新時期醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新研究

文/棗莊市立醫(yī)院 潘雯

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新時期醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新研究

文/棗莊市立醫(yī)院 潘雯

【摘要】本文針對當前醫(yī)院檔案管理工作存在的主要問題，提出從創(chuàng)新管理理念、管理制度、管理手段、服務方式以及提升檔案管理人員素質(zhì)等幾個方面加強醫(yī)院檔案管理工作。

【關鍵詞】醫(yī)院；檔案管理；創(chuàng)新

檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，其管理水平的高低是衡量醫(yī)院整體管理的重要參考標準。近年來，隨著我國醫(yī)療體制改革的不斷深入，醫(yī)院檔案管理管理面臨新的機遇和挑戰(zhàn)。因此，醫(yī)院應不斷創(chuàng)新檔案管理工作，推動其朝著現(xiàn)代化、規(guī)范化、科學化的發(fā)展軌道邁進。

一、當前醫(yī)院檔案管理工作中存在的主要問題

（一）檔案管理意識薄弱。長期以來，多數(shù)醫(yī)院對于檔案管理工作缺乏足夠重視，醫(yī)院管理者多基于被動留檔需要設置崗位、安排工作內(nèi)容，機構(gòu)設置和人員配備不健全，資金投入少，導致醫(yī)院檔案管理工作停滯不前。

（二）檔案管理制度尚不完善。目前，部分醫(yī)院尚未建立完善的檔案管理制度，日常檔案管理工作缺乏制度的指導和約束。即使建立了檔案管理制度，但制度的制定沒有充分聯(lián)系醫(yī)院實際，缺乏針對性和實用性，導致醫(yī)院檔案管理工作不成體系，規(guī)范化和標準化程度低。

（三）檔案管理技術和設備落后。目前，部分醫(yī)院的檔案管理仍采用傳統(tǒng)檔案管理方式，存在檔案管理技術落后、配置設備陳舊、檔案保管環(huán)境惡劣等問題。另外，檔案管理信息化建設缺乏，數(shù)字化管理進展緩慢，檔案管理現(xiàn)代化水平低，不利于檔案資料的收集、利用和開發(fā)。

（四）檔案利用率低。就醫(yī)院檔案管理而言，多年以來一直存在重管理輕利用的現(xiàn)象，對于檔案資源的開發(fā)和利用缺乏重視，許多有較高利用價值的檔案資源常年被束之高閣，導致信息資源的極大浪費，難以有效發(fā)揮醫(yī)院檔案資源的實際價值。

二、新時期醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新對策

（一）創(chuàng)新檔案管理理念。首先，醫(yī)院領導應重視檔案管理工作，樹立正確的檔案管理價值觀，并將此觀念下達到醫(yī)院各個部門及職工，把檔案管理納入醫(yī)院日常管理工作之中。其次，要樹立動態(tài)檔案管理觀念，改變傳統(tǒng)的“管理就是保管”“閉室自守”“坐等上門”等觀念，加強檔案資源的開發(fā)與利用。再次，樹立高效檔案管理理念，提高檔案管理效率，以保證醫(yī)院在激烈的醫(yī)療市場競爭中保持優(yōu)勢。另外，應樹立檔案管理的現(xiàn)代化管理理念，即充分利用計算機和互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代技術進行檔案管理，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。

（二）創(chuàng)新檔案管理制度。創(chuàng)新檔案管理制度是加強醫(yī)院檔案管理工作的關鍵，其有利于使醫(yī)院檔案管理工作運行的每個環(huán)節(jié)都有相應的制度約束。醫(yī)院應結(jié)合本單位實際，依照國家相關法律法規(guī)，完善檔案管理制度。檔案管理制度的內(nèi)容應涵蓋崗位管理制度（明確檔案管理工作的職責范圍及檔案管理人員的崗位職責）、檔案歸檔制度、檔案借閱制度、檔案保密制度、檔案鑒定和銷毀制度、檔案庫房管理制度等，并將這些制度納入醫(yī)院崗位責任制和考核辦法，確保管理制度的有效落實。同時，在制度執(zhí)行過程中，應根據(jù)實際不斷修正，以增強其適用性，確保檔案管理制度的科學性、完整性和可行性。

（三）創(chuàng)新檔案管理手段。創(chuàng)新檔案管理手段，可顯著提高醫(yī)院檔案管理工作效率。首先，醫(yī)院應改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，促進紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)化，利用多樣化的儲存方式，做好醫(yī)院檔案資源的保管工作，提高檔案信息資源的數(shù)字化和網(wǎng)絡化。其次，借助計算機技術和網(wǎng)絡技術等，利用檔案管理系統(tǒng)專用軟件做好檔案資源的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、借閱等日常檔案管理工作。再次，建立目錄查詢系統(tǒng)和網(wǎng)上服務平臺，為檔案利用者提高便捷服務。另外，應促進多媒體數(shù)據(jù)庫、各類全文數(shù)據(jù)庫的建立，將檔案信息資源納入醫(yī)院的信息管理網(wǎng)絡系統(tǒng)，促進檔案信息資源的共享。

（四）創(chuàng)新檔案服務方式。檔案服務是檔案管理工作的重要職責，醫(yī)院應加強檔案服務工作，將檔案管理和檔案服務工作放在同等重要的位置，變被動服務為主動服務，提高檔案信息收集、存儲、加工、傳輸?shù)鹊男剩e極深入各職能科室及臨床一線，全面了解各科室對于檔案的需求，針對其需求，深層次開發(fā)和加工檔案信息資源，通過各種專題匯編，對各項檔案資源進行歸類和分析，以提供便捷的信息服務。同時，醫(yī)院應積極促進 “電子檔案數(shù)據(jù)庫”建設，為利用者提高網(wǎng)上檢索服務，開展多種形式的檔案咨詢服務，搭建以人為本的檔案服務平臺，使這些有價值的檔案資源為臨床、醫(yī)療、教學和科研工作服務。

（五）提升檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理人員是檔案管理工作的組織者和實施者，因此，醫(yī)院應加強培訓與教育，將檔案管理人員納入到醫(yī)院人才培養(yǎng)體系中，同時不斷引進檔案管理專業(yè)人才，以不斷提升檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)。例如醫(yī)院可定期組織檔案管理、計算機網(wǎng)絡技術的培訓，促進培訓的制度化和經(jīng)常化，提升檔案管理人員的檔案管理技能，使其具備熟練的計算機應用能力，以便能運用現(xiàn)代計算機技術開展檔案管理。同時，應培養(yǎng)檔案管理人員愛崗敬業(yè)、樂于奉獻和創(chuàng)新精神，使其主動的開展工作，積極探索和創(chuàng)新檔案管理工作的新方法。

總之，醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新，是社會發(fā)展的必然要求，是檔案管理工作發(fā)展規(guī)律的內(nèi)在要求。因此， 我們應積極加強探索和實踐，加強檔案管理工作創(chuàng)新，以保持醫(yī)院檔案管理工作的旺盛活力，推動醫(yī)院管理工作新進展。