新《會計檔案管理辦法》施行下高校財務檔案管理探析

文/沈陽建筑大學檔案館 田佳妤

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新《會計檔案管理辦法》施行下高校財務檔案管理探析

文/沈陽建筑大學檔案館 田佳妤

【摘要】本文通過對新舊《會計檔案管理辦法》的解讀，明晰新《會計檔案管理辦法》內容，探討在新《管理辦法》施行下，如何加強高校財務檔案管理。

【關鍵詞】新會計檔案管理辦法；解讀；建議措施

高校財務檔案是記錄和反映學校在管理運行中形成的重要財務往來資料和原始憑證，是學校在行政、教學、科研等一系列往來業務中形成的歷史記錄，同時也是高校檔案管理部門檔案門類中的重要組成部分。

隨著國家經濟的發展和科技時代的變遷，各單位財務信息化水平日益提升，越來越多的會計憑證、報表等均已由原來的手工操作轉變成以電子形式產生和傳輸，由此形成了大量的電子檔案。1998年修訂的《會計檔案管理辦法》已無法適應經濟社會發展的需要，為更快更好地適應經濟社會的快速發展，財政部、國家檔案局于2010年起對原管理辦法進行調研，經過研討和試點，于2015年12月正式修訂，并于2016年1月1日起施行。隨著新《會計檔案管理辦法》的修訂施行，高校檔案管理部門如何以新管理辦法為準繩，制定新的順應社會發展的財務檔案管理體系，是高校財務檔案管理中所面臨的一個重要問題。

一、新舊《會計檔案管理辦法》變化對照

1998年32號《會計檔案管理辦法》中，共有21條款，2016 年79號令施行的新《會計檔案管理辦法》分為31條款。對照新舊管理辦法，分別在會計檔案的定義和范圍、電子會計檔案管理要求、會計檔案銷毀程序、會計檔案出境管理要求、會計檔案定期保管期限等五方面對檔案管理進行了調整，調整后的管理辦法更有利于契合大數據時代的發展，推動互聯網創新經濟，形成綠色低碳的發展方式，進而推進國家治理能力現代化。

（一）完善了會計檔案的定義和范圍。新《會計檔案管理辦法》中，對于會計檔案定義闡述的更加明晰和全面，“指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案?！倍x中將電子會計檔案納入會計檔案范疇。在檔案歸檔范圍中，刪除了會計憑證類中的匯總憑證和其他會計憑證；刪除了財務報告類中的會計報表、附表、附注及文字說明及其他財務報告；增加了其他類中的納稅申報表、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

（二）增加并明確了電子會計檔案的管理要求。新《管理辦法》中第三條會計檔案定義中，首先明確了“包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案”，將電子會計檔案納入會計檔案管理范疇。對于電子會計檔案管理要求，原《管理辦法》中規定，“采用電子計算機進行會計核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案”“并報財政部、國家檔案局備案”。新的《管理辦法》中，則規定“單位可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案?！奔床挥脠髠浼纯墒褂糜嬎銠C等技術手段管理會計檔案。對于不需要打印成紙質會計檔案的具體情況，新的《管理辦法》也有明確闡述，即從形成的電子會計資料的來源、使用的會計核算系統、電子檔案管理系統、安全防范措施、備份制度、保存價值界定、電子簽名等七方面進行了具體要求。單位內部生成的電子會計資料僅以電子形式歸檔保存的必須同時滿足新《管理辦法》第八條中的第一至六項規定；單位外部接收的電子資料僅以電子形式保存的，必須同時滿足新《管理辦法》第八條和第九條規定。

（三）完善了會計檔案銷毀程序。首先，檔案銷毀鑒定工作由原來的檔案機構與會計機構提出銷毀意見，改為“由單位檔案管理機構牽頭，組織單位會計、審計、紀檢監察等機構共同進行”。第二，編制會計檔案銷毀清冊由原來的檔案機構和會計機構共同完成，變更為檔案機構負責。第三，簽署銷毀意見由原來的單位負責人改為由“單位負責人、檔案管理機構負責人、會計管理機構負責人、檔案管理機構經辦人、會計管理機構經辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見”。第四，組織銷毀工作由原來的檔案機構和會計機構共同監銷，改為檔案機構負責，并與會計管理機構共同監銷。第五，對于未結清的債權債務憑證，不得銷毀需單獨抽出的紙質憑證，增加了需要在“會計檔案鑒定意見書”中列明、電子會計檔案單獨轉存。

（四）明確了會計檔案出境的管理要求。會計檔案出境管理由原來的“我國境內所有單位的會計檔案不得攜帶出境”，改為“單位的會計檔案及其復制件需要攜帶、寄運或傳輸至境外的，應當按照國家有關規定執行?！?/p>

（五）調整了會計檔案的定期保管期限，并延長了會計檔案向單位檔案管理機構移交的期限。原《管理辦法》第八條，會計檔案保管期限定期分為3年、5年、10年、15年、25年，新的《管理辦法》第十四條中，將定期保管期限劃分為10年和30年，即會計憑證、會計賬簿等主要會計檔案的最低保管期限延長至30年，其他輔助會計資料的最低保管期限延長至10年。

二、新《會計檔案管理辦法》施行下，高校財務檔案管理建議

（一）把握新《會計檔案管理辦法》方向，加強宣傳，做好新舊管理銜接。首先要從思想上加強重視，在財務檔案管理工作中，對單位負責人及財務、審計、檔案相關人員進行新《管理辦法》的解讀和培訓，強化管理人員的責任意識，以新《管理辦法》施行為契機，加強業務培訓。對外進行財務檔案重要意義的宣傳，強化全民意識。按照財務部、國家檔案局發布的《關于新舊會計檔案管理辦法有關銜接規定的通知》精神，做好新《管理辦法》出臺后高校財務檔案管理的平穩過渡。

（二）修訂單位會計檔案管理辦法，加快財務檔案管理步伐。以新的《管理辦法》為準繩，調整單位會計檔案管理辦法，做好電子財務檔案管理工作。

【參考文獻】

[1](98)財會字第32號.會計檔案管理辦法[M].財政部國家檔案局,1998.

[2]張曉芳.財務檔案管理中的問題和對策分析[J].辦公室業務,2015(12).