淺析文檔工作“五納入”在核電文檔管理中的作用

文/遼寧紅沿河核電有限公司 趙惠君

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淺析文檔工作“五納入”在核電文檔管理中的作用

文/遼寧紅沿河核電有限公司 趙惠君

【摘要】核電文檔管理作為核電項目管理的一項重要內容，對整個項目的安全、質量、進度、投資、技術、環境六大控制有著直接影響。紅沿河核電結合項目控制需求，建立并實行將文檔工作納入計劃管理、納入合同管理、納入項目管理、納入質保管理及納入績效考核“五納入”的管控機制，對核電項目文檔實行全過程管理，提升企業的文檔管理質量及水平。

【關鍵詞】文檔管理；五納入；核電項目管理

企業檔案工作規范（DA/T 42-2009）強調企業檔案工作是企業各項業務和活動的有機組成部分，明確提出企業檔案工作的“三納入”要求，即檔案工作應納入企業領導工作議事日程，納入企業規章制度及工作流程，納入企業部門和有關人員的經濟責任制或崗位責任制。

核電文檔管理作為核電項目管理的一項重要內容，對整個項目的安全、質量、進度、投資、技術、環境六大控制有著直接影響。遼寧紅沿河核電有限公司（簡稱“紅沿河核電”）結合項目控制需求，建立并實行將文檔工作納入計劃管理、納入合同管理、納入項目管理、納入質保管理及納入績效考核“五納入”的管控機制，對核電項目文檔實行全過程管理，提升企業的文檔管理質量及水平。

本文就紅沿河核電文檔工作的“五納入”進行了具體分析與總結。

一、納入計劃管理

作為紅沿河核電文檔管理的歸口部門，信息文檔處負責公司文檔管理體系的建立與運作，“文檔一體化”的統籌安排和全過程管控。通過將文檔工作納入計劃管理，跟蹤落實，保證各項工作的有序開展和穩步推進。

（一）制定并落實文檔工作五年規劃和年度工作計劃。為了對文檔工作進行全面部署，制定了《紅沿河核電文檔工作五年發展規劃》，為文檔管理工作提供依據和指導，并將五年規劃分別落實到每年的工作計劃中；將文檔工作納入工程建設的生產準備大綱和生產準備年度計劃，定期進行跟蹤、評估，保證計劃的落實。通過執行信息文檔處的月報和周例會制度，定期檢查各項工作完成情況，并對下階段工作任務進行部署。

（二）編制公司各部門歸檔計劃。為確保公司各部門在工程建設、生產運營管理等活動中產生的文件和記錄及時、完整歸檔，信息文檔處每年年初即制定并發布文件材料歸檔計劃，嚴密跟蹤執行。

（三）制定項目文檔移交計劃。由于紅沿河核電一期工程項目建設由業主遼寧紅沿河核電有限公司委托中廣核工程有限公司進行專業化管理，因此，業主公司與工程公司根據雙方簽訂的文檔移交總體計劃和歸檔細則，制定專項文檔移交審查流程、移交計劃，對文檔移交進度和質量進行控制；通過業主公司與工程公司每雙周召開的文檔協調會，及時協調解決項目文檔管理工作中遇到的問題，保證項目文檔移交工作的順利推進。

（四）編制文檔業務工作各專項計劃。為使文檔管理工作更加規范、有序，信息文檔處根據每年的重點工作，結合實際情況，編制文檔業務工作的各專項計劃，如文檔管理程序編制升版計劃、文檔培訓計劃、文檔培訓教材的編寫計劃、文檔工作流程和各類文件整理細則編寫計劃等，并組織落實，提高文檔業務水平。

二、納入合同管理

由于合同是合同項目各項工作的法律依據，合同雙方按合同條款的規定履行各自的責任。文檔部門將文檔管理納入合同管理，通過文檔條款的介入，明確了各承包商單位的文檔管理責任，為項目文件的規范化、標準化管理提供了保障，也為竣工文檔的順利移交奠定了基礎。

（一）將項目文檔管理要求納入總委托合同。在項目合同談判前期，文檔部門已會同各業務部門就項目總委托范圍內的文檔工作范圍、要求、工作內容、組織、質量及文檔移交等進行了溝通、商定，通過合同談判，在項目總委托合同中對工程公司的文檔管理工作加以明確。同時，在合同中通過專門章節、專門條款對相關內容加以細化，切實做到有法可依、有據可查、責任落實。

（二）將文檔管理要求固化到合同中。對由業主公司簽訂并執行的合同，通過編制并使用標準化的合同模板，文檔管理要求被固化到合同正文或技術附件固定章節。在合同準備階段，就將文件交付的范圍及時間、文件的介質及數量、文件提交的途徑及質量要求等內容列入合同文本或技術規范書，使文件提交及相關要求有據可查；采購過程中文檔部門參與技術規范書或合同文本會簽；在合同執行期，文檔部門參與合同管理，監督承包商是否按合同規定提交文件；在合同結束時，文檔部門介入合同支付流程，對合同范圍內文檔移交情況進行審查，審查合格后才出具驗收證書，確保承包商按合同規定提交完整的、符合合同要求的文件。

三、納入項目管理

業主公司明確核電項目文檔管理要求，將文件、檔案形成的進度、質量控制納入工程參建部門職責，確保項目文檔管理與工程建設同步規劃和落實；文檔移交納入每臺機組的移交接產范疇，作為簽署機組臨時驗收證書（PAC）和最終驗收證書（FAC）的先決條件，并納入“3T”（TOM-維修移交、TOB-隔離移交、TOTO-臨時運行移交）和BHO（廠房/建筑物移交）管理流程，確保文檔移交與實體移交同步進行。

四、納入質保管理

質量保證體系是保證核電工程各項工作包括文檔管理工作符合法規、規范和標準要求的有效手段。

文檔管理程序作為管控制度，一般包含了國家相關法律法規和行業標準的相關要求，是明確和規范公司各業務部門或外部各承包商開展文檔管理的最直接依據。將文檔管理納入質保管理，通過監督檢查文檔制度的落實，對文檔工作的質量起到規范和約束作用。

（一）將項目文檔管理納入質保管理體系。文件控制、記錄管理作為質量工作的一項重要內容，在項目各階段質保大綱中均提出相應的要求和措施，并通過文檔部門、質量保證部門的審查、檢查、監督、監查和管理部門審查等方式進行驗證和評價，確保文檔管理制度的有效性和適用性，并得到持續改進。同時，將項目文檔監督檢查納入公司質保體系，對承包商的文檔管理進行質保監查，保證項目文檔管理質量。

（二）將部門文檔檢查納入質保檢查范疇。建立文檔管理工作檢查制度，定期開展檢查工作。文檔管理部門每年制定公司內部的部門文檔檢查指導計劃，對公司每個部門至少進行一次文檔管理檢查，對部門文檔業務進行監督和指導，及時協調解決有關問題。

五、納入績效考核

結合企業檔案工作規范要求，將文檔工作與公司各部門和相關人員的績效考核掛鉤，以保證文檔工作的順利開展。

（一）將文檔管理納入信息文檔處的績效考核。信息文檔處每年與公司分管領導簽訂年度績效合約，并將文檔管理各項任務分解到處內每位員工，與員工簽訂個人績效合約，每季度進行評估、考核。

（二）將文檔管理納入公司各業務部門的績效考核。公司各業務部門將文檔管理指標納入部門的績效考核指標，每年對“年度歸檔計劃按期完成時間、歸檔文件質量一次合格率、部門文檔檢查問題整改按期關閉率”等文檔管理指標進行評估、考核；各部門的兼職文檔管理員，將部門文檔管理工作納入其個人的績效合約，每季度進行考評。

通過任務的層層分解，工作完成情況與部門和個人的績效考核結果緊密掛鉤，文檔工作的質量與水平得到極大提升。

綜上，紅沿河核電通過文檔工作“五納入”方式進行管控，加強了文檔的前端控制、過程管理及結果驗收，覆蓋文檔的全生命周期管理，真正做到了“文檔一體化”管控，從而確保公司文檔管理工作的有序進行和持續改進，提升文檔管理質量及水平，并為核電站的安全穩定運行提供保障。

【參考文獻】

［1］黃小東.核電企業承包商文件管理探析［J］.中國檔案，2016（3）.