資表、考勤表、繳納各項社會保險票據等復印件，未能注明來源，要求提供者簽名，單位蓋章、注明日期等，降低檔案材料的可信度。

3.檔案管理人員技術力量薄弱。一是基層勞動保障監察機構往往對檔案管理工作重視不夠，檔案管理人員多為兼職，職責不明確，在工作時不能夠兢兢業業、全心全意投入，對檔案業務知識了解甚少，對檔案的查閱、抄錄、復制、借出隨意。且針對勞動保障監察案件辦理流程復雜，過程周期長，需存檔保留資料量大的實際情況，在工作中，難免常出現各種漏洞、錯誤，泄密和丟失情況時有發生，造成檔案資料管理混亂，許多信息不能被有效地挖掘和利用。二是缺乏先進的檔案管理技能，檔案的存儲管理多使用紙張存放，極易損壞、流失，絕大部分工作都通過手錄完成，工作效率低。特別對執法過程中收集的大量影像資料，電子材料等缺乏專業的整理、保管方法，極易丟失，泄密。

二、對策和措施

（一）加強培訓，掌握技能。要選用政治素質較好、熟悉檔案管理工作、懂勞動保障法律法規、熱心于勞動保障監察工作和責任心較強的執法人員，擔任專職的檔案管理員。同時，要加強思想教育和業務學習培訓，使執法人員和檔案管理人員更好地掌握文書制作、材料收集的技能和方法，做到及時收集、定時移交，不斷提高業務水平。不斷加強檔案管理人員思想教育，使其深刻認識勞動保障監察檔案管理工作的重要性，嚴格遵守檔案管理的各項規章制度，杜絕在檔案管理工作中涂改、偽造、泄漏他人信息等嚴重問題的發生；

（二）完善各項規章制度。要按照《勞動保障監察條例》《關于實施勞動保障監察條例若干規定》《中華人民共和國檔案法》等有關規定，結合實際，制訂適合勞動保障監察工作的《檔案管理制度》《檔案管理人員崗位責任制》《檔案保管保密制度》等，對檔案的書寫、收集、整理、編目、裝訂、查閱等一系列問題作出具體詳細規定，使得勞動保障監察檔案管理工作有章可循，不斷加強勞動保障監察案卷檔案管理，有效保護和利用檔案，促進檔案管理工作的標準化和規范化；

（三）加大投入，實現勞動保障監察檔案管理信息化。積極開發勞動保障監察案卷檔案管理計算機軟件，對勞動保障檔案管理工作環境進行數字化、信息化改革，及時應用先進的科學技術進行檔案的記錄和管理，實現勞動保障監察案件辦理、檔案管理信息化。在建檔、調檔、歸檔過程中，全部使用計算機錄入、查詢，提高工作效率，實現從傳統檔案管理向數字化檔案管理的轉變。特別是應針對企業建立一種能夠及時更新、實時監管的電子檔案，根據“兩網化”建設要求，對企業建立一企一檔的電子化管理手段，及時匯總分析企業用工信息及勞動者的狀況，以便能夠實時了解企業用工動態，加強對企業用工的監督管理。

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