淺談電子文件對檔案工作的影響及對策

劉琛

【摘要】隨著我國信息技術和檔案事業的發展，陳舊的電子檔案管理方式已經不能滿足檔案管理的需要。檔案工作需要迎接信息技術的挑戰，采取解決的對策。

【關鍵詞】電子檔案；信息化

隨著我國信息技術的發展，電子文件開始作為一種新的檔案形式與傳統紙質文件形式一起形成歸檔的主要內容。新近頒布的國家標準《電子文件歸檔與管理規范》中，電子文件的定義為“電子文件是指在數字設備及環境中形成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。” 電子文件有兩個基本特征：第一，電子文件是由電子計算機生成和處理，其信息以二進制數字代碼記錄和表示，因此亦可稱為“數字文件”。第二，電子文件是文件的一種類型，應該具有文件的各種屬性，特別是要有特定的用途和效力。這是電子文件與其他數字信息的基本區別，也是電子文件與其他形式文件的共同點。

一、電子文件對檔案管理工作的影響

（一）隨著電子信息技術的發展，原始的傳統紙質文件形式已經不能滿足新形勢下檔案的需求。一種新的檔案形式——電子文件開始取代以往的文字材料。電子文件是擬稿者直接在計算機上進行擬稿、修改，可以馬上存儲到信息系統中，由專業檔案人員管理。

（二）電子文件可以通過計算機系統進行修改，存儲，復制。用計算機操作也非常簡單方便，不像整理紙質的文件分類方法繁瑣，復制存儲都不方便。

（三）很難劃定固定的保管期限。電子文件由于在計算機上制作方便，將產生比以往更多的文件，再加上信息和數據不斷地修改和補充，因此很難劃定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。

二、電子文件對檔案學理論的影響

（一）對檔案本質屬性的影響。電子文件法律憑證的作用還不明確。電子文件便于修改、復制，使能體現檔案原始記錄性的內容與形式特征不復存在。電子文件由于是在計算機上進行操作，所以沒有擬稿與印稿的區別，也沒有正本與副本的差異。電子文件可以隨意進行復制，所以電子文件是否具有法律效應還無從考證。

（二）對檔案整理歸檔原則的影響。傳統檔案的整理方式是按照同一個全宗和不同門類進行分類有序的整理，它源于全宗和順序。但是電子文件在形成過程中，不再嚴格依照傳統文件的形成方式而產生，電子文件的產生破壞了文件的本來順序。

（三）對檔案學理論研究內容的影響。以往的檔案學理論研究是以紙質檔案為主要對象，電子文件出現以后，檔案工作的對象發生了變化，其理論研究的對象都圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術、信息安全保護技術、計算機病毒防治技術等，都將成為檔案學理論研究必不可少的內容。

三、檔案專業應采取的相應對策

（一）由于電子文件具有反復簡單進行復制的特性，那么實施對電子文件的管理應該偏向于計算機軟件技術的管理戰略。比如將已經歸檔的電子文件由專業檔案人員標識為已讀，在已讀的狀態下，是不允許進行文件的修改的。這樣就能保護文件的原始結構，使電子文件與紙質文件一樣發揮原始憑證的作用。

（二）檔案人員專業知識結構應該順應信息技術的發展。檔案人員不僅僅要具備專業的檔案學的知識，還應適應信息技術發展的需要。加快檔案人員知識結構的變革，使傳統的檔案與計算機信息技術結合起來，更新觀念，與時俱進。

（三）電子文件載體多樣，從傳統的電子磁盤，光盤到現在的U盤，硬盤等。但是每一種載體都不容易長久保存，這對檔案工作者提出了新的挑戰。需要深入研究每一種電子載體的特性，進行相應的保管。對于需要長久保存的電子文件，需要定期進行復制，每次復制要進行記錄，以防數據丟失。

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