OA系統在我院的應用

黃長進

泰興市人民醫院 信息科，江蘇 泰興225400

OA系統在我院的應用

黃長進

泰興市人民醫院 信息科，江蘇 泰興225400

本文主要介紹了我院辦公自動化（OA）系統的基本功能，以及在應用中遇到的一些問題與解決辦法。

OA系統；無紙化辦公；B/S架構；網絡安全

醫院內部人員較多，在日常辦公過程中涉及的科室、部門、文件、通知、事務等信息多而煩雜，如果采用傳統的手工方式管理，不但效率低而且容易出現錯漏的現象。而辦公自動化（OA）系統正是利用計算機及網絡技術，將辦公信息處理自動化，解決信息交流共享、協同辦公的問題，提高醫院的辦公效率和工作質量[1]。我院OA系統已使用近5年之久，經過對使用中遇到的問題不斷地改進，取得了較好的應用效果。

1 我院OA系統技術及功能簡介

我院OA系統采用B/S架構下的ASP.NET技術，服務器使用Windows Server 2008系統，數據庫采用SQL Server，服務器使用Windows系統自帶的IIS服務器[2]。系統架構（System Architecture）是對已確定的需求進行技術構架、做好規劃，運用成套、完整的工具，按照規劃的步驟完成任務[3]。管理系統框架和開發設計框架規劃包括OS、硬件、網絡、各種應用服務器及開發軟件和應用框架的正確部署。本系統采用的是B/S結構，即Browser/Server（瀏覽器/服務器）結構[4]。隨著Internet技術的興起，在B/S結構下用戶無論在任何地方，只要使用局域網或互聯網通過瀏覽器就能對管理信息系統進行操作，這對于醫院的環境非常適用，其不僅可以在局域網內使用，還可以通過互聯網在家里及其他地方使用[5]。

系統主要功能：① 公共信息模塊，實現醫院通知公告、院內新聞、公用專欄、網上論壇、公共信息查詢、臨床藥學、預防感染、臨床檢驗和紀律檢查等信息共享；② 日常辦公公文管理，包括收發文件、文檔管理、公文的查詢、批閱、審核、簽字等；③ 個人辦公模塊，具體功能有郵件收發、日程安排、通訊錄、待辦事情、工作日志等；④ 即時交流，用于醫院各部門人員之間的直接交流，可以文字、語音、視頻聊天，傳發文件、圖片等信息；⑤ 與其他系統協同合作的功能，例如醫院影像系統、人事管理系統、科研教學系統等互相的協同合作[6]。

2 OA系統在我院的應用

2.1 醫院內部高效信息交流及無紙化辦公的應用

我院內部高效信息交流及無紙化辦公的應用，以每年發出的通知和提交的職工個人總結材料為例，我院在職職工1500余人，院內設有神經內科、心血管內科、心胸外科、泌尿外科、普外科、腫瘤科、腎內科、婦產科、檢驗科和康復科等；行政科室設置有人事科、財務科、信息科、保衛科、醫療器械科、總務科、考核辦、審計科，以及黨委辦公室下的工會、共青團、紀檢、行風辦等，提交年終總結事項涉及的人員眾多。醫院行政科室組織結構，見圖1。

以往發通知的方式有廣播和醫院公告欄2種，提交方式為各部門科室自覺提交到主管處，然后由主管提交到相應領導處，忘記提交的還要逐個電話或者當面提醒，過程

2.2 個人日程安排及遺漏提醒的應用

以醫院的護士為例，如1名護士當天的工作是要照顧6個床位的病人，并且觀察即將出院的2個病人的情況，還要參加下午4：30的醫護培訓活動，同時要在晚上提交培訓活動的心得體會。護士可以把這些事項以及相應的時間都記錄在OA系統中，每辦完一項就勾選去掉，并且設置按時提醒功能，比如下午要參加培訓，因此護士可以設置到了4：20系統會自動發出聲音提醒護士，如果當日遺漏代辦事情，系統也會自動提醒護士。

2.3 OA系統與其他系統協同運作的應用

以一個獨自來醫院體檢的待產孕婦為例子，孕婦忘記帶上一次的B超影像結果，如果按照傳統的方式，醫生要打電話給B超科室負責人，讓其幫助找到該孕婦的檢查結果，然后讓孕婦去取回結果，醫生看完后再送還給B超科室。現在醫生可以通過OA系統，用語音聊天的方式接通B超科室負責人，然后在即時通訊工具上發送準確的孕婦姓名及病號，B超科室負責人通過搜索影像資料庫找到結果，用圖片的方式在即時聊天工具上發送給醫生。這樣既節約了來回跑動的時間，提高了醫生診斷的效率，又可以防止意外的發生。

圖1 院行政科室組織結構圖

3 存在的問題與解決辦法

OA系統在使用過程中，遇到不少問題，比如部分醫院醫生和職工計算機應用水平不高的問題，特別是一些上了年紀的老醫生以及一些學歷不高的普通職工，使用Windows系統都是問題。為此我院按照不同職工計算機水平，分為幾個等級，例如一些老職工、老醫生，劃分為一個培訓班，從最基礎的知識開始培訓；對于掌握一定計算機能力的，劃分在另外一個班級，專門針對系統功能進行培訓；另外一部分是系統的管理人員，以及高級權限的管理人員，對其專門針對系統的管理功能進行培訓。通過集中培訓與職工之間的相互學習，現在我院所有的人員都能熟練地使用OA系統了，整體提高了職工的計算機應用水平。

另外醫院還有一些職工不經常登錄OA系統，因此很多通知文件并沒有接收到，造成這些人的日常工作無法正常進行。還有一些人過分依賴OA系統，當計算機硬件或軟件出現問題的時候，造成一些工作卡殼在OA系統上，沒有采取傳統辦公方式去提高效率，而是等待系統恢復。因此醫院制定了相應的OA系統使用制度，例如要求每個職工一到崗位必須馬上登錄系統，接受最新通知并且安排當天的日常工作，在無意外情況下如果因為不登陸系統而造成的工作拖延或者遺漏，要提出批評甚至在獎金及評選優秀中有所體現[9]。對于過分依賴OA系統的情況，要求職工對緊急情況，不可將時間浪費在OA系統上，應該馬上親自去辦。而一些職工利用OA系統進行閑聊的要給予警告，情節嚴重影響工作的還應該給予相應的行政、經濟處罰。通過行政手段，現在已經有效杜絕了到崗不登OA與登錄OA后閑聊。最近對程序進行了升級，手機也可以使用OA系統了，當內網電腦出現問題時候，相關工作人員可以通過手機來處理日常工作。

還有一些問題是，在即時工具上傳送的醫療影像圖片可能存在失真，因此醫生在診斷的時候不應該以網上傳送的資料為主，應該以原材料為準。否則出現醫療事故不可以以圖片失真為由，一樣要承擔相應責任。

系統的網絡安全措施還有待進一步改善：① 從硬件及網絡層級進行嚴格管理，OA系統的服務器存放在一個安全的地方，同時單位的服務器、路由器都有相應的防范黑客攻擊的措施；② 從系統軟件著手，不但是服務器，包括每臺用戶的系統都裝有殺毒軟件，并且定期進行更新，防止用戶的電腦在上網的過程中把病毒上傳到服務器中；③ 進一步優化OA系統，除了要求系統用戶登錄外，還應該對管理員賬號、以及高級權限的用戶進行IP地址的限制，一般只允許在服務器機房、管理員的辦公室、管理員的家中IP地址有資格登陸具有系統管理或者高級用戶管理權限的資格，如果在外地出差需要臨時開通管理權限必須經過系統管理員在系統內開通該地方的IP地址才可以訪問；④在制度管理權限方面，要求每一個職工必須對系統內部的信息保密，特別是自己的賬號及密碼等信息[10]；⑤ 為了保證系統遭受意外的攻擊還要定期對數據庫和資料進行備份，將一些重要的數據存放在另外一個安全的地方，一旦遭受破壞可以迅速從備份數據中還原到最近的系統狀態。

OA系統在我院的應用，將我院的辦公資源、辦公流程、辦公信息有機整合，為醫院快捷高效的辦公提供了技術保障。但是OA系統在與其他系統的協同合作方面，還有待更進一步的發展，這將是醫療行業長遠的系統工程，希望更多有能力的同行能投身醫院的信息化建設中，為我國醫療事業的快速發展貢獻力量。

[1] 張浩.芻議OA系統在醫院行政管理中的作用[J].科教導刊(上旬刊),2015,(11):146-147.

[2] 崔菲菲.OA辦公系統在醫院信息化辦公中的應用[J].醫療裝備, 2013,(4):5-6.

[3] 黃青青,鄭鴻,陳征錚,等.OA系統在醫院數字化建設中的設計與應用[J].醫學信息(上旬刊),2010,(6):1531-1532.

[4] 宋杰,韓媛媛,吳家鋒.醫院管理中OA系統的應用與設計[J].中國病案,2013,(3):25-27.

[5] 周強,范紅艷.基于.NET技術的協同OA系統在醫院的應用[J].中國醫療設備,2014,29(1):104-105.

[6] 牛玉蘭,張莉萍,蓋紅衛,等.醫院圖書館OA系統管理的應用及對策[J].中國中醫藥圖書情報雜志,2014,(3):32-33,42.

[7] 甘揚建.OA系統在醫院檔案管理中的應用[J].人力資源管理,2015, (10):218-219.

[8] 許濤.綜合辦公管理(OA)系統在醫院信息化中的應用[J].信息通信,2015,(1):140.

[9] 朱金燕,閔蕓.淺析OA平臺在醫院文化建設中的作用[J].人力資源管理,2015,(3):178-179.

[10] 張鵬.OA辦公系統在醫院的應用[J].醫療裝備,2015,(7):79-80.

Application of Office Automation System in Our Hospital

HUANG Chang-jin
Department of Information, the People's Hospital of Taixing, Taixing Jiangsu 225400, Сhina

This paper mainly introduced the basic function of offce automation (OA) system and some problems and solutions in its application in our hospital.

offce automation system; paperless offce; browser/server architecture; network safety

R197.324

С

10.3969/j.issn.1674-1633.2016.05.040

1674-1633(2016)05-0138-02復雜，收集的材料多，容易遺失。使用OA系統后，可以在系統首頁公告欄進行提示，并批量將提交年終總結的信息發送到每個人的郵箱中[7]。每位職工編寫完畢后，直接通過郵件方式提交到主管處，再由主管轉發到相關管理人員郵箱。利用OA系統，既提高了通知和提交接收的辦事效率，又防止了提交材料的遺失，還可節約辦公成本[8]。

2015-12-23

2015-12-28作者郵箱：84345543@qq.com