信息化時代高校檔案職業技能的拓展與變遷

文/西安交通大學檔案館 房榮軍

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信息化時代高校檔案職業技能的拓展與變遷

文/西安交通大學檔案館 房榮軍

【摘要】信息化時代下，高校檔案職業技能也伴隨社會的發展越來越完善，隨著信息技術應用的快速滲透，高校檔案職業技能也受到相應的影響，在一定程度上改變了原有的檔案管理方式。在信息化時代背景下，高校檔案管理人員也要與時俱進，依據高校檔案管理工作的要求不斷地改進自身的職業技能，接受、學習新的技能，另外，國家對于高校檔案管理人員職業技能的要求并不嚴格，對此，高校檔案管理工作人員要提高覺悟，嚴格要求自己，使高校檔案職業技能的拓展和變遷順利發展。

【關鍵詞】信息化；高校檔案管理；職業技能

信息技術的迅猛發展，推動中國的社會和經濟的發展，信息技術的應用深入各個領域，改變人類的工作以及生活方式，信息技術的應用在高校檔案的管理中占據著重要的地位，信息技術的應用改變了傳統的檔案管理方式，為檔案的管理提供便利，提高了檔案管理的工作效率。新時代下，信息化對高校檔案職業技能的拓展和變遷是至關重要的，因為在信息技術的輔助下，檔案的信息輸入和輸出、保存、處理等工作方式都在發生變革。

一、信息化時代下高校檔案管理技術的要求

高校檔案管理是一項系統的工程，具有開放性的特點，要做好這項工作，檔案管理人員檔案職業技能具有一定的要求。過去高校檔案管理人員要了解檔案搜集的范圍，與相關人員做好溝通工作，對于已完成的非電子版文件，都要做好紙質的登記；信息化時代下，高校檔案管理人員除了要了解檔案搜集范圍，與相關的檔案管理負責人員做好溝通工作，檔案管理人員還要了解各個格式類型的電子檔案，了解有關的軟件，傳輸信息等，確認電子文件何時收集，所屬范圍和版本、技術類型、被操作數據、監測數據等要求，確保電子文件的質量。信息時代下，高校檔案以電子檔案形式進行管理，檔案管理工作人員要把紙質檔案程序化歸檔，同時還要將凌亂的電子檔案進行整理、歸類、編排等，讓電子文件有秩序，方便管理，電子檔案管理人員還要具備電子檔案數據輸入、加工等檔案管理職業技能。

二、信息化時代下高校檔案職業技能的問題

信息化時代下，與傳統檔案管理相比，高校檔案的管理在搜集、歸類、保存等方面都產生了極大的變化，檔案資料的管理多樣化對檔案管理人員也是一種考驗，它對檔案管理人員技能的要求越來越高，使高校檔案技能面臨新的問題。由于高校檔案管理人員對傳統檔案管理的方式已經熟練掌握，并且習慣于傳統的管理模式，信息化時代下，信息技術在檔案管理中的運用對檔案管理員的檔案管理技能要求就越來越高，檔案管理工作量也不斷增加，這就加大了檔案管理工作人員的壓力，容易使檔案管理工作人員產生厭倦心理，怠慢工作。信息化時代下，高校檔案職業技能拓展和變遷的核心問題不突出，很多管理者對檔案管理技能的核心技術掌握并不熟練，一方面是比較重視檔案職業技能中的具體細節，忽略了職業技能的綜合分析，一部分原因是檔案管理者對信息化的檔案管理沒有足夠的自信，另一方面則是對于信息化的檔案管理所涉及的技術內容沒有足夠的了解。

三、信息化時代下高校檔案管理面臨的挑戰

信息的急劇增長使高校檔案的管理受到了一定的影響，高校的擴招，使學生人數增多，教師數量也伴隨學生數量增加，學生和教職工的資料檔案數量也會相應地增多，增加了高校檔案管理人員對信息的搜集、鑒別、編輯等工作的難度，不管是教職工還是學生或是社會人員，對檔案信息的需求也在增加，因此，過去以紙質材料為主的管理模式，已經跟不上信息化時代的步伐了。另外，高校校園的校內網并不能完全實現檔案資源的共享以及個人的自由應用，各個學校的網絡狀況不一樣，檔案資源的共享程度就不同，但這種差別是來源于技術的嫻熟程度，因為各所學校使用的相關軟件和檔案管理的模式是不盡相同的，在一些學校，即使利用實名認證、身份驗證等方式進入檔案信息系統，也未必能成功登陸，這是因為高校對電子檔案的查詢進行了一定的限制，這樣可以使檔案信息更加安全，然而這也導致了檔案資源沒有得到充分的利用，資源的共享性沒有得到提高。此外，受到傳統的高校檔

案管理政策和觀念的影響，檔案資源也未能得到合理開發和有效利用，檔案管理人員的觀念落后，致使高技術的檔案管理方式沒有得到合理的運用，信息化的檔案配置也達不到標準，導致了檔案管理的信息化程度沒有跟上信息化發展的步伐。

四、高校檔案職業技能的拓展與變遷的措施

要拓展和變遷高校檔案職業技能，高校檔案管理人員要提高自身的檔案管理技能，針對當前存在的檔案管理問題以及面臨的挑戰，積極采取措施，提高檔案管理工作的效率。高校檔案管理者要重視自身的工作，以積極的心態面對自身的工作，轉變觀念，意識到信息技術對檔案管理工作的重要性，不斷學習檔案管理技能，提高自身的服務技能，這樣有助于提高高校檔案服務工作效率。要使高校檔案管理工作能高效地開展，就要具備專業的高素質的檔案管理人才提高檔案管理人員的職業素養。信息化時代下，信息技術的運用能力與檔案管理信息化的發展息息相關，信息技術在檔案管理中的運用主要包括；檔案資料的收集與整理、編輯、數據的輸入和輸出、檔案的歸類等工作，利用信息技術進行檔案的管理工作給管理工作帶來極大的便利。此外，高校相關負責人員應該要加大網絡運用的進程，加強檔案管理軟件，提高軟件應用的安全性，同時還要保證檔案資源的共享性和利用性。

五、結束語

信息化時代下，高校傳統的檔案管理勢必向信息化方向變遷和發展，這也是高校實現現代化管理的標志之一，高校檔案管理實現信息化為高校相關部門各項工作的順利開展打下堅實的基礎。高校檔案管理人員要順應時代的發展，與時俱進，盡快適應新的檔案管理工作模式，積極應對檔案管理信息化帶來的挑戰，同時要積極面對信息化的檔案管理工作中存在的問題。高校檔案管理部門要加強部門管理的規范化，加強檔案管理工作的監督，使高校檔案職業技能的拓展與變遷往更加有利的方向發展。把信息技術應用到檔案管理中使高校檔案職業技能的拓展與變遷得到里程式的發展。

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