檔案管理信息化是檔案管理的發展趨勢

馮克民

【摘要】本文論述了檔案管理信息化的意義，論證了檔案管理信息化是檔案管理的發展趨勢。

【關鍵詞】檔案管理；信息化；發展趨勢

檔案是各單位必不可少的信息資源。由于信息化迅速發展，檔案管理工作的內涵已經有了巨大的變化。檔案不僅成為了文化資源與知識資源，還成為了信息資源。隨著人類社會不斷向信息社會邁進，信息資源的戰略地位也進一步提升，人們普遍把信息與材料和能源并列，將它們共同視作對整個經濟社會發展具有決定性作用的重要戰略資源。這些都促使檔案信息的收集方式、管理方式與利用方式有了本質性的改變。傳統的檔案管理方式已不能適應當今世界計算機網絡信息化的發展，檔案管理信息化成為新形勢下檔案管理的發展趨勢。

一、什么是檔案管理的信息化

檔案是各單位必不可少的信息資源，檔案工作反映的是一個單位的歷史面貌，所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。也就是指通過檔案信息資源的數字化和檔案管理過程的網絡化，經系統加工和網絡傳輸后，實現檔案信息資源的合理配置和有效利用，最終實現檔案信息資源共享。這是一個長期發展的過程，在這一過程中，要不斷地利用現代信息技術裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現代化水平。

二、檔案管理信息化的意義

（一）檔案信息化建設是社會發展的必然趨勢。隨著人類社會不斷向信息社會邁進，信息資源的戰略地位進一步提升，處于改革開放關鍵時期的中國，社會與國民經濟信息化進程明顯加快，急需人們真正把信息資源化，把信息作為經濟社會發展的重要資源來進行管理。隨著時代的發展，傳統的檔案管理方式已不能適應當今世界計算機網絡化的發展，檔案管理信息化成為新形勢下檔案管理的發展趨勢。

檔案管理信息化建設是時代賦予檔案管理部門新的任務和使命，是檔案資料管理向檔案信息的一種轉化，是由單一的管理工作向社會服務性工作轉化的一個具體過程。檔案管理信息化，有利于檔案調取、檔案共享、人才隊伍建設等方面的工作開展，更符合我國現代社會的發展需求，也是檔案管理工作的最終發展方向。

（二）檔案信息化建設也是我國現階段工作的重要內容。《全國檔案事業發展“十二五”規劃》中一項重要任務就是：“貫徹落實國家有關電子文件管理、數字檔案館建設的文件精神，加強以計算機網設備和數據庫為主要內容的檔案信息化基礎建設；加快推進傳統載體檔案數字化、電子文件接收、重要數字信息采集等數字檔案資源建設；實施公共檔案信息資源共享服務工程項目，打造“一站式”檔案信息資源共享和服務平臺，為社會提供全方位的檔案信息服務。

檔案數字化工作的迅速發展，使檔案數字化的規模不斷擴大，檔案數字化對象也不斷豐富，不僅僅局限在紙質檔案方面，已經擴展到照片、圖像、錄音、錄像、電影膠卷、微縮膠片等各種不同種類載體檔案的數字化。檔案數字化作為一項檔案基礎業務的地位得到了確立。

（三）社會的發展促進和推動了檔案管理業務的變革。隨著檔案信息化的逐步推進和發展，以手工操作為主的傳統檔案管理方式已經難以適應新的信息環境，在歸檔、館藏建設、目錄編制、統計、編研、檔案信息開發利用等諸多管理環節都需要隨之而變。傳統檔案的載體形態開始向數字化形態過度，檔案管理的主要環境開始逐漸向數字環境遷移。檔案領域通過運用計算機技術開展檔案管理的各項業務工作，如利用計算機進行輔助立卷、全文的存貯與檢索、自動標引、編目、統計、借閱、庫房管理等，并能使傳統檔案管理的各個業務環節實現無縫銜接，大幅度提高檔案工作的效率和質量。

（四）檔案信息化可進一步完善檔案標準規范體系的建設。我國目前傳統檔案管理的標準規范相對健全，但在數字環境中，這些標準規范需要重新審視，相當部分的標準規范需要按照信息化環境的要求進行調整。文檔管理軟件的廣泛運用是導致文書檔案按“件”歸檔模式的直接推動力之一；文檔一體化、館室一體化、電子文件管理的前端控制都是檔案信息化在檔案集中管理層面的具體表現，這都直接導致了檔案累積、移交模式的變革創新；同時，對于實時歸檔、技術鑒定、存儲管理、載體轉換、權限控制、數據遷移、實時發布等大量新型業務內容，有賴于檔案管理乃至電子文件管理標準體系的建立與完善，這是檔案信息化工作的重點內容之一。這些都需要大量的標準規范來進行支撐。而“加強檔案法律制度建設，完善以《檔案法》為核心、符合我國國情并適應檔案事業發展需要的科學、縝密、配套的檔案法規體系。”也是《全國檔案事業發展“十二五”規劃》的首要任務。

（五）檔案信息化將為社會提供更多有效的資源和服務。國家檔案局提出建立“覆蓋人民群眾的檔案資源體系”和“建立方便人民群眾的檔案利用體系”。這是新時期給檔案信息化提出的任務目標和工作方向。

信息技術對檔案管理的作用是提高工作效率。檔案管理工作是十分復雜繁瑣的例行性事務工作，其中大部分都是基于經驗的重復勞動，但又是不可或缺的基本事務，需要占據管理人員的大量時間。檔案管理信息化可以極大地提高工作效率，使管理人員從日常的瑣碎的事務中解脫出來。實現信息共享。信息化以其先進的技術手段實現其最大范圍、最快速度的檔案信息資源共享。

檔案信息化又可促進信息資源利用最大化。傳統的檔案信息大都是以紙為載體的實物資源，不僅不便攜帶，更不利于傳遞。實現檔案信息化以后，各種信息資源不再以實物的形式出現，而是以磁信號和數字信號的形式出現，（下轉第63頁）（上接第84頁）這就極大地便利了傳輸和使用。而且應用各種功能齊全的管理軟件，還可以對現有檔案信息資源進行分析整理，實現真正的資源共享，為充分實現檔案信息資源利用最大化提供可能。

三、檔案管理信息化是檔案管理的發展趨勢

檔案管理信息化是檔案管理工作的重要發展趨勢，也是對傳統檔案管理工作的有效改革。信息技術及信息產業的飛速發展為檔案信息化帶來難得的機會同時也提出了嚴峻挑戰。檔案信息化是現階段檔案管理工作發展的重要戰略階段，實現國家信息工程的重要步驟，其意義深遠而任重道遠。信息化管理在提高了工作效率的基礎上，促進了檔案信息的交流和共享，促進了我國檔案管理工作的有效開展。因此，檔案管理信息化建設是檔案事業面對全球信息化浪潮的必然選擇。我們必須要不斷完善檔案管理技術，把握機遇、開拓創新，緊跟時代的步伐，以積極的姿態、有效的措施高效開發利用檔案信息資源，為國家檔案管理事業的穩步發展作出貢獻。