淺談文書檔案信息化管理

王晶

【摘要】文書檔案管理是高等院校檔案管理的重要組成部分，隨著社會的發(fā)展，文書檔案的管理方式正逐步從傳統(tǒng)的人工管理模式向現(xiàn)代化、信息化、規(guī)范化的方向轉(zhuǎn)變和發(fā)展。文書檔案的信息化管理可以實(shí)現(xiàn)檔案的長期保存、快速利用和高效管理。本文分析了文書檔案管理信息化的優(yōu)勢，對如何加強(qiáng)文書檔案的信息化管理提出了幾點(diǎn)工作思路。

【關(guān)鍵詞】文書檔案；信息化；管理

文書檔案是高校檔案管理體系中重要的組成部分，記載著學(xué)校發(fā)展的歷史過程，客觀反映學(xué)校各類問題的處理、領(lǐng)導(dǎo)的決策、科研開發(fā)等工作的過程和成績。隨著信息化在學(xué)校的全面開展，各個(gè)高校都在建立自己的數(shù)字化校園，傳統(tǒng)的文書檔案管理已經(jīng)越來越不適應(yīng)高校現(xiàn)代化發(fā)展需要，對文書檔案進(jìn)行信息化改革已經(jīng)迫在眉睫。

一、文書檔案信息化管理的優(yōu)勢

（一）提高檔案歸檔人員工作效率。文書檔案進(jìn)行信息化管理不但會使文書檔案管理的流程運(yùn)轉(zhuǎn)更加迅速，而且改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式，工作方式更加便捷，工作效率得到了很大的提高。文書檔案采用計(jì)算機(jī)管理可以按照按件即時(shí)整理的歸檔方式，減輕了歸檔人員的工作量，提高了文件管理效率。文件資料的收集、存放、分類、統(tǒng)計(jì)等文件歸檔環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，無論是前期的文件起草還是后期的文件的傳遞，都變得簡單易行。

（二）提高檔案的查閱速度。文書檔案實(shí)施信息化管理，可以大大提高文件的查閱速度，加上計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，查閱人員不用來檔案室，文書檔案資源可以隨時(shí)檢索，只需在檔案管理系統(tǒng)中輸入文件的關(guān)鍵字或者文號就可以查到所需的資料，大大提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，也為檔案部門借閱減少了人力和物力資源。

（三）提高文件的傳遞速度和文件的安全性。高校檔案室每年的歸檔文件都是上一年度的文件資料，歸檔部門的兼職檔案員在日常公文辦理過程中，文件在傳遞過程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，不能及時(shí)歸檔，應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文件的傳遞和流轉(zhuǎn)，提高文件的傳遞速度和文件的安全性，同時(shí)可以通過檔案管理系統(tǒng)確定檔案的密級，也可以通過權(quán)限設(shè)置對查檔人員進(jìn)行操作的權(quán)限設(shè)置，確保文件的安全性。采用信息化管理文檔，省去了借閱登記、人力查找以及借閱歸檔手續(xù)，大大減輕了檔案工作人員的工作強(qiáng)度，同時(shí)也減少了對紙質(zhì)文檔材料的翻閱，提高了檔案管理利用的質(zhì)量以及文檔管理工作的效率。

二、如何加強(qiáng)文書檔案的信息化管理

（一）提高文書檔案人員綜合素質(zhì)。目前，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在各個(gè)行業(yè)的普及，越來越多的高等院校都在開展辦公自動化，學(xué)校文件的起草形成、流轉(zhuǎn)、修改、轉(zhuǎn)換、檢索、打印、統(tǒng)計(jì)等相關(guān)工作都可以在辦公自動化軟件中完成，這種現(xiàn)代化的文書管理技術(shù)，迫切需要文書檔案管理人員去掌握和使用。文檔檔案信息化是現(xiàn)代社會對文檔工作的必然要求，所以，高校從事文書管理的老師要結(jié)合本崗位的工作，努力提高計(jì)算機(jī)操作水平，邊工作邊學(xué)習(xí)，掌握涉及文檔管理的信息技術(shù)知識，努力成為綜合型的文檔管理人才。

（二）充分利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案。紙質(zhì)檔案的整理工作任務(wù)量大，利用計(jì)算機(jī)整理文檔，可以大大提高文檔整理速度。 以往的人工立卷，雖然都是按照《歸檔文件整理規(guī)則》的要求進(jìn)行文檔整理，但是每個(gè)人理解的不同，對每一個(gè)文件的分類不盡相同，影響案卷質(zhì)量，對檔案的查詢工作帶來不便。現(xiàn)在按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，文書檔案實(shí)行卷改件，文檔整理按件整理，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅省時(shí)省力，檔案利用效率提高，降低了人為因素在文書檔案歸檔工作的影響，又發(fā)揮了計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)點(diǎn)，提高了歸檔的工作效率。

（三）加強(qiáng)在職教育，提文書檔案管理人員整體素質(zhì)。傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識與檔案工作方法，已不能適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的新形勢，文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，學(xué)校負(fù)責(zé)文書的工作人員以及檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，由于現(xiàn)今文書類型和文書檔案種類和載體的多樣化，所以相應(yīng)的檔案管理的方法要隨著時(shí)代的發(fā)展不斷地更新。為了使文書檔案管理人員能適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的需要，要充分發(fā)揮高校從事檔案管理工作人員學(xué)習(xí)檔案信息化管理的積極性和主動性，努力提高高等院校從事文書工作人員的知識水平和業(yè)務(wù)能力。所以必須要對高校中從事文書管理的人員進(jìn)行在職的檔案信息化的培訓(xùn)，培養(yǎng)出一批既能掌握計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識的人才。

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的文書檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)人們的需求，辦公自動化普及檔案現(xiàn)代化的管理模式和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)已經(jīng)成為文書檔案信息化管理的重點(diǎn)，文書檔案的管理必須從傳統(tǒng)的管理方式向現(xiàn)代信息化管理的方式改變，從事文書管理的工作人員，要及時(shí)轉(zhuǎn)變工作思路和工作觀念，掌握現(xiàn)代化信息管理手段，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的信息化、現(xiàn)代化、規(guī)范化，才能滿足時(shí)代的需求。

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