加強辦公室檔案管理的創新思路構架

文/江蘇省泰州市引江河河道工程管理處 褚玉美

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加強辦公室檔案管理的創新思路構架

文/江蘇省泰州市引江河河道工程管理處 褚玉美

【摘要】檔案管理工作的有效開展，可以為辦公室的管理決策提供科學的依據，有利于對于發展中的一系列問題進行分析和解決。本文首先說明了辦公室檔案管理的基本原則，然后分析了辦公室檔案管理工作中存在的不足，最后詳細闡述了加強辦公室檔案管理的創新思路。

【關鍵詞】辦公室；檔案管理；創新；人才；信息技術

一、辦公室檔案管理的基本原則

（一）規范、靈活的統一原則。眾所周知，事業單位的工作制度是完全按照國家的標準來制定與執行的，這也說明，事業單位的管理工作必須體現出一定的規范性與標準化。

（二）職責和權益兼顧的原則。在制定事業單位檔案管理工作的過程中，要首先明確工作職責與范圍。針對辦公室檔案管理工作而言，必須首先明白和清楚檔案管理工作的工作目標與任務，適當對檔案進行定期和不定期的指導和檢查等。

二、辦公室檔案管理工作中存在的不足

第一，對檔案管理工作缺乏足夠的重視。部分辦公室在開展內部管理工作中，對于檔案管理缺乏足夠的認識，相對于行政工作來說，檔案管理工作的開展上過于放松。這種思想意識上的不重視，導致了檔案管理工作的開展中缺乏足夠的支持和監管，檔案管理工作質量和效果難以得到很好的保障。

第二，檔案管理的條件十分有限。檔案管理工作的開展具有一定的系統性，并且是一個規模較大、耗時較長的長期性工作，對于相關基礎設施的需求較高，管理工作的開展難度較大，需要一個完備的基礎設施作為支持和保障。但是，部分辦公室的檔案管理條件較為有限，相關投入不足，不具備完善的檔案管理條件，檔案管理過程較為混亂，經常出現檔案資料的損壞和丟失，這對于檔案管理工作的開展來說是非常不利的。

第三，檔案管理人員綜合素質水平不足。辦公室的檔案管理工作囊括了多方面的內容，其對于管理者自身的管理水平有著很高的要求。一部分基層辦公室檔案管理隊伍普遍缺乏高素質的專業檔案管理人員，現有任職工作人員部分從其他科室或部門抽調任職，或是未經正規業務技能培訓，對檔案管理工作流程不熟悉，對相關法律法規了解有限，并且部分檔案管理人員是身兼多職，檔案管理工作的開展缺乏一個良好的人力資源基礎保障。

三、加強辦公室檔案管理的創新思路

（一）提高對辦公室檔案管理工作的重視程度。辦公室管理者要對檔案管理工作的重要性予以正確的認識，對于檔案管理工作的開展需求進行持續的滿足和配合。只有從思想意識角度，提高對檔案管理工作的認識程度，檔案管理工作的開展效果才能得到最大化的保障。在檔案管理工作開展的過程中，有關管理領導要強化自身的使命感和責任感，積極地對國家的政策方針進行學習，提高自身的服務意識，讓檔案管理工作的開展更加主動、高效。

（二）自覺完善相關檔案信息監管制度體系?？焖僦贫▽嵤┤聵邮降臋n案信息管理制度，盡快搭建起良性的檔案管理運行機制，可以說是提升現代檔案管理科學化水平的關鍵。作為檔案管理機構上級領導人員，需要對相應的法律規章制度進行修訂，確保及時在日常檔案管理實踐中產生預設的制度約束和政策導向能效。對于辦公室來講，想要完善檔案管理對應工作內容，就必須盡快實施檔案管理工作責任制，指導內部工作人員依靠職稱評定、業務績效綜合考核、表彰獎勵、責任追究等途徑，時刻激活干部職工日常管理工作的積極、主動、創造特性。

（三）加強對專業人才的培養，提高檔案管理隊伍的綜合素質。辦公室檔案管理工作的開展，需要一支高水平的檔案管理隊伍來執行和落實。針對當前辦公室內部檔案管理人員自身素質水平不高的問題，辦公室內部要定期組織相關培訓學習活動，提高在崗人員的專業知識技能水平，并且通過交流，提高管理人員的創新學習意識，更好地汲取先進的管理經驗，對于國內外先進的管理理論和技能進行全面的了解和掌握，從而更好地提高檔案管理工作的開展效果，更加有效地應對新時期單調的管理工作的挑戰。

（四）利用新媒體信息技術。一是夯實檔案管理信息建設的物資基礎。根據新媒體技術下檔案管理信息建設的新要求，著力完善改進和優化各種設備，為檔案管理信息化建設提供堅強的物資保障。同時加強檔案信息化管理網絡及軟件系統建設，進行檔案管理系統軟件升級優化，增強對檔案管理信息化建設的軟件系統支持。二是注重網絡查詢優勢。加強檔案信息管理的網絡平臺建設，構建權威的、互動的、便民的專業化數字檔案館，這樣可以極大地方便用戶查詢所需要的檔案信息，以此讓人們感受到檔案管理信息化帶來的方便，提升檔案工作在群眾心中的地位。三是發揮網絡宣傳優勢。通過網站、手機等媒介，利用微信公眾號、QQ、微博等新媒體，加強對檔案管理工作的一系列宣傳，如可以宣傳檔案工作動態、進展、成果，讓更多的群眾了解檔案工作的意義、作用，提升檔案管理在社會上的知名度和影響力。還可以利用這些新媒體開展系列互動活動，以群眾喜聞樂見的方式，讓檔案管理工作真正入眼、入耳、入腦、入心。

四、結語

綜上，我國辦公室檔案管理工作的開展中，很多問題是客觀存在的。在快速發展的經濟體系下，辦公室的檔案管理工作需要與時俱進地創新和改進，對于既有問題針對性地解決，更好地將檔案管理工作的效能充分進行發揮，促進事業單位的健康發展。

【參考文獻】

［1］關亮，陳玲玲.事業單位加強辦公室檔案管理的創新性研究［J］.辦公室業務.2013（23）.

［2］李海珠，都蕾.試論事業單位檔案管理的創新思路［J］.今日中國論壇.2013（10）.