關(guān)于加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案收集工作的思考

文/江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院辦公室 汪潔

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關(guān)于加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案收集工作的思考

文/江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院辦公室 汪潔

【摘要】文章分析了影響當(dāng)前農(nóng)業(yè)科研單位科研檔案收集工作的主要因素，總結(jié)了科研檔案收集工作的方式，提出加強(qiáng)檔案工作宣傳與培訓(xùn)、健全檔案規(guī)章制度，建立專兼職檔案人員工作網(wǎng)絡(luò)，轉(zhuǎn)變檔案管理理念等建議。

【關(guān)鍵詞】農(nóng)業(yè)科研檔案；檔案收集；建議

農(nóng)業(yè)科研檔案是反映農(nóng)業(yè)科學(xué)研究活動(dòng)的真實(shí)記錄，是重要的農(nóng)業(yè)科技信息資源。農(nóng)業(yè)科研單位做好科研檔案的收集工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，是開(kāi)發(fā)利用農(nóng)業(yè)科研檔案信息資源的基礎(chǔ)，也是維護(hù)本單位科技成果和知識(shí)產(chǎn)權(quán)利益的需要。

一、農(nóng)業(yè)科研檔案收集工作的影響因素

隨著農(nóng)業(yè)科技事業(yè)的發(fā)展，農(nóng)業(yè)科研單位的科研檔案管理工作取得了新的成效，但科研檔案收集難的問(wèn)題仍普遍存在。除了農(nóng)業(yè)科研檔案形成周期長(zhǎng)的客觀原因外，科研人員認(rèn)識(shí)不到位，檔案部門(mén)管理手段缺失，也會(huì)導(dǎo)致科研檔案收集不完整，歸納起來(lái)主要存在以下方面影響因素。

（一）科研文件材料來(lái)源分散，收集齊全難度大。由于農(nóng)業(yè)科研工作周期長(zhǎng)、區(qū)域性強(qiáng)等特殊性，特別是多單位、多學(xué)科、多成員協(xié)同合作、聯(lián)合攻關(guān)的科研項(xiàng)目，所形成的科研文件材料涉及范圍廣、來(lái)源分散、成果性強(qiáng)，收集完整成套材料有一定難度。

（二）部分科研人員的檔案意識(shí)淡薄。有些科研人員重視科研課題的申報(bào)立項(xiàng)，而對(duì)科研文件材料的形成、積累和歸檔的重要性認(rèn)識(shí)不足，平時(shí)科研工作中不注意保存過(guò)程性文件材料，特別容易忽略科研實(shí)驗(yàn)的原始記錄；有些科研人員存在強(qiáng)烈的保密意識(shí)，不主動(dòng)配合檔案管理人員的工作，不愿意將核心的原始數(shù)據(jù)和研究成果材料移交歸檔，從而人為造成科研材料的缺失，影響了科研檔案的完整性。

（三）科研檔案管理規(guī)章制度不完善。農(nóng)業(yè)科研單位的科研檔案管理工作涉及檔案管理部門(mén)、科研管理部門(mén)、科研業(yè)務(wù)部門(mén)及科研人員等多個(gè)主體，若檔案管理工作制度中沒(méi)有明確各主體的職責(zé)，缺乏規(guī)范化的工作依據(jù)，缺少行之有效的制約措施，科研檔案管理人員難以行使其監(jiān)管權(quán)力，無(wú)法有序開(kāi)展收集歸檔工作。

（四）科研檔案數(shù)字化管理程度不高。隨著農(nóng)業(yè)科技事業(yè)的發(fā)展及辦公系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)產(chǎn)生的材料成果形式也逐漸發(fā)生變化，電子文件形式的科研檔案開(kāi)始大量出現(xiàn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案收集管理方式已不能完全適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理需求。由于科研檔案管理系統(tǒng)的不完善以及對(duì)電子文件收集歸檔工作的忽視，農(nóng)業(yè)科研單位的科研電子文件資料多處于分散無(wú)序狀態(tài)，尚不能做到及時(shí)收集歸檔，得不到有效利用。

二、農(nóng)業(yè)科研檔案收集工作的方法

檔案收集工作是檔案管理部門(mén)按照一定的原則和方法將檔案集中保存的一項(xiàng)工作。農(nóng)業(yè)科研檔案的收集工作要依據(jù)農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)的特殊性，遵循農(nóng)業(yè)科研檔案形成的自然規(guī)律，保證檔案的完整和準(zhǔn)確。

農(nóng)業(yè)科研檔案收集的主要內(nèi)容包括科研準(zhǔn)備階段、研究實(shí)施階段、推廣應(yīng)用階段、總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段、成果和獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段等各階段形成的各類(lèi)科研文件材料。由于農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)各階段形成的科研文件材料具有內(nèi)在聯(lián)系性，因此農(nóng)業(yè)科研檔案具有成套性、系統(tǒng)性的特點(diǎn)。檔案管理人員應(yīng)把握這一規(guī)律，在科研檔案收集工作中勤催、勤要、勤收，采取多種方式相結(jié)合適時(shí)進(jìn)行收集。

（一）接收歸檔與現(xiàn)場(chǎng)收集相結(jié)合。農(nóng)業(yè)科研單位的檔案收集工作主要是由本單位檔案管理部門(mén)通過(guò)接收科研文件材料來(lái)完成，但農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目往往參與人員較多，各類(lèi)科技文件材料容易分散在個(gè)人手中，不利于最終的收集工作，因此，檔案管理部門(mén)應(yīng)主動(dòng)深入到科研業(yè)務(wù)部門(mén)、項(xiàng)目組，根據(jù)科研工作進(jìn)度，抓住關(guān)鍵階段或環(huán)節(jié)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)收集。

（二）定期收集與隨時(shí)收集相結(jié)合。農(nóng)業(yè)科研檔案的收集可配合日常工作，采取及時(shí)、靈活、簡(jiǎn)便的隨時(shí)收集與集中收集相結(jié)合的方式。如在各科研業(yè)務(wù)部門(mén)中設(shè)立兼職檔案管理人員，由兼職檔案管理人員開(kāi)展日常科研文件材料的收集、整理工作，再由檔案管理部門(mén)定期集中收集。

（三）對(duì)內(nèi)收集與對(duì)外收集相結(jié)合。農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目經(jīng)常涉及多個(gè)單位，有些科研材料散落在外單位，因此，檔案管理部門(mén)不僅要做好作為項(xiàng)目主持單位的本單位內(nèi)部科研檔案的收集工作，還要做好項(xiàng)目協(xié)作單位科研材料的收集工作。為了便于開(kāi)展對(duì)外單位科研檔案的收集，在本單位與相關(guān)單位簽訂的項(xiàng)目合作協(xié)議中需明確項(xiàng)目有關(guān)文件及檔案的歸屬、責(zé)任、移交時(shí)間等問(wèn)題，以保證整套科研檔案材料的完整性。

三、加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案收集管理的建議

（一）加強(qiáng)檔案工作宣傳與培訓(xùn)，提高農(nóng)業(yè)科研人員的檔案意識(shí)。農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理部門(mén)應(yīng)借助參與新進(jìn)職工培訓(xùn)、科研管理工作會(huì)議及科研項(xiàng)目的中期檢查，組織開(kāi)展兼職檔案員培訓(xùn)學(xué)習(xí)等活動(dòng)，積極宣傳國(guó)家檔案法規(guī)和本單位的科研檔案管理制度，增強(qiáng)科研人員的檔案意識(shí)和歸檔意識(shí)。我國(guó)《檔案法》明確規(guī)定，對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)移交集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。只有讓每位科技人員都認(rèn)識(shí)到科研檔案的重要性和歸檔的必要性，他們才會(huì)自覺(jué)按照歸檔要求，將科研活動(dòng)中的各類(lèi)文件材料收齊整理移交檔案管理部門(mén)。

（二）健全檔案規(guī)章制度，將科研檔案的收集歸檔工作納入管理制度。農(nóng)業(yè)科研單位的檔案部門(mén)應(yīng)遵照國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，與科研管理部門(mén)共同研究建立科研檔案協(xié)同管理工作機(jī)制，確保分工明確、各司其職。通過(guò)完善科研檔案管理制度，修訂科研文件材料的歸檔范圍，對(duì)科研檔案的形成、積累、收集、歸檔做出明確要求和規(guī)定，將責(zé)任落實(shí)到人，使科研檔案的收集有章可循、有據(jù)可依，做到應(yīng)歸盡歸，應(yīng)收盡收。以江蘇省農(nóng)業(yè)科學(xué)院為例，近年重新制定了科研檔案管理辦法，進(jìn)一步明確科研檔案的歸檔范圍，包括對(duì)科研活動(dòng)中產(chǎn)生的電子文件提出收集要求，建立課題主持人立卷歸檔的責(zé)任制，規(guī)定由課題主持人負(fù)責(zé)課題文件材料的積累、收集整理和歸檔，并將科研檔案的歸檔情況納入年度考核工作中，促使科研人員平時(shí)自覺(jué)做好科技文件材料的收集和歸檔。

（三）建立專兼職檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)，提高檔案收集質(zhì)量。農(nóng)業(yè)科研單位常年承擔(dān)國(guó)家、省部級(jí)各類(lèi)科研項(xiàng)目數(shù)百項(xiàng)，每年有許多新增、在研、結(jié)題項(xiàng)目，產(chǎn)生大量科技文件，檔案收集工作僅依靠專職檔案人員來(lái)完成是不現(xiàn)實(shí)的，有必要建立高素質(zhì)、專業(yè)化的兼職檔案員隊(duì)伍，形成檔案管理部門(mén)、科研管理部門(mén)、科研業(yè)務(wù)部門(mén)、科研人員協(xié)同管理的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。各科研業(yè)務(wù)部門(mén)的兼職檔案員往往是科技文件形成的參與者，熟悉文件的形成過(guò)程，掌握科研進(jìn)度，由他們承擔(dān)所在課題文件的收集、立卷工作，有利于保證檔案的內(nèi)在質(zhì)量。

（四）轉(zhuǎn)變管理理念，由歸檔管理轉(zhuǎn)向參與科研全過(guò)程管理。農(nóng)業(yè)科研單位的檔案管理部門(mén)要從重視歸檔后的監(jiān)管轉(zhuǎn)向?qū)蒲形募牧闲纬蛇^(guò)程和形成前的監(jiān)管和服務(wù)指導(dǎo)。在信息服務(wù)數(shù)字化的背景下，農(nóng)業(yè)科研單位應(yīng)借助信息化建設(shè)的契機(jī)，開(kāi)發(fā)先進(jìn)的科研檔案管理信息系統(tǒng)，并使之嵌入科研管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)科研活動(dòng)全過(guò)程信息化管理，檔案收集工作直接延伸到科研項(xiàng)目立項(xiàng)、檢查、驗(yàn)收等節(jié)點(diǎn)上，使科研項(xiàng)目電子文件材料的形成、積累、整理、歸檔等始終處于受控狀態(tài)，確保科研活動(dòng)中形成的文件都能及時(shí)收集歸檔。

檔案收集工作是檔案工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，也是檔案工作中的重要環(huán)節(jié)，檔案收集得是否齊全、準(zhǔn)確決定了檔案的利用價(jià)值，對(duì)檔案工作的質(zhì)量有著重要的影響。農(nóng)業(yè)科研單位只有做到及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)地收集科研活動(dòng)中各階段形成的文件材料，才能為建立完整、高質(zhì)量的農(nóng)業(yè)科研檔案打好基礎(chǔ)，才能為農(nóng)業(yè)科技創(chuàng)新工作提供有效的服務(wù)保障。

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