如何做好文書檔案的收集和歸檔工作

文/國家新聞出版廣電總局六五四臺 李元

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如何做好文書檔案的收集和歸檔工作

文/國家新聞出版廣電總局六五四臺 李元

【摘要】文書檔案工作就是對過去發生的事情進行文字記錄，并且將記錄的內容進行時間標注以及順序管理等。文書檔案工作對于記錄國家的歷史具有極其重要的作用，過去的文書檔案管理工作存在著許多問題，盡管近幾年來，我國相關政府已經不斷地提高了對于文書檔案收集和歸檔的重視程度，但是，由于受多方面因素的影響，我國在文書檔案的收集和歸檔始終存在著一系列問題，從而嚴重地影響了文書檔案的整體質量。本文就目前我國文書檔案收集和歸檔所存在的一系列問題做了簡要的分析和探討，希望對提高我國文書檔案的收集和歸檔工作具有一定的積極作用。

【關鍵詞】做好；文書檔案；收集和歸檔；工作

眾所周知的是，目前我國在文書檔案的收集和歸檔工作方面始終存在著一系列問題，這些問題嚴重地影響了文書檔案收集和歸檔的進程。為了盡快地改變這一現狀，各個單位的領導人員必須要及時地認識到這些問題，并且針對不同的問題及時地采取相對應的解決對策。例如，單位應該首先提高對于文書檔案收集和歸檔工作的重視程度，不斷地改革并且完善相關的法律法規和管理制度，提高所有文書檔案收集和歸檔工作人員的工作意識和責任意識。

一、目前我國文書檔案收集和歸檔存在的問題

歸檔文件材料的收集不全面。眾所周知的是，在文書檔案的歸檔過程中，材料的收集是首要的基礎之一，但是，在我國現階段，在文書檔案的歸檔過程中存在的主要問題就是所需要的材料收集的不夠全面。例如，在許多單位經常會出現一些沒有經過檔案人員收集處理的材料。另外，我們知道，大部分文書檔案歸檔人員都是一些兼職人員，他們對于文書檔案的收集和歸檔了解得不夠全面，并且這些工作人員的工作意識和責任意識比較低，不能嚴格地按照部門的規定進行收集和歸檔。

二、加強文書檔案的收集與歸檔工作的有效措施

（一）強化檔案管理人員的培訓。在文書檔案的收集和歸檔過程中，檔案管理人員扮演了極其重要的角色，他們是進行檔案歸檔的主要計量，而在我國現階段，許多部門所出現的問題就是檔案管理人員的整體素養比較低。為了盡快地改變這一現象，各個單位必須要不斷地加大對于檔案管理人員的培訓力度，從而不斷地提高他們的工作能力和工作素養。例如，單位可以定期地對檔案管理人員進行培訓，應該聘請專業的人員對他們進行培訓，在培訓結束之后，還應該對他們的培訓成果進行考核。最后，根據他們的考核成績給予一定的獎勵和懲罰，從而不斷地提高檔案管理人員工作的積極性。另外，單位也應該鼓勵所有的檔案管理人員進行自主學習，根據他們的工作表現來決定他們的薪資情況，進而更好地增加他們自主學習的興趣。

（二）建立健全文書檔案收集與歸檔工作的管理制度。一個完善的制度在文書檔案的收集和歸檔過程中起到了一定的推動和約束作用，為了更好地確保文書檔案收集和歸檔工作的高效進行，各個單位以及部門必須要根據自身目前實際的情況，及時地建立健全單位的文書檔案收集和歸檔工作的管理制度。例如，各個單位以及部門可以積極地去其他的單位或者部門進行工作考察，積極地引進其他單位先進的管理制度，然后結合自身單位的實際情況適當地將這些制度應用到實際管理過程中。另外，各個檔案管理人員必須要明確所有文書檔案收集的時間、檔案歸檔的范圍以及各種注意事項等，使得所有文書檔案都可以及時地得到歸檔。最后，單位也可以成立一定的監督小組對文書檔案的收集和歸檔工作進行監督和檢查，從而不斷地提高所有文書檔案收集和歸檔工作人員工作的積極性和有效性。

（三）加強臨時性檔案文件材料的收集。我們知道，大部分文書檔案管理人員都是兼職人員，因此，各個單位經常會出現人員離職或者調動等現象，而這些人員的離職或者調動都會使得一些文書檔案材料遺留在他們的手中，而不能及時地被收集和歸檔。因此，各個單位必須要在每一年的年初收集并且整理上一年的文書檔案，尤其是在臨時性檔案資料的收集方面，更是應該投入更多的時間和精力。例如，當單位在召開一些非常重要的會議時，必須要通知相關部門及時地收集并且整理相關的會議資料。另外，對于一些離職的工作人員，單位應該及時地通知他們將手上所有的文書檔案及時地上交到單位。

三、小結

總而言之，做好我國文書檔案的收集和歸檔具有非常重要的作用，因此，我國相關政府必須要不斷地提高對于文書檔案收集和歸檔的重視程度。例如，我國相關政府可以針對我國文書檔案收集和歸檔所存在的問題，及時地制定并且頒發相對應的解決對策。另外，政府也應該適當的增加對于文書檔案收集和歸檔的資金投入力度。定期的招聘一些專業的文書檔案收集和歸檔人員，同時，還應該增加對于已經工作人員的培訓力度，不斷地提高他們的工作意識和責任意識，并且更好地提高他們的工作能力，進而更好地提高我國整體的文書檔案收集和歸檔的工作。

【參考文獻】

[1]李輝紅.試論文書檔案管理中存在的問題與對策[J].廣東科技,2009(02).

[2]王麗梅.談文書檔案管理與文書處理的的關系[J].黑龍江科技信息,2008(04).