淺談公有住房檔案的規(guī)范化管理

文/廣東省湛江市房產(chǎn)管理局霞山房管站 何玉顏

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淺談公有住房檔案的規(guī)范化管理

文/廣東省湛江市房產(chǎn)管理局霞山房管站 何玉顏

【摘要】隨著我國住房保障制度體系得以建設和完善，各類保障性住房項目得到落實。由此產(chǎn)生的住房檔案管理需求不斷增加，本文從公有住房檔案管理的相關概念、特點以及要求入手，探討了公有住房檔案管理現(xiàn)狀和不足，提出了加強公有住房檔案規(guī)范化管理的建議。

【關鍵詞】公有住房；檔案管理；規(guī)范化

一、公有住房檔案管理概述

（一）公有住房檔案管理概念。公有住房檔案是對國家、政府或國有企業(yè)、事業(yè)單位建設的住宅信息進行管理的文檔統(tǒng)稱，公有住房檔案依據(jù)公有住房的特殊性質(zhì)而專門形成有關檔案管理部門，通常是當?shù)胤抗芫郑跈n案管理過程中依據(jù)公有住房的實時變動情況進行檔案更新工作。由公有住房性質(zhì)決定了公有住房檔案管理是針對公有住房的相關文件實體和房屋信息進行管理的一項工作，并且通過管理為有需求的機關或個人提供各項服務。

（二）公有住房檔案管理特點。

1.公房檔案管理具有動態(tài)性的特點。由于公房的承租人可能存在變動，公有住房檔案登記完成后，依然可以依據(jù)變動情況做出更改，例如承租人家庭收入、住房面積等，檔案管理人需要及時對新的變化做出及時補充和更新。

2.公房檔案管理具有系統(tǒng)性的特點，建立公房檔案管理規(guī)章制度和管理人員培訓，公房檔案收集整理和存庫保存，文本記錄和信息化系統(tǒng)建設等，都需建立系統(tǒng)化的管理機制。

3.公有住房檔案管理具有時間延續(xù)性的特點，即檔案管理中需要對涉及的承租人信息、房屋信息等內(nèi)容進行延續(xù)性的管理，并非像一般房地產(chǎn)一樣一旦售出，檔案管理就移交。

（三）公有住房檔案管理要求。

1.一般情況依照各市的公有住房類型分為直管公房和保障性住房。直管公房檔案管理的特點是由住房保障管理部門直接管理，因為該房屋類型的國有資產(chǎn)性質(zhì)始終不會改變。而保障性住房有多重來源，其檔案管理需要對來源進行詳細的統(tǒng)計，對房屋的使用者情況、限定標準、價格和租金等特點進行詳細的記錄。

2.公有住房具有特殊的性質(zhì)，在檔案管理中尤其需要注重其基礎性作用，為了杜絕房屋資格造假、騙租分配等現(xiàn)象，需要對公有住房信息進行詳細的記錄，利用行政手段為公房管理提供有效的信息支持。

二、公有住房檔案管理現(xiàn)狀和不足

（一）公有住房檔案管理的現(xiàn)狀。以湛江市為例，霞山房管站是湛江市房產(chǎn)管理局屬下負責管理湛江市霞山片區(qū)公房的公益性事業(yè)單位，現(xiàn)有公房檔案約5000卷，按照“一戶一卷”的立卷原則，已完成3600卷的規(guī)范化整理，余下的正在整理當中。針對湛江市的公有住房建設構成情況，將公房檔案管理分為三大類，分別是廉租住房、公有租賃住房以及直管公房三大類檔案管理，并依據(jù)其承租人的變化及時更新檔案信息,設立了專門檔案室；有專門存放檔案的庫房；安排了專人管理；購置了抽濕機、消毒機、空調(diào)機、檔案柜等檔案保管設備。制訂并完善了《霞山房管站檔案室管理制度》、《霞山房管站檔案借閱登記制度》等相關制度。在原有書面文本化管理的基礎上，將3600卷檔案錄入電腦管理系統(tǒng)，進行了初步的信息化處理。

（二）公有住房檔案管理的不足。

1.當前公有住房檔案管理不夠規(guī)范，主要表現(xiàn)在國家沒有明確的相關技術規(guī)程和法律法規(guī)等等。

2.公有住房檔案管理的信息化程度不足，由于公有住房產(chǎn)權檔案的管理跨越時間段較長，隨著時代的發(fā)展其管理方式也應當產(chǎn)生相應的變化，過去單一的紙質(zhì)管理已經(jīng)不能滿足當代管理的要求，尤其缺乏信息化管理技術和系統(tǒng)建設。

3.檔案管理專業(yè)人才匱乏。目前我國公房檔案管理人員普遍存在專業(yè)性較低的問題，對公房性質(zhì)了解程度不夠，不能及時更新信息，造成檔案管理不夠嚴謹。對于特殊公房檔案資料，需要專門人員來管理，從而適應當前社會發(fā)展的需要。

三、加強公有住房檔案規(guī)范化管理的建議

（一）加強公有住房檔案管理的法律法規(guī)制度建設。我國住房城鄉(xiāng)建設部于2012年印發(fā)了《住房保障檔案管理辦法》，依照該辦法：應當按照“一套一檔”的原則建立完善公房檔案，客觀真實地反應公房管理現(xiàn)狀。與此同時，結合地方公房建設的特點，進行地方相關公房檔案管理條款的完善和補充，為地方公房相關信息的使用提供更全面的法律法規(guī)保障。

（二）加強直管公房檔案的數(shù)字化工作。在原有紙質(zhì)管理的基礎上，結合互聯(lián)網(wǎng)信息管理技術，建設信息化軟件管理系統(tǒng)，通過數(shù)字化解決檔案的執(zhí)行憑證問題，實現(xiàn)檔案信息的安全訪問和安全管理。并利用計算機使檔案實現(xiàn)永久保存，通過數(shù)字化管理使管理人員能夠運用計算機完成檔案修改、閱讀以及檢查等工作，保證了檔案的安全性和便捷性。

（三）注重人才的培養(yǎng)。加強檔案人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，建設一支專業(yè)管理能力強的復合型人才隊伍。既要培養(yǎng)檔案管理人員的檔案管理技術，也要培養(yǎng)管理人員的數(shù)字化應用技術，適應現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，通過培訓提高公房檔案管理的效率，實現(xiàn)公有住房檔案管理的規(guī)范化。

【參考文獻】

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