機關事業單位檔案分類整體管理研究

文/國家新聞出版廣電總局五二三臺 杜文軍

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機關事業單位檔案分類整體管理研究

文/國家新聞出版廣電總局五二三臺 杜文軍

【摘要】檔案管理工作是機關事業單位日常工作中的重要內容，是各單位管理水平和工作業績的重要衡量指標，做好檔案管理工作是提升機關事業單位工作效率的重要保障。隨著工作效率的不斷提高，機關事業單位檔案越來越多，且包含的內容也越來越雜，只有對其進行科學地分類才能使機關事業單位的工作順利進行。本文從機關事業單位檔案分類整體管理方面進行一些探討和研究。

【關鍵詞】機關事業；檔案分類；整體；管理

在科技日新月異的時代，科學技術已經滲透到我們日常生活的方方面面，在檔案管理工作中我們也感受到科學技術帶來的便利，檔案管理工作也越來越科學化。隨著信息技術的不斷發展，機關事業單位檔案管理工作也進行了信息化建設，提高了機關事業單位檔案分類的效率，有利于機關事業單位檔案整體管理。目前，機關事業單位檔案管理工作面臨新的任務和要求，其檔案管理工作取得了一定的成效，但是在檔案分類工作方面仍存在一些問題，只有有效解決機關事業單位檔案管理中存在的問題和困難，機關事業單位的檔案管理工作才能順利開展。

一、做好檔案管理工作的現實意義

在信息時代，信息技術對各行各業都產生了或大或小的影響，檔案管理中信息復雜度的不斷提高，人們對檔案管理工作的重視度越來越低，檔案分類工作中的科學化、規范化有待進一步提升，做好檔案管理工作迫在眉睫。在機關事業單位中做好檔案管理工作具有如下幾方面的現實意義：

（一）方便工作人員查找檔案，提高工作效率。隨著人們工作節奏的加快，機關事業單位的檔案越來越多，檔案管理人員的工作任務越來越重，只有將這些檔案分門別類地規整，才能方面工作人員在工作中尋找需要的資料，否則工作人員需要在海量的檔案中尋找自己需要的檔案，這需要花費很多的時間。利用信息技術做好檔案管理工作，可以提高機關事業單位的辦公效率，更好地為人民服務。

（二）有利于檔案保存規范化和科學化。檔案，顧名思義是分類保存的文件和資料。機關事業單位檔案是機關事業單位工作內容的濃縮，對于各單位今后工作的開展有著重要的借鑒和指導意義。在檔案管理中，將檔案分類保存是檔案工作科學化和規范化的體現，有利于提高機關事業單位檔案管理水平，提高機關事業單位的工作業績。

（三）可以促進信息交流和共享。檔案是信息的載體，工作信息通過檔案展示出來。與企業單位不同，機關事業單位的檔案管理有著一定的特殊性，各個部門、科室分開工作，其工作內容多且雜，不同部門和科室之間可能需要共同的檔案，如果不將檔案分類管理，其工作量之大是難以想象的。

二、當前機關事業單位檔案分類整體管理現狀及存在的問題

檔案管理工作是機關事業單位中不可或缺的重要組成部分，做好檔案管理工作有利于提升機關事業單位工作效率，從而更好地服務于人民。近年來，機關事業單位的檔案管理工作取得了長足的發展，但是在機關事業單位檔案管理工作中仍然存在一些問題。通過對不同地方機關事業單位中的檔案管理工作進行走訪調查，發現檔案管理工作中普遍存在以下一些問題：

（一）重視度不夠，管理方式缺乏創新性。檔案管理是機關事業單位中不可缺少的工作內容，但是當前機關事業單位的檔案管理工作不容樂觀，這與領導的重視與否有著直接的關聯。21世紀是個創新的世紀，任何部門都應不斷通過創新來提高工作效率。機關事業單位所采用的檔案管理方式相對落后，檔案管理模式和管理方法缺少創新性，不能適應時代發展的需求。

（二）檔案管理工作標準缺乏規范化，檔案管理體制不健全。機關事業單位中的檔案管理是日常工作中的基礎性工作，但是總被視為一項附屬工作，其運轉缺乏一定的標準，而且檔案管理體制還不健全。在檔案分類中，缺一定的分類依據，檔案的存放比較混亂，不利于工作人員的查找，且一些人使用檔案后沒有及時歸為，影響其他工作人員的工作。

（三）檔案管理信息化水平不高。在科技日新月異的時代，計算機技術獲得突飛猛進的發展，機關事業早已實現了計算機普及化，在其檔案管理中也采用了一定的信息技術，但是檔案管理的總體信息化水平還比較低，難以適應機關事業單位工作的需求。在新時代，各種先進技術已經應用到各行各業，傳統的文件式檔案載體已經不能滿足檔案管理工作的需求，使檔案管理工作處于落后的水平，不能滿足檔案使用人員的要求。

（四）管理人員的素質有待提高。在機關事業單位中，檔案管理工作一直被視為輕松的崗位，所以檔案管理崗位上安排的人員都是文化水平較低、工作能力不強的小科員，他們沒有檔案管理專業知識，且缺乏管理經驗，難以勝任檔案管理這項工作。

三、改善機關事業單位檔案分類整體管理狀況的措施

在任何一個單位中檔案管理都是基礎性工作，在機關事業單位中科學完善的檔案管理工作更是單位取得長足發展的基石。采用科學化、信息化手段來完善機關事業單位中的檔案管理工作已成為當前檔案管理工作的重要目標。針對當前機關事業單位檔案分類管理中存在的問題，我們可以從以下幾個方面“對癥下藥”地來改善機關事業單位的檔案管理狀況。

（一）提高檔案管理工作的重視度，創新檔案管理方式。檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性都很強的工作，各級管理部門都應充分認識到檔案管理工作的重要性。檔案管理水平是衡量一個單位業績與管理水平的重要指標，在機關事業單位中要加強對檔案管理工作的重視度，創新檔案管理方式，推動檔案管理工作更加規范化、科學化，不斷增強機關事業單位為人民服務的能力。

（二）加強檔案管理制度建設，不斷完善檔案管理體制。在機關事業單位檔案管理工作中要貫徹落實責任制度，檔案管理工作人員要深刻了解自身工作的重要性，提升自身的工作責任意識，檔案管理部門要從檔案的收集、整理、使用各個環節上制定完善的管理制度，從而保證檔案管理工作的規范性和科學性。在機關事業單位檔案管理中要實施業績考核制度，對檔案管理人員進行定期考核，使檔案管理員不斷學習新知識和新技能，從而提升自身的工作能力，適應信息化時代對檔案管理的要求，推動機關事業單位現代檔案管理工作的順利進行。

（三）引進先進的技術設備，提高信息化水平。21世紀是信息化的時代，各行業都在不斷引進先進的科學技術來提供工作效率，檔案管理作為一項傳統的工作，在實際工作中也引用科學技術來提升其工作效率。對于檔案管理來說，科學化水平的提高離不開技術創新，為此就必須加強技術引進、推動技術創新，發展滿足檔案管理需求的現代化管理工具，例如：高速掃描儀、計算機硬盤、文件管理系統等。標準化和信息化是檔案管理科學化水平提高的重要標志。提升檔案管理工作的信息化水平，就必須引進先進的技術設備，為信息化提供良好的硬件環境。在信息化建設中，要加強軟件的開發，方便對檔案進行分類保存。

（四）對工作人員進行定期培訓，提高檔案管理工作者的綜合素質。當前人們的生活節奏在不斷加快，工作任務也在不斷加重，檔案數量與日俱增，加大了檔案管理工作人員的工作量。電子檔案作為信息時代的標志性產物，一方面便利了檔案的管理，但是另一方面卻使得檔案管理工作更加復雜，對檔案管理人員提出了更高的技術要求。對管理人員進行定期培訓，使其掌握現代化管理手段和工具，提升其工作能力，使其勝任電子信息檔案的工作。此外，要加強檔案管理工作人員的責任意識培養，讓他們了解自己工作的重要性，不斷提升其業務水平，從而促進檔案管理科學化水平。

四、結束語

檔案管理工作是機關事業單位中的基礎性工作，做好機關事業單位檔案分類整體管理工作，有利于提高機關事業單位的工作效率。本文從當前機關事業單位檔案分類管理中存在的問題進行分析，并提出了一些解決措施，希望對相關工作人員有所借鑒。

【參考文獻】

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