淺論業務流程視角下的企業應收賬款管理

徐曉曦

淺論業務流程視角下的企業應收賬款管理

徐曉曦

我國大多數企業資金實力較弱，加強應收賬款管理是降低銷售風險、提高盈利能力的重要舉措。本文在對我國企業應收賬款管理現狀分析的基礎上，提出了以銷售業務流程為主線，對應收賬款實施事前、事中、事后三個階段精準化監控的管理思路和方法。

應收賬款；信用管理；銷售策略；業務流程

隨著我國經濟發展步入新常態，經濟結構調整不斷深入，社會消費需求不振，與此同時，與市場經濟相適應的社會信用體系尚未健全，企業融資困難沒有根本性的改變，生產經營風有增無減。目前，絕大多數企業信用銷售的應收賬款數量在持續增加，嚴重影響了資金的正常循環流動和企業的正常運營。因此，建立科學的信用管理制度，規范應收賬款管理流程，盡可能降低銷售風險是新形勢下企業生存發展的當務之急。

一、我國企業應收賬款管理現狀

受國外經濟復蘇緩慢和國內產能相對過剩的雙重影響，我國企業普遍面臨著產品銷售與貨款回收的矛盾：一方面，大部分企業在市場競爭中迫于競爭對手的壓力，不得已以賒銷作為優惠的交易條件銷售產品；另一方面，隨之而來的是應收賬款和呆壞賬數量上升，流動資金緊張和盈利能力下降，使本已捉襟見肘的企業雪上加霜，危及企業的正常運轉和發展。根據商務部的估計，截止2015年上半年中小工業企業應收賬款存量規模為9.2萬億元左右。工業和信息化部賽迪研究院的數據顯示，截止2015年9月，工業企業應收賬款占主營業務收入比重為14.1%。經過調查研究發現，企業經營管理機制尤其是賒銷管理是應收賬款過快增長的首要因素。大多數企業賒銷管理基礎薄弱，應收賬款生命周期管理存在不同程度的缺陷。比如：很多企業沒有建立專門的應收賬款管理部門，更有甚者沒有固定的應收賬款管理人員，只是由財務部的人員兼職代為管理；部分企業設立的應收賬款管理組織形式化，制度、職能和流程模糊，不能有效地開展工作；還有些企業缺乏對銷售人員應收賬款的培訓，缺乏比較專業的應收賬款管理人才；缺乏客戶信用危機應對預案；清理欠款處于被動地位，方法單一，收回比例過低。

二、我國企業應收賬款數量上升的原因

自2008年世界金融危機以來，我國企業應收賬款持續攀升的主要原因是多方面的：

1.受國際市場需求下降的影響，我國企業產品出口數量明顯放緩，轉而在國內銷售，進一步加劇了國內的市場競爭。很多企業為了開拓市場或提高市場占有率，增加銷售網點和鋪貨數量，一味追求企業在目標市場銷售額的快速增加，對客戶的信用評估不能嚴格按規定的流程執行，放寬信用銷售政策，導致應收賬款增加而企業的貨款回收比例下降，企業的收支平衡被打破，正常的財務運轉陷入困境。

2.企業對于應收賬款的風險意識不強。不少企業沒有設立相應的獨立應收賬款管理部門和管理制度。有些企業的應收賬款以銷售部經理為主進行管理，由銷售經理決定不同客戶的信用額度或賒銷政策，然后由銷售人員具體執行。在這種應收賬款管理方式下，銷售經理很可能為了銷售目標而放松信用控制，銷售人員通常也會礙于與客戶維系友好關系，在部門或自身利益的驅使下，以市場競爭激烈或與競爭對手爭搶客戶為理由致使貨款回收周期延長，應收賬款數額像滾雪球一樣越來越大。另外一些企業的應收賬款以財務部經理為主進行管理，但因其自身工作性質無法經常深入市場，缺乏對行業、客戶和競爭對手實際狀況的了解，只會刻板地執行信用銷售政策，不能根據客戶的實際情況個性化地加以調整，使企業在目標市場的競爭能力下降，客戶流失率升高，銷售業績下滑。

3.缺少完善的應收賬款管理流程。大部分企業忽視應收賬款事前、事中控制，而僅僅重點加強事后控制，對既成事實的應收賬款管理乏力，事倍功半。實際上，在與客戶簽約成交之前，對客戶的經營狀況和信用表現盡可能進行詳細調查，運用比較科學的方法對賒銷政策、客戶信用標準評定、階段性評估等方面進行定量分析是有效降低應收賬款數量和防范風險的有效手段。另外，在整個應收賬款管理流程過程中也缺少銷售、財務、法律等方面的信息交流和相互支持。

4.缺乏應收賬款管理必要的人力資本投入。由于資源的有限性，很多無力顧及應收賬款的人力資源培植，使目前在崗的應收賬款管理人員專業知識和基本技能難以滿足崗位職能需要，工作效率較為低下，總體效果不盡人意。事實上，應收賬款管理是一項綜合性、實踐性都很強的技術型工作，需要熟練掌握和應用信用管理、銷售管理、財務管理、法律法規等多方面的知識，具備較強的實際操作能力。

三、業務流程管理視角下企業應收賬款管理體系的構建

（一）管理體系架構

建立健全管理體系是企業強化應收賬款的前提，一般情況下，這個體系的職能應當包括以下幾個方面：

1.設立獨立的應收賬款管理部門或組織。只有獨立才能擺脫銷售、財務等相關部門的干擾，處在企業經營目標和利益角度協調公司的銷售、財務目標，制定信用政策，協調平衡各個部門的利益。這個部門的目標是幫助企業迅速提高應收賬款回收率來加快資金周轉，減少呆壞帳損失，在降低風險的同時獲得最大利潤。其組成人員應該具備較為全面的銷售、財務、法律等業務知識并各有側重，以便能夠對應收賬款實現全流程的系統化管理。

2.明確應收賬款管理部門的功能和職責。應收賬款管理部門的功能是能夠幫助企業縮短變現天數，防范呆壞賬風險，降低產品銷售成本，保證合理的現金流量，不斷增強企業的市場競爭能力。它的主要職責是客戶風險管理、應收賬款管理、擬定清欠方案和呆壞賬處理。

3.制定信用銷售政策。應收賬款管理部門需要根據內外部環境現狀及其發展趨勢，結合本企業的營銷戰略和銷售策略制定切實可行的信用銷售政策。一是要推行客戶資信管理制度，重點規范客戶的信息資源和資信調查；二是實行內部授信管理，在交易過程中遵循科學的信用審批方法和程序；三是加強應收賬款全流程管理，利用各種方式監控與銷售業務相關聯部門的關鍵業務環節。

4.銷售業務的全流程監控。應收賬款管理部門要針對銷售業務流程設計應收賬款的事前、事中、事后管控措施并監督執行，在實踐中持續完善客戶信用管理體系，包括篩選客戶、設定信用額度、制定賒銷政策、交易合同審核、回收賬款和清理欠款，針對完整的銷售流程和重點環節實行無縫隙管理和控制。

5.協調相關部門關系。應收賬款管理部門要加強與其他部門之間的信息溝通和關系協調，與銷售、財務、市場、倉儲物流等部門定期或不定期通報應收賬款回收方面的信息，相互合作和支持。

（二）基于業務流程的應收賬款管理

業務流程是指以面向客戶直接產生價值增值的流程，企業銷售業務的主要流程一般分為：第一，銷售人員尋找、拜訪客戶；第二，想方設法接近客戶進行推銷、洽談；第三，簽約并形成訂單；第四，按照合同約定備貨、發貨；第五，如期回收貨款；第六，清理欠款。

應收賬款管理應該以銷售業務流程為主線，在降低銷售風險的前提下提高市場競爭能力，實現銷售利潤最大化的管理目標。為此，應收賬款管理部門必須對銷售業務實施全流程監控，并按照銷售業務流程的先后順序將其劃分為事前、事中、事后三個階段有針對性地采取措施，降低應收賬款管理成本，減少壞賬損失。如圖1所示。

圖1 基于業務流程的應收賬款管理控制圖

1.事前控制。這個階段對應于銷售人員接近客戶和推銷洽談兩個主要銷售業務環節，也是很多企業應收賬款管理的弱項。事實上，事前控制才是防御應收賬款風險、防患于未然的最佳途徑，具有事半功倍的效果。對于事前控制來說，應收賬款管理工作的主要內容是：

（1）在銷售人員尋找潛在客戶并設法拜訪期間，應收賬款管理部門要了解其進展狀況，如果需要則協助銷售人員進行客戶信用調查并依據調查結果一起對客戶信用初步分級。當客戶信用級別較低時，可以建議銷售人員停止接觸。當客戶信用級別較高時，應鼓勵銷售人員進一步約見客戶，并繼續深入細致地掌握客戶資料、交易現狀和資信特征，以便能夠按照企業的要求篩選出優質客戶，充分利用各種資源與客戶建立業務關系。

（2）在經過各方努力與潛在目標客戶達成交易意向進入實質性洽談階段，應收賬款管理部門要對以前搜集到的客戶信息進行整理分析，開展客戶信用評估、分級，并將情況與相關部門溝通，綜合考慮影響信用策略的各種因素后決定該客戶的信用額度。對于已經有過交易的客戶，應收賬款管理部門除定期評定信用額度外，還應動態掌握其經營狀況，防止因意外事件而導致客戶信用惡化，影響貨款回收。

2.事中控制。在銷售部門與客戶簽訂合同與備貨發貨兩個環節，應收賬款管理部門應該實施事中監控。

（1）在銷售部門與客戶簽訂合同的過程中，無論新老客戶，應收賬款管理部門都要審核與應收賬款相關的條款，保證其符合既定的信用政策和法律規定，如果發現客戶可能履行合同的信用能力不足時，應采取相應的保障手段如讓客戶進行資產抵押或擔保，也可以實施風險轉移，為合同項下的應收賬款購買保險，確保應收賬款能夠安全收回。

（2）在企業備貨發貨期間，應收賬款管理部門要跟蹤客戶經營是否正常，其資信水平有無變化，同時對已有的前期賬目進行核對，使應收賬款的數額不能高于該客戶的授信額度，必要時作出停止給客戶發貨的決定。另外，也要關注合同標的物的生產進程和發貨準備進展狀況，保質保量地如期發貨，為應收賬款的順利回收創造有利條件。在這個意義上來看，備貨發貨環節是應收賬款管理的基本控制點。

3.事后控制。應收賬款管理部門對銷售業務實施的事后控制包括回收貨款和清理欠款兩個部分。

（1）根據合同約定，一般在應收賬款到期之前若干天，應收賬款管理部門就要書面提醒銷售和財務兩個部門。財務部門要按照合同要求準備好所有票據及時交給銷售部門，由銷售部門安排相關銷售人員向客戶催收應收賬款。應收賬款管理部門可以根據具體情況采用靈活方式對收款當事人施加適度壓力，促使其帶著更強的責任意識發揮主動性完成回款任務。

（2）應收賬款沒有按期收回就會被企業視為外欠款。應收賬款管理部門要與銷售部門的相關人員共同分析原因，研究制定個性化的追款方案并監督落實。在企業既定的追款期限內，要通過多種渠道密切關注客戶經營情況，倘若發現客戶發生產銷異常、卷入復雜的法律糾紛、突然暴露潛在的財務危機、發生嚴重的產品質量或生產安全事故等情況時，應立即采取申請財產保全等相應的防范措施，及時化解風險，減少損失。如果欠款逾期無法追回，應當果斷采用仲裁或訴訟方式解決。應收賬款管理部門要搜集整理與客戶交易的資料和憑證，積極與有關律師事務所和政法部門的廣泛聯系，在最大比例追賬的同時力爭將其費用降至最低，實現企業利益的最大化。

[1]李先國.銷售管理[M]（第四版）.北京：中國人民大學出版社,2016.

[2]譚永智.企業信用管理實務[M].北京：中國方正出版社, 2004.

[3]曹虓虓.企業應收賬款管理存在的問題及對策[J].商業經濟,2014(2):34-36.

（作者單位：四川師范大學商學院）