關(guān)于加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案收集工作的思考

文/江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院辦公室 汪潔

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關(guān)于加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案收集工作的思考

文/江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院辦公室 汪潔

【摘要】文章分析了影響當(dāng)前農(nóng)業(yè)科研單位科研檔案收集工作的主要因素，總結(jié)了科研檔案收集工作的方式，提出加強(qiáng)檔案工作宣傳與培訓(xùn)、健全檔案規(guī)章制度，建立專兼職檔案人員工作網(wǎng)絡(luò)，轉(zhuǎn)變檔案管理理念等建議。

【關(guān)鍵詞】農(nóng)業(yè)科研檔案；檔案收集；建議

農(nóng)業(yè)科研檔案是反映農(nóng)業(yè)科學(xué)研究活動(dòng)的真實(shí)記錄，是重要的農(nóng)業(yè)科技信息資源。農(nóng)業(yè)科研單位做好科研檔案的收集工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，是開(kāi)發(fā)利用農(nóng)業(yè)科研檔案信息資源的基礎(chǔ)，也是維護(hù)本單位科技成果和知識(shí)產(chǎn)權(quán)利益的需要。

一、農(nóng)業(yè)科研檔案收集工作的影響因素

隨著農(nóng)業(yè)科技事業(yè)的發(fā)展，農(nóng)業(yè)科研單位的科研檔案管理工作取得了新的成效，但科研檔案收集難的問(wèn)題仍普遍存在。除了農(nóng)業(yè)科研檔案形成周期長(zhǎng)的客觀原因外，科研人員認(rèn)識(shí)不到位，檔案部門管理手段缺失，也會(huì)導(dǎo)致科研檔案收集不完整，歸納起來(lái)主要存在以下方面影響因素。

（一）科研文件材料來(lái)源分散，收集齊全難度大。由于農(nóng)業(yè)科研工作周期長(zhǎng)、區(qū)域性強(qiáng)等特殊性，特別是多單位、多學(xué)科、多成員協(xié)同合作、聯(lián)合攻關(guān)的科研項(xiàng)目，所形成的科研文件材料涉及范圍廣、來(lái)源分散、成果性強(qiáng)，收集完整成套材料有一定難度。

（二）部分科研人員的檔案意識(shí)淡薄。有些科研人員重視科研課題的申報(bào)立項(xiàng)，而對(duì)科研文件材料的形成、積累和歸檔的重要性認(rèn)識(shí)不足，平時(shí)科研工作中不注意保存過(guò)程性文件材料，特別容易忽略科研實(shí)驗(yàn)的原始記錄；有些科研人員存在強(qiáng)烈的保密意識(shí)，不主動(dòng)配合檔案管理人員的工作，不愿意將核心的原始數(shù)據(jù)和研究成果材料移交歸檔，從而人為造成科研材料的缺失，影響了科研檔案的完整性。

（三）科研檔案管理規(guī)章制度不完善。農(nóng)業(yè)科研單位的科研檔案管理工作涉及檔案管理部門、科研管理部門、科研業(yè)務(wù)部門及科研人員等多個(gè)主體，若檔案管理工作制度中沒(méi)有明確各主體的職責(zé)，缺乏規(guī)范化的工作依據(jù)，缺少行之有效的制約措施，科研檔案管理人員難以行使其監(jiān)管權(quán)力，無(wú)法有序開(kāi)展收集歸檔工作。

（四）科研檔案數(shù)字化管理程度不高。隨著農(nóng)業(yè)科技事業(yè)的發(fā)展及辦公系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)產(chǎn)生的材料成果形式也逐漸發(fā)生變化，電子文件形式的科研檔案開(kāi)始大量出現(xiàn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案收集管理方式已不能完全適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理需求。由于科研檔案管理系統(tǒng)的不完善以及對(duì)電子文件收集歸檔工作的忽視，農(nóng)業(yè)科研單位的科研電子文件資料多處于分散無(wú)序狀態(tài)，尚不能做到及時(shí)收集歸檔，得不到有效利用。

二、農(nóng)業(yè)科研檔案收集工作的方法

檔案收集工作是檔案管理部門按照一定的原則和方法將檔案集中保存的一項(xiàng)工作。農(nóng)業(yè)科研檔案的收集工作要依據(jù)農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)的特殊性，遵循農(nóng)業(yè)科研檔案形成的自然規(guī)律，保證檔案的完整和準(zhǔn)確。

農(nóng)業(yè)科研檔案收集的主要內(nèi)容包括科研準(zhǔn)備階段、研究實(shí)施階段、推廣應(yīng)用階段、總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段等各階段形成的各類科研文件材料。由于農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)各階段形成的科研文件材料具有內(nèi)在聯(lián)系性，因此農(nóng)業(yè)科研檔案具有成套性、系統(tǒng)性的特點(diǎn)。檔案管理人員應(yīng)把握這一規(guī)律，在科研檔案收集工作中勤催、勤要、勤收，采取多種方式相結(jié)合適時(shí)進(jìn)行收集。

（一）接收歸檔與現(xiàn)場(chǎng)收集相結(jié)合。農(nóng)業(yè)科研單位的檔案收集工作主要是由本單位檔案管理部門通過(guò)接收科研文件材料來(lái)完成，但農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目往往參與人員較多，各類科技文件材料容易分散在個(gè)人手中，不利于最終的收集工作，因此，檔案管理部門應(yīng)主動(dòng)深入到科研業(yè)務(wù)部門、項(xiàng)目組，根據(jù)科研工作進(jìn)度，抓住關(guān)鍵階段或環(huán)節(jié)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)收集。

（二）定期收集與隨時(shí)收集相結(jié)合。農(nóng)業(yè)科研檔案的收集可配合日常工作，采取及時(shí)、靈活、簡(jiǎn)便的隨時(shí)收集與集中收集相結(jié)合的方式。如在各科研業(yè)務(wù)部門中設(shè)立兼職檔案管理人員，由兼職檔案管理人員開(kāi)展日常科研文件材料的收集、整理工作，再由檔案管理部門定期集中收集。

（三）對(duì)內(nèi)收集與對(duì)外收集相結(jié)合。農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目經(jīng)常涉及多個(gè)單位，有些科研材料散落在外單位，因此，檔案管理部門不僅要做好作為項(xiàng)目主持單位的本單位內(nèi)部科研檔案的收集工作，還要做好項(xiàng)目協(xié)作單位科研材料的收集工作。為了便于開(kāi)展對(duì)外單位科研檔案的收集，在本單位與相關(guān)單位簽訂的項(xiàng)目合作協(xié)議中需明確項(xiàng)目有關(guān)文件及檔案的歸屬、責(zé)任、移交時(shí)間等問(wèn)題，以保證整套科研檔案材料的完整性。

三、加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案收集管理的建議

（一）加強(qiáng)檔案工作宣傳與培訓(xùn)，提高農(nóng)業(yè)科研人員的檔案意識(shí)。農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理部門應(yīng)借助參與新進(jìn)職工培訓(xùn)、科研管理工作會(huì)議及科研項(xiàng)目的中期檢查，組織開(kāi)展兼職檔案員培訓(xùn)學(xué)習(xí)等活動(dòng)，積極宣傳國(guó)家檔案法規(guī)和本單位的科研檔案管理制度，增強(qiáng)科研人員的檔案意識(shí)和歸檔意識(shí)。我國(guó)《檔案法》明確規(guī)定，對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)移交集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。只有讓每位科技人員都認(rèn)識(shí)到科研檔案的重要性和歸檔的必要性，他們才會(huì)自覺(jué)按照歸檔要求，將科研活動(dòng)中的各類文件材料收齊整理移交檔案管理部門。

（二）健全檔案規(guī)章制度，將科研檔案的收集歸檔工作納入管理制度。農(nóng)業(yè)科研單位的檔案部門應(yīng)遵照國(guó)家檔案行政管理部門的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，與科研管理部門共同研究建立科研檔案協(xié)同管理工作機(jī)制，確保分工明確、各司其職。通過(guò)完善科研檔案管理制度，修訂科研文件材料的歸檔范圍，對(duì)科研檔案的形成、積累、收集、歸檔做出明確要求和規(guī)定，將責(zé)任落實(shí)到人，使科研檔案的收集有章可循、有據(jù)可依，做到應(yīng)歸盡歸，應(yīng)收盡收。以江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院為例，近年重新制定了科研檔案管理辦法，進(jìn)一步明確科研檔案的歸檔范圍，包括對(duì)科研活動(dòng)中產(chǎn)生的電子文件提出收集要求，建立課題主持人立卷歸檔的責(zé)任制，規(guī)定由課題主持人負(fù)責(zé)課題文件材料的積累、收集整理和歸檔，并將科研檔案的歸檔情況納入年度考核工作中，促使科研人員平時(shí)自覺(jué)做好科技文件材料的收集和歸檔。

（三）建立專兼職檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)，提高檔案收集質(zhì)量。農(nóng)業(yè)科研單位常年承擔(dān)國(guó)家、省部級(jí)各類科研項(xiàng)目數(shù)百項(xiàng)，每年有許多新增、在研、結(jié)題項(xiàng)目，產(chǎn)生大量科技文件，檔案收集工作僅依靠專職檔案人員來(lái)完成是不現(xiàn)實(shí)的，有必要建立高素質(zhì)、專業(yè)化的兼職檔案員隊(duì)伍，形成檔案管理部門、科研管理部門、科研業(yè)務(wù)部門、科研人員協(xié)同管理的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。各科研業(yè)務(wù)部門的兼職檔案員往往是科技文件形成的參與者，熟悉文件的形成過(guò)程，掌握科研進(jìn)度，由他們承擔(dān)所在課題文件的收集、立卷工作，有利于保證檔案的內(nèi)在質(zhì)量。

（四）轉(zhuǎn)變管理理念，由歸檔管理轉(zhuǎn)向參與科研全過(guò)程管理。農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理部門要從重視歸檔后的監(jiān)管轉(zhuǎn)向?qū)蒲形募牧闲纬蛇^(guò)程和形成前的監(jiān)管和服務(wù)指導(dǎo)。在信息服務(wù)數(shù)字化的背景下，農(nóng)業(yè)科研單位應(yīng)借助信息化建設(shè)的契機(jī)，開(kāi)發(fā)先進(jìn)的科研檔案管理信息系統(tǒng)，并使之嵌入科研管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)科研活動(dòng)全過(guò)程信息化管理，檔案收集工作直接延伸到科研項(xiàng)目立項(xiàng)、檢查、驗(yàn)收等節(jié)點(diǎn)上，使科研項(xiàng)目電子文件材料的形成、積累、整理、歸檔等始終處于受控狀態(tài)，確保科研活動(dòng)中形成的文件都能及時(shí)收集歸檔。

檔案收集工作是檔案工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，也是檔案工作中的重要環(huán)節(jié)，檔案收集得是否齊全、準(zhǔn)確決定了檔案的利用價(jià)值，對(duì)檔案工作的質(zhì)量有著重要的影響。農(nóng)業(yè)科研單位只有做到及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)地收集科研活動(dòng)中各階段形成的文件材料，才能為建立完整、高質(zhì)量的農(nóng)業(yè)科研檔案打好基礎(chǔ)，才能為農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新工作提供有效的服務(wù)保障。

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