檔案管理的安全保密及信息化管理探討

文/南京腦科醫(yī)院 畢竟 吳言

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檔案管理的安全保密及信息化管理探討

文/南京腦科醫(yī)院 畢竟 吳言

【摘要】文章針對加強檔管理安全保密和信息化管理的重要性進行了分析，并提出了加強檔案管理安全保密和信息化管理的有效措施，旨在為檔案管理工作人員以及相關(guān)研究人員提供一定的參考。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；安全保密；信息化管理

現(xiàn)階段，檔案管理工作面臨眾多挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)遠遠不能夠滿足設計需求，難以保證檔案的安全性和保密性，如何加強檔案安全保密和信息化管理已經(jīng)成為困擾檔案管理人員的難題。因此，文章針對加強檔案管理安全保密及信息化管理的研究具有非常重要的現(xiàn)實意義。

一、加強檔案管理安全保密和信息化管理的重要性分析

檔案管理安全保密工作是以檔案資源為對象，信息技術(shù)、計算機技術(shù)以及網(wǎng)絡技術(shù)等為手段，以檔案工作為依托，以檔案管理學理論為指導，按照國家檔案行政管理部門以及檔案信息社會管理的實際需求開展檔案采集、保存、管理、開發(fā)以及利用的現(xiàn)代化、規(guī)范化管理過程。隨著信息化時代的到來，加快檔案信息化管理已經(jīng)成為一種必然趨勢，這樣才能夠充分地利用檔案資源，為國家和社會的發(fā)展提供強勁的動力。但是，檔案信息安全保密工作面臨眾多威脅，給檔案管理工作人員的工作增加了很大的難度，為了充分發(fā)揮檔案管理工作在檔案安全保密、信息化管理中的作用，就應該創(chuàng)建檔案信息安全管理體系。同時，檔案記錄國家及其服務機構(gòu)的重要歷史活動，和一般的信息存在一定的差別，其內(nèi)容可能直接關(guān)系到國家安全、國際機密等，尤其是政治方面、科技方面、軍事方面以及經(jīng)濟方面的檔案資料必須進行重點保護，一旦不法分子盜竊或者篡改上述信息，將會對國家、社會以及民族等造成無法估計的損失和巨大的危害，由此可見加強檔案管理安全保密和信息化管理工作的重要性。

二、加強檔案管理安全保密和信息化管理的有效措施分析

（一）提高檔案管理工作人員的保密意識。為了提高檔案管理的安全性和保密性，首先應該提高檔案管理工作人員的安全保密意識、責任意識，以此保證檔案管理工作人員能夠?qū)⒏嗟木蜁r間放在檔案管理安全保密工作上。同時，單位或者企業(yè)應該定期或者不定期地對檔案管理工作人員進行檔案資料保密課程以及行業(yè)發(fā)展形勢培訓，讓所有的檔案管理工作人員能夠及時、全面地了解行業(yè)檔案資料安全保密的手段以及新形勢，不斷提高其安全保密意識和技術(shù)水平。此外，還應該通過企業(yè)或者單位檔案安全保密水平和檔案管理工作人員薪酬相掛鉤的方式，然后創(chuàng)建科學的獎懲體系，如果檔案管理工作人員盡職盡責地做好自身的本職工作，并且檔案管理效果良好，企業(yè)或者單位應該給予檔案管理工作人員一定的精神獎勵或者物質(zhì)獎勵，相反則給予一定的處罰，這樣能夠充分的激發(fā)所有檔案管理工作人員的主動性，顯著提高檔案管理的安全性、保密性。

（二）創(chuàng)建科學的檔案管理安全保密制度。制度是保證檔案管理安全保密工作的重要依據(jù)，但是，由于我國關(guān)于檔案資料安全保密的法律法規(guī)尚不完善，一些不法分子利用法律空隙侵害或者盜竊企業(yè)或者單位的檔案資料，增加了企業(yè)或者單位檔案管理安全保密工作的難度。因此，現(xiàn)階段企業(yè)或者單位的檔案管理工作應該不斷加強信息化建設或者改造，更多地應用網(wǎng)絡技術(shù)、計算技術(shù)進行檔案資料的管理，創(chuàng)建科學、完善的檔案安全保密管理制度，充分發(fā)揮法律法規(guī)的權(quán)威性和強制性，對于惡意刪改或者盜取檔案資料的不法分子進行嚴厲的懲罰。因此，我國應該不斷的完善網(wǎng)絡、計算機關(guān)于檔案安全保密的法律法規(guī)，進而不斷完善檔案管理安全保密制度體系，為檔案管理工作人員加強檔案管理安全保密工作注入一支強心針。

（三）加強檔案傳遞過程中的安全保密管理。檔案資料在傳遞的過程中并不是單個部門或者企業(yè)獨立完成的，而是通過眾多部門相互配合協(xié)作完成的。因此，為了保證檔案傳遞過程中的安全保密性，必須做好檔案傳遞過程中的安全保密管理工作，檔案管理工作人員必須將國家與人民的利益放在首位，不斷提高檔案傳遞過程中的安全性和保密性，為實現(xiàn)檔案的信息化管理奠定堅實的基礎。

（四）防寫技術(shù)和加密技術(shù)的應用。為了提高檔案資料的安全和保密工作，就必須采取有效的技術(shù)手段，主要包括防寫技術(shù)和加密技術(shù)，對于防寫技術(shù)，該種技術(shù)的優(yōu)點在于將檔案資料設置成“只讀”模式，在該種模式下智能通過客戶端對信息進行讀取，但是不能夠?qū)n案資料進行修改，采用不可逆的技術(shù)進行檔案資料的保存，防寫技術(shù)的典型應用為一次寫入光盤和只讀光盤，只讀光盤只能進行信息的讀出，不能夠進行續(xù)寫和刪除信息，一次寫入光盤只能一次寫入，但是能夠進行多次讀取；對于加密技術(shù)，檔案信息化管理的核心思想對檔案資料進行加密管理，這樣在很大程度上能夠提高檔案資料的安全性，密碼技術(shù)是檔案安全技術(shù)的核心，能夠?qū)n案的資料處于不公開或者保密狀態(tài)，將機密的資料轉(zhuǎn)化成亂碼進行保存，這樣即使檔案資料被盜竊，沒有相應的密碼依然破解不了檔案信息，現(xiàn)階段，檔案信息化管理最常采用的加密技術(shù)包括對稱性加密技術(shù)和公鑰密碼算法。

三、結(jié)束語

總而言之，檔案管理工作一直是社會各界廣泛關(guān)注的焦點，特別是在信息化快速發(fā)展的今天，如何保證檔案資料的安全保密性，同時實現(xiàn)檔案的信息化管理，就應該充分認識到檔案安全保密管理和信息化管理的重要性，并采用各種有效的措施進行加強管理，以此達到檔案安全、保密管理的最終目標。

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