疾控中心檔案管理信息化應用與研究

文/濟寧市疾病預防控制中心 孔祥錦

?

疾控中心檔案管理信息化應用與研究

文/濟寧市疾病預防控制中心 孔祥錦

【摘要】本文介紹了檔案管理信息化在疾控中心檔案管理中的應用，對檔案信息化管理進行了研究，分析了其中的不足之處并提出了解決方案。

【關鍵詞】疾控中心；檔案管理；信息化

隨著信息技術的快速發展，“互聯網+”已成為國家經濟社會發展的重要戰略。信息技術的便捷性與必要性愈發明顯，信息化成為了各行業發展的必然趨勢。疾控中心具有指導建立國家公共衛生監測系統以及對重大疾病的發生、發展和分布的規律進行流行病學監測等職責。在這些職責中，檔案管理的有效性和效率性具有重要的影響因素。疾控中心的檔案管理，是在疾病預防控制的現實工作中所積累形成的。疾控中心傳統的檔案管理模式有些已經落后，不能夠有效便捷地滿足當前快速發展的需要。疾控中心檔案管理的信息化已經成為了一種必然的發展趨勢。

一、檔案管理信息化應用

信息化是信息技術被高度應用的結果。信息化中信息資源能夠被高度地共享，可以使人的智力和各種社會資源被充分地發揮利用，并且能夠使個人行為、組織決策和社會運行達到一種合理化的理想狀態。信息化是以通信技術、網絡技術、數據庫技術為基礎的，匯總所研究對象的各要素至數據庫，供特定人群生活、工作、學習、輔助決策等，和人類各種行為相結合。信息化可以極大地提高各種工作效率，為推動人類社會發展提供了很大的技術支持與服務。疾控中心檔案管理是一項很復雜繁瑣的工作，涉及的范圍很廣。信息技術的出現為檔案管理工作提供了極大的便利。信息技術改變了以前工作落后的方式，減輕了檔案管理人員的工作負擔，加快了檔案信息化的過程，使其利用率得到最大化的體現。

（一）提高工作效率，縮減工作成本。傳統的檔案管理在收集過程中太麻煩，需要大量的人力物力。一是需要大量檔案管理人員手動記錄檔案，工作周期太長且人員浪費嚴重。二是需要更多的紙質材料，耗材成本太高。信息化的應用可以極大地改善這兩方面的問題，一是縮減工作周期、減少工作人員數量，二是降低耗材成本。這樣就極大地提高了工作效率，也提高了檔案的利用率。

（二）加快信息收集，優化管理模式。信息化使得檔案管理人員通過電腦等終端就可以對各種疾病的數據進行系統地收集、整理和總結。隨著“互聯網+”的快速發展，可以通過網站、微信、APP等收集到各種疾病的信息。這種新型的信息收集方法更加快捷高效，同時也優化了信息管理模式，可以及時地修改完善，保持了數據的實時性。

（三）節約存儲空間，實現電子存儲。傳統的檔案基本上是紙質版本的材料，存儲所用的空間面積比較大，保存難度太大，時間久遠的紙質檔案材料容易出現數據缺失，另外查找翻閱時耗時耗力。信息技術可以使檔案以電子的形式存于電腦的硬盤中，也可存入網絡數據庫，并可存儲在網絡云端中。這樣可使得空間更加節省，數據存儲更有保證，資料調取更加方便，更可實現數據的網絡共享。

二、檔案管理信息化的不足之處

疾控中心的檔案管理，是在疾病預防控制的現實工作中所積累形成的，為疾病預防控制人員研究各種傳染病流行規律、進行科研提供了重要的理論依據。然而在我國疾控中心的檔案管理中，信息化的應用還沒有得到很好地普及，而且信息化水平還比較落后，具體表現在以下幾個方面：

（一）信息投入不足，存在安全威脅。目前，由于信息技術的成本及各地區發展差異等原因，在檔案管理信息化建設方面的投入還遠遠達不到發展的要求。在數據庫的建設過程中還存在著很多的問題，包括數據錄入不完整、數據更新太慢、數據補充不及時、數據檢查不到位等問題。而且隨著信息技術的發展，網絡安全也受到了很多不穩定性因素的影響，包括網絡犯罪、網絡病毒、硬盤和云端服務器的工作壽命等，都威脅著檔案管理中數據的安全。檔案信息和網絡建設的形式不夠統一，信息管理的建設沒有統一的規范和標準，這樣嚴重限制了檔案的共享性，使檔案信息資源建設發展相對滯后。

（二）管理模式落后，管理意識淺薄。很多單位對檔案管理工作缺乏足夠的認識，對信息化發展不夠重視，缺乏統一的建檔管理制度，這樣嚴重阻礙了檔案管理信息化的發展。疾控中心的檔案管理關系到人民群眾的身體健康以及醫學的發展，很多單位只注重自身的發展，忽略了檔案信息化的作用。而且，在人員監管、責任分配、制度完善中，存在著很多的不足之處。另外，由于傳統的檔案管理是手工的，且常年累積的數據量太大，需要大量的人力物力和時間進行信息化的準確錄入，這樣存在著很大的難度。

（三）管理人員素質不足。隨著檔案管理信息化的發展，對于檔案管理人員的素質要求也越來越高。從總體上看，檔案管理信息化人員隊伍的整體素質相對偏低。由于檔案管理信息化是需要復合型人才，一要懂得檔案管理知識，二要懂得計算機、網絡通信等技術。這樣就使得可供選擇人才的數量較少，達不到新時代檔案管理信息化的需求。管理人員素質不足，使得在對傳染病信息進行管理錄入時容易造成錯誤，對數據采集也會因為能力欠缺而出現失真和偏差，這樣就給疾病的控制、預防、科研帶來了很大的困難。

三、檔案管理信息化解決方案

疾控中心具有指導建立國家公共衛生監測系統以及對重大疾病的發生、發展和分布的規律進行流行病學監測等職責。而檔案管理是其中的重中之重。要轉變觀念，用信息化思維梳理工作，用信息化手段解決問題，實現信息的整合，促進信息綜合分析利用。在信息系統規劃建設之初就要考慮到數據分析利用和系統的維護更新，改變重采集、輕利用的局面，將數據轉化為成果。要吸取教訓，高度重視信息安全，避免出現新的安全問題。加強中心網站和微信公眾號發布信息的審核。

（一）加大資金投入，加強安全管理。首先，應當加大對檔案管理配套設備的投入，包括硬件和軟件。硬件主要包括計算機、打印機、硬盤、服務器等，硬件必須保證具有良好的性能，且按時定期檢查硬件設備的可使用性，如有損壞需要及時更新或修復。軟件主要包括檔案管理的錄入、查詢軟件，以及網絡云端存儲的軟件等。對于數據的存儲，需要進行科學合理的選擇存儲載體。而且，為保證數據的安全性，還需要安裝一些性能較高的能夠保證網絡安全的一些必備軟件，例如殺毒軟件、安全衛士、防火墻技術以及數據加密技術等等。這樣可以積極地對網絡病毒和黑客攻擊進行防范，保證數據的安全性和保密性。另外，建立基于大數據標準采集、動態分析與互聯網應用融合的健康醫療工作新機制，為疾病控制發展“插上互聯網的翅膀”。

（二）完善管理制度，提高管理意識。疾控中心檔案管理信息化的制度應該以簡單、實用、高效為前提。疾控中心的領導以及各管理部門，根據自身的工作實際情況，再結合相關的法律法規，制訂出可操作性強、合理有效的檔案信息化管理制度，進而充分發揮管理制度的重要作用。通過開展會議、培訓等活動，讓疾控中心管理人員明確檔案管理的重要性，熟悉了解檔案管理工作的流程，熟悉檔案管理的要求和職責，便于檔案交接，進而實現信息交換與共享。檔案管理工作人員要改變陳舊的思想觀念，緊跟信息技術發展需要，樹立主動的服務意識，加強檔案管理工作的創新性。在檔案管理工作中，積極發揮檔案管理人員的主觀主動性，完善管理制度，提高管理意識。

（三）加強管理人員培訓。隨著檔案管理信息化的發展，對于檔案管理人員的素質要求也越來越高。想要從根本上把疾控中心檔案管理信息化做好，就需要對檔案管理人員進行有效合理的培訓，同時可以引進一些專業性更強的復合型人才。一方面要培訓管理人員的檔案管理的專業素養，二要培訓管理人員對計算機、網絡等的實際動手操作能力。這樣就會使達到需求的人員增多，在檔案管理信息化應用中就會發揮更大的作用。

隨著信息技術的快速發展，信息化已成為國家經濟社會發展的重要戰略。疾控中心檔案管理信息化順應經濟時代發展潮流，并且會對衛生系統的發展產生重大的作用。疾控中心檔案管理信息化應該從實際出發，以業務為根本，以需求為導向，不斷的改進創新，滿足社會需要，為疾控中心的發展和進步服務，為社會的和諧發展服務。疾控中心務必重視檔案管理信息化建設，積極采取相應的措施來解決不足，為人類社會的健康發展貢獻自己的力量。

【參考文獻】

［1］杜素芝.加強疾控中心檔案管理的方法和注意事項［J］.中國保健營養（下旬刊 ），2013，23（4）:2099-2100.

［2］辛占舉.信息技術在疾控中心檔案管理中的應用［J］.圖書檔案.2013（08）.

［3］劉瑛，郭宏.疾控中心檔案管理的信息化和科學化建設［J］.職業與健康，2014，30（15）:2193-2194+2197.

［4］吳峰.疾控中心檔案信息化建設的實施策略［J］.黑龍江檔案.2014（04）.