檔案管理改革新模式研究

裴永峰

【摘要】面對檔案管理面臨的困境，檔案管理單位應該充分利用現代信息技術手段對檔案管理模式進行革新，促進檔案管理事業的發展。本文主要從檔案管理所面臨的困境入手尋找新的管理模式，幫助管理單位提高檔案管理水平。

【關鍵詞】檔案管理；改革；新模式；研究

隨著社會的發展，人們對于檔案重要性的認識也越來越深入，學校要給學生建立檔案，醫生要給病人建立檔案，企業要給員工建立檔案，基本上各行各業，生活的方方面面都需要檔案，檔案在人們的生活中所起的作用已經超越了人們的想象。檔案眾多、信息海量、紙質檔案不易保存、信息易損壞或丟失等因素都給檔案管理工作帶來了極大的挑戰，面對這種形式，檔案管理者通過技術手段實現檔案管理的高標準智能化顯得尤為迫切，改革檔案管理模式有助于提高檔案管理的質量，保證人們的信息安全，對于檔案管理事業的發展具有重要意義。

一、檔案管理面臨的困境分析

（一）檔案管理意識淡薄。檔案是歷史信息的真實記錄，是一種珍貴的信息資源，但是人們對于檔案管理的認識存在很多誤區，許多單位沒有認識到檔案管理的重要性，沒有及時采取手段建立檔案或者對相關檔案進行信息的更新保存，造成信息的陳舊和新鮮信息的缺失，這是我國的檔案管理工作普遍存在的問題，這種現狀與管理工作者檔案管理意識淡薄具有直接的關系。由于檔案管理意識淡薄，管理觀念落后，往往使檔案信息得不到有效的利用，沒有體現檔案管理的實質性意義。

（二）檔案管理手段落后。我國大部分的檔案管理者不具備專業的檔案管理知識，沒有專業的檔案管理技能，只是通過單位舉行的簡單的培訓就踏上了工作崗位。這些管理人員對于檔案管理業務往往不夠精通，檔案管理能力低下，也不懂得及時革新管理手段，造成了檔案管理水平不高的現象。由于對于檔案管理認識的不足，單位往往不會投入過多的人力、財力來使用高科技手段進行檔案的管理，直接影響了檔案管理的質量。

（三）缺乏專業的管理人才。由于對檔案管理的重要性認識不夠到位，很多單位疏于對檔案管理人才的培養，很多高校沒有開設相關課程培養專業的具備檔案管理技能的高素質人才，因此造成了我國的檔案管理人才的專業素質普遍不高的局面。沒有專業的管理人才從事管理工作必然會造成檔案管理質量不高，嚴重阻礙檔案管理事業的發展。

二、檔案管理改革新模式研究

（一）加大教育投入，培養專業的檔案管理人才。缺乏專業的檔案管理人才是影響我國檔案管理質量的一個重要因素，要對現有的檔案管理進行改革就要從培養專業的檔案管理人才入手。檔案不僅只是對信息的保存，它對社會的發展和文化的傳承具有重要意義，我們應該充分認識到檔案管理的作用，在教育方面加大資金和師資力量的投入，在高校設置專門的關于檔案管理的專業，為社會輸送大量優秀的檔案管理人才，為提高我國檔案事業的管理水平，促進檔案管理事業的發展提供人力資源保障。

（二）強化檔案管理意識，提高信息獲取能力。對于檔案管理認識不足使得很多檔案管理者的檔案收集意識淡薄，不能及時更新檔案數據資料，造成重要信息的遺漏。為了改變這一現狀，相關單位應該著手努力強化管理者的檔案管理意識，讓管理者做到及時收集檔案，及時更新檔案，絕不遺漏任何有價值的信息。相關工作者要提高自身獲取信息的能力，熟悉信息的重要來源渠道，能夠熟練利用網絡技術通過網絡信息庫及時獲取有用信息來更新數據資料，提高檔案的管理質量，充分發揮檔案的信息服務作用。

（三）加強檔案管理培訓，提升管理技能。隨著社會的發展，人們對于檔案信息的需求也會產生巨大差異，檔案管理技術也會逐漸改進。檔案管理模式應該做到與時俱進，因時制宜，充分迎合時代特征，滿足人們的信息需求。為了保證檔案管理質量，相關部門應該定期邀請行業專家給檔案管理工作人員進行專業的培訓，幫助他們豐富理論知識，提高他們的業務水準，提升管理技能。通過培訓，檔案管理者可以及時獲得有用的檔案管理信息，借鑒別人的管理經驗，對于提高檔案管理水平具有重要的促進作用。此外，通過相關培訓，工作者可以了解到新興的檔案管理技術和管理手段，并將其應用到管理工作中，能夠有效地改善管理現狀。

（四）采用高科技手段，加強檔案信息化建設。隨著社會的發展，我國的信息技術得到了很大的突破，社會的信息化為檔案管理工作提供了很多的便利，也提出了更多的要求。為了提高檔案管理工作的效率和保證檔案信息的安全性，相關工作人員應該及時采用高科技手段服務于檔案管理工作，加強檔案的信息化建設，對檔案實行信息化管理。在當今社會，檔案管理工作者必須熟練掌握數字技術和網絡技術，能夠熟練操作計算機，將海量的檔案信息通過數字化手段進行保存，這種信息管理手段不僅具有高容量的優勢，還提高了管理工作的效率，保證了信息的安全性。當出于某種需求需要提取檔案的時候，工作人員可以通過電子信息檢索的方式及時獲取相關檔案資料，檔案的信息化建設將給檔案管理工作帶來極大的便利。

三、結語

在信息化時代，檔案管理應該順應時代的特征，將管理手段與現代科學技術相結合，提高檔案的管理質量，促進檔案管理事業的長遠發展，在最大程度上發揮它的服務功能。

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