關于事業單位檔案管理創新的思考

文/黑龍江省龍江縣機構編制委員會辦公室 陶萍萍

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關于事業單位檔案管理創新的思考

文/黑龍江省龍江縣機構編制委員會辦公室 陶萍萍

【摘要】隨著電子技術的興起，檔案管理方式面臨巨大改革，事業單位及時對檔案管理進行創新有助于事業單位的高效運行。本文對當前事業單位檔案管理創新進行思考分析。

【關鍵詞】事業單位；檔案管理；創新

檔案是關于一個人過去現在的完整記錄，甚至影響著一個人的未來，其重要性不言而喻。由于事業單位人員眾多，難免在檔案管理方面存在疏漏，并且隨著科學技術的進步，檔案管理方式也面臨重大改革，信息化較落后的事業單位必然面臨檔案堆積混雜的困境，檔案管理創新勢在必行。

一、現今事業單位檔案管理存在的問題

（一）管理人員重視程度不足。由于檔案管理屬于后勤工作，很多人從心里便對這份工作有抵觸心理，認為檔案管理不過是閑職，沒有意識到方案管理的重要性，是事業單位檔案管理混雜的根本原因。檔案存放混亂、檔案信息更新過慢、出借檔案不能及時歸還等都時有發生。

（二）信息化程度不夠。傳統的檔案管理都是紙質版，紙質版檔案不僅占據空間大，而且對存放環境有一定要求，也不方便檔案的隨時取用。隨著科技的發展，現在事業單位大多采用電子檔案。很多事業單位由于資金短缺、管理觀念落后等種種原因，檔案管理部門只有少量的計算機及落后的軟件設備，這與現代化的發展水平是不相符合的，落后的技術水平導致了檔案檢索效率低下，信息更新慢。在這個信息科技的時代，落后的檔案管理方式必將被遺棄，如果不能及時改革不當的檔案管理方式，還會影響事業單位的正常運行。

（三）管理人員能力不足。檔案管理是一項技術性、專業性很強的工作。很多事業單位不重視檔案管理人才選拔，造成檔案管理人員專業素質不足，影響管理工作。電子檔案還需管理人員有一定的計算機操作水平，否則也將影響檢索工作的效率。

二、事業單位檔案管理創新方法

（一）提高檔案管理的重視程度。人們對檔案的重視程度直接影響管理檔案時的工作態度。如果不能從根本上轉變人們的觀念，無論多強硬的手段都很難實現檔案規范化管理。檔案對培養及篩選人才有重要意義。事業單位工作人員眾多，人才選拔很難依照長期觀察培養的方式進行，檔案成了篩選人才最重要的方式。

（二）提升管理人員專業素質。想要進行事業單位檔案管理創新改革，首先管理人員要具備創新意識，創新是一個國家、一個民族進步的不竭動力。隨著信息科技的發展，檔案管理形勢發生了很大的變化，電子檔案管理方式應勢而生。信息化管理使得事業單位檔案管理更有序地進行，也提升了檔案檢索速度，但電子檔案對管理人員有更高的要求。檔案管理人員不能只是單純的文檔收集、整理及分類管理，還需具備一定的計算機能力，檔案檢索軟件也需要相關專業人員進行編寫。檔案管理人員不但要有利用網絡進行檔案信息的應用開發的能力，還要有培養自己對新知識的補充和善于把知識轉化為對本單位提供有效服務能力，培養自己創造新理論、新技術的能力，以求變的態度和能力，適應信息技術快速發展和更新換代。

（三）加強檔案管理信息化程度。信息時代使得計算機技術和通信技術等高新技術快速發展，為人們的生活帶來便捷。新技術的發展為事業單位檔案管理提供很好的改革基礎，事業單位檔案信息化勢在必行。傳統的紙質檔案在管理儲存、查閱使用、歸檔整理等方面有很大的局限性，檔案的信息化管理可以有效地解決這些問題。電子檔案占據較小的空間，也不會發生紙質破損等問題。如果安裝相關信息檢索軟件還會大大提升檔案檢索能力，從而增加檔案的利用率。信息化還可以將原本死板的文字檔案加入表格圖片等信息，豐富檔案內容，也在一定程度上增加了檔案的真實性。檔案信息化能最快速地提高檔案更新速度，增加檔案的實用性。加強檔案信息化管理需要事業單位將檔案管理提升到日程中來，引進相關電子信息技術人才，最好兼有檔案管理能力，還需調配資金購買計算機等基礎設施進行檔案的保存。檔案信息資源合理配置，科學管理，使其實現數字化、標準化、系統化、網絡化，使之更好地服務于事業單位的發展。

（四）完善檔案管理制度。制定完善的管理制度是檔案管理創新的重中之重。檔案管理方式可以借鑒優秀事業單位檔案管理的成功經驗，但切忌照搬照抄。每個事業單位都有其不同的發展歷史，所處的發展階段也不盡相同，人員調動管理等方面都存在差異。不可邯鄲學步，反而限制了自身單位的發展。檔案管理制度必須嚴明，獎懲分明。由于檔案關系重大，檔案管理必須獎懲有章，檔案的丟失可能導致單位相關事項的運行混亂。所以必須有明確的規章制度約束管理人員。管理制度也不宜太過繁瑣，太過繁瑣的制度會使得檔案利用率大幅下降，也給管理工作的進行帶來諸多不便。信息化管理在簡化查找程序方面有很大的優勢。檔案管理制度要堅持約束的雙向性。檔案不能僅僅是領導者對工作人員的限制壓制，也是工作人員對領導者的監督檢查。檔案管理注重數據完整的同時還要注重真實性的管制。檔案要有其權威性，不能一方獨大，更不能允許管理人員任意篡改檔案資料。同時，檔案也需要有其保密措施。外部無關人員不得無故查閱單位發展決策相關檔案以及工作人員個人檔案，做好單位及工作人員信息的保護工作。

三、結語

現今激烈的社會競爭從根本上來講就是人才的競爭，而檔案是篩選人才的最基本方式之一。總之，提升管理人員對檔案管理的重視程度、培養先進全面的管理人才、加強檔案信息化管理，能有效地提升檔案的利用程度，進而推動事業單位創新發展。

【參考文獻】

［1］梁江華.淺談事業單位人事檔案管理的創新途徑［J］中小企業管理與科技，2013（03）：45一46.

［2］張玉曉.事業單位人事檔案管理的創新思路分析［J］中小企業管理與科技，2012（10）：56一57。