新時期醫院檔案管理工作創新研究

文/棗莊市立醫院 潘雯

?

新時期醫院檔案管理工作創新研究

文/棗莊市立醫院 潘雯

【摘要】本文針對當前醫院檔案管理工作存在的主要問題，提出從創新管理理念、管理制度、管理手段、服務方式以及提升檔案管理人員素質等幾個方面加強醫院檔案管理工作。

【關鍵詞】醫院；檔案管理；創新

檔案管理是醫院管理工作的重要組成部分，其管理水平的高低是衡量醫院整體管理的重要參考標準。近年來，隨著我國醫療體制改革的不斷深入，醫院檔案管理管理面臨新的機遇和挑戰。因此，醫院應不斷創新檔案管理工作，推動其朝著現代化、規范化、科學化的發展軌道邁進。

一、當前醫院檔案管理工作中存在的主要問題

（一）檔案管理意識薄弱。長期以來，多數醫院對于檔案管理工作缺乏足夠重視，醫院管理者多基于被動留檔需要設置崗位、安排工作內容，機構設置和人員配備不健全，資金投入少，導致醫院檔案管理工作停滯不前。

（二）檔案管理制度尚不完善。目前，部分醫院尚未建立完善的檔案管理制度，日常檔案管理工作缺乏制度的指導和約束。即使建立了檔案管理制度，但制度的制定沒有充分聯系醫院實際，缺乏針對性和實用性，導致醫院檔案管理工作不成體系，規范化和標準化程度低。

（三）檔案管理技術和設備落后。目前，部分醫院的檔案管理仍采用傳統檔案管理方式，存在檔案管理技術落后、配置設備陳舊、檔案保管環境惡劣等問題。另外，檔案管理信息化建設缺乏，數字化管理進展緩慢，檔案管理現代化水平低，不利于檔案資料的收集、利用和開發。

（四）檔案利用率低。就醫院檔案管理而言，多年以來一直存在重管理輕利用的現象，對于檔案資源的開發和利用缺乏重視，許多有較高利用價值的檔案資源常年被束之高閣，導致信息資源的極大浪費，難以有效發揮醫院檔案資源的實際價值。

二、新時期醫院檔案管理工作創新對策

（一）創新檔案管理理念。首先，醫院領導應重視檔案管理工作，樹立正確的檔案管理價值觀，并將此觀念下達到醫院各個部門及職工，把檔案管理納入醫院日常管理工作之中。其次，要樹立動態檔案管理觀念，改變傳統的“管理就是保管”“閉室自守”“坐等上門”等觀念，加強檔案資源的開發與利用。再次，樹立高效檔案管理理念，提高檔案管理效率，以保證醫院在激烈的醫療市場競爭中保持優勢。另外，應樹立檔案管理的現代化管理理念，即充分利用計算機和互聯網等現代技術進行檔案管理，提高檔案管理的現代化水平。

（二）創新檔案管理制度。創新檔案管理制度是加強醫院檔案管理工作的關鍵，其有利于使醫院檔案管理工作運行的每個環節都有相應的制度約束。醫院應結合本單位實際，依照國家相關法律法規，完善檔案管理制度。檔案管理制度的內容應涵蓋崗位管理制度（明確檔案管理工作的職責范圍及檔案管理人員的崗位職責）、檔案歸檔制度、檔案借閱制度、檔案保密制度、檔案鑒定和銷毀制度、檔案庫房管理制度等，并將這些制度納入醫院崗位責任制和考核辦法，確保管理制度的有效落實。同時，在制度執行過程中，應根據實際不斷修正，以增強其適用性，確保檔案管理制度的科學性、完整性和可行性。

（三）創新檔案管理手段。創新檔案管理手段，可顯著提高醫院檔案管理工作效率。首先，醫院應改變傳統的紙質檔案管理方式，促進紙質檔案向電子檔案的轉化，利用多樣化的儲存方式，做好醫院檔案資源的保管工作，提高檔案信息資源的數字化和網絡化。其次，借助計算機技術和網絡技術等，利用檔案管理系統專用軟件做好檔案資源的收集、整理、鑒定、保管、統計、借閱等日常檔案管理工作。再次，建立目錄查詢系統和網上服務平臺，為檔案利用者提高便捷服務。另外，應促進多媒體數據庫、各類全文數據庫的建立，將檔案信息資源納入醫院的信息管理網絡系統，促進檔案信息資源的共享。

（四）創新檔案服務方式。檔案服務是檔案管理工作的重要職責，醫院應加強檔案服務工作，將檔案管理和檔案服務工作放在同等重要的位置，變被動服務為主動服務，提高檔案信息收集、存儲、加工、傳輸等的效率，積極深入各職能科室及臨床一線，全面了解各科室對于檔案的需求，針對其需求，深層次開發和加工檔案信息資源，通過各種專題匯編，對各項檔案資源進行歸類和分析，以提供便捷的信息服務。同時，醫院應積極促進 “電子檔案數據庫”建設，為利用者提高網上檢索服務，開展多種形式的檔案咨詢服務，搭建以人為本的檔案服務平臺，使這些有價值的檔案資源為臨床、醫療、教學和科研工作服務。

（五）提升檔案管理人員素質。檔案管理人員是檔案管理工作的組織者和實施者，因此，醫院應加強培訓與教育，將檔案管理人員納入到醫院人才培養體系中，同時不斷引進檔案管理專業人才，以不斷提升檔案管理隊伍的綜合素質。例如醫院可定期組織檔案管理、計算機網絡技術的培訓，促進培訓的制度化和經常化，提升檔案管理人員的檔案管理技能，使其具備熟練的計算機應用能力，以便能運用現代計算機技術開展檔案管理。同時，應培養檔案管理人員愛崗敬業、樂于奉獻和創新精神，使其主動的開展工作，積極探索和創新檔案管理工作的新方法。

總之，醫院檔案管理工作創新，是社會發展的必然要求，是檔案管理工作發展規律的內在要求。因此， 我們應積極加強探索和實踐，加強檔案管理工作創新，以保持醫院檔案管理工作的旺盛活力，推動醫院管理工作新進展。