基于Office 2016的高效辦公

張娜娜?聶靜

文字處理

期末考核即將來臨，無論是管理崗位還是一線教師，無一不在總結自己的工作、籌備自己的述職報告和年度考核，張老師也不例外，可在編輯文檔時，因為操作不當，導致全文出現(xiàn)了不少“軟回車”符號，但又不知道怎么修改，因此她通過協(xié)同編輯求助聶老師，此外還需要聶老師幫忙添加頁眉域，這一過程的具體操作如下。

1.修改“軟回車”符號

（1）打開文檔，點擊右上角，將文檔保存到OneDrive后邀請聶老師，再點擊“獲取共享鏈接”→選擇“創(chuàng)建編輯鏈接”→將生成鏈接發(fā)送給聶老師。

（2）把光標定位在文檔中任意位置，選擇“開始→編輯→替換→查找和替換”，在“查找內容”中輸入軟回車代碼“^l”，在“替換為”中輸入“^p”。

（3）選擇“全部替換”，出現(xiàn)替換提示時，點擊“是”，完成對“軟回車”的修改。

2.添加頁眉域

（1）雙擊頁眉區(qū)，進入頁眉編輯狀態(tài)。

（2）選擇“插入→文檔部件→域”，打開“域”對話框。

（3）域類別選擇“StyleRef”，域屬性選擇事先設定好的。

函數(shù)應用

鄭州市對重點中學組織數(shù)學統(tǒng)考，并提取每位考生和每道題目的得分情況，市教育局安排張老師根據(jù)現(xiàn)有數(shù)據(jù)，整理和分析每所學校及每個班級的考試情況?！敖y(tǒng)考成績文件”由聶老師通過Excel 2016共享給張老師，其中包含成績單、小分統(tǒng)計、分值表、按班級匯總、按學校匯總等工作表，整理分析后通過“OneDrive”共享給領導。具體操作如下：

①保存并重命名文件。打開“統(tǒng)考成績文件”，單擊“文件”選項卡下的“另存為”按鈕，在彈出的對話框中將文件名設為“鄭州市2016年八年級數(shù)學統(tǒng)考情況分析”，保存并共享。

②計算“按班級匯總”工作表的“考試學生數(shù)”。光標定位到相應單元格，此處為C2單元格，輸入公式“=COUNTIFS（成績單！$A$2：$A$950，按班級匯總！$A2，成績單！$B$2：$B$950，按班級匯總！$B2）”，按下回車鍵，進而把光標放在C2單元格的右下角處，當光標變成“實心+號”時，雙擊鼠標左鍵，完成自動填充。

③計算“按班級匯總”工作表的“最高分”。光標定位到D2單元格，輸入公式“=MAX（（成績單！A$2：A$950=按班級匯總！A2）*（成績單！B$2：B$950=按班級匯總！B2）*成績單！D$2：D$950）”，按下回車鍵，進而把光標放在D2單元格的右下角處，當光標變成“實心+號”時，雙擊鼠標左鍵，完成自動填充。

④計算“按班級匯總”工作表的“最低分”。光標定位到E2單元格，輸入公式“=MIN（IF（（成績單！$A$2：$A$950=按班級匯總！$A2）*（成績單！$B$2：$B$950=按班級匯總！$B2），成績單！$D$2：$D$950））”，進而把光標放在E2單元格的右下角處，當光標變成“實心+號”時，雙擊鼠標左鍵，完成自動填充。

⑤計算“按班級匯總”工作表的“平均分”。光標定位到F2單元格，輸入公式“=AVERAGEIFS（成績單！$D$2：$D$950，成績單！$A$2：$A$950，按班級匯總！$A2，成績單！$B$2：$B$950，按班級匯總！$B2）”，把光標放在F2單元格的右下角處，當光標變成“實心+號”時，雙擊鼠標左鍵，完成自動填充。

⑥計算“按班級匯總”工作表的“主觀平均分”。光標定位到G2單元格，輸入公式“=SUM（小分統(tǒng)計！$C2：$AP2）”，把光標放在G2單元格的右下角處，當光標變成“實心+號”時，雙擊鼠標左鍵，完成自動填充。

⑦計算“按班級匯總”工作表的“客觀平均分”。光標定位到H2單元格，輸入公式“=SUM（小分統(tǒng)計！$AQ2：$AZ2）”，把光標放在H2單元格的右下角處，當光標變成“實心+號”時，雙擊鼠標左鍵，完成自動填充。

⑧依次用相應的公式計算“按學校匯總”工作表的考試學生數(shù)、最高分、最低分、平均分、主觀平均分和客觀平均分。

在進行相關項目查找時，VLOOKUP是Excel中的常用函數(shù)之一，函數(shù)VLOOKUP可以進行模糊查找、反向逆向查找、多條件查找、區(qū)間查找、多項查找等，而在查找時，為避免發(fā)生錯誤，還需要注意以下事項：①函數(shù)參數(shù)錯誤。根據(jù)學號查找班級時，參數(shù)區(qū)域設置錯誤會出現(xiàn) ，原因是第2個參數(shù)B1：D6沒有包括E列的班級，因此公式應改為“=VLOOKUP（A9，B1：E6，

4，0）”。②數(shù)字格式錯誤。被查找區(qū)域為文本型數(shù)字，而查找的是數(shù)字，VLOOKUP則無法成功查找，會產生 錯誤，則需要把查找的數(shù)字在公式中轉換成文本型，因此公式應修改為“=VLOOKUP（A9&""，A1：D6，

2，0）”，然后再查找。③空格多余錯誤。工作表單元格中含有多余的空格時會造成查找錯誤，出現(xiàn) ，此時，建議手動刪除空格，解決錯誤。

演示文稿

一年級期末考試后，班主任需要組織開班級家長會，希望借助PowerPoint創(chuàng)建一個相冊，用來展示班級風采和表現(xiàn)突出的學生，每張幻燈片包含4張圖片，并將每幅圖片設置為“居中矩形陰影”相框形狀，并且包含有超鏈接和全程音樂播放，具體操作過程如下。

①創(chuàng)建相冊。新建空白演示文稿，選擇“插入→圖像→相冊”，點擊“相冊”下拉三角，選擇“新建相冊”，打開“相冊”對話框，插入圖片來自選擇“文件/磁盤F”，選擇班級風采相關的12張圖片，點擊“插入”，相冊中的圖片位置出現(xiàn)12副圖片。

②在相冊版式位置，點擊“圖片格式”選擇“4張圖片”，在“相框形狀”中選擇“居中矩形陰影”，主題設置為自己喜歡的主題，出現(xiàn)新的演示文稿后，關閉原來的空白演示文稿。

③插入蛇形圖片題注列表。將文本轉換為SmartArt圖形，選中需要轉換的幻燈片的相關文字，選擇“開始→段落→轉換為SmartArt→其他SmartArt圖形→選擇SmartArt圖形對話框→圖片→蛇形圖片題注列表”。

④插入圖片。在相應文字上方插入圖片。

⑤設置超鏈接。選中需要設置超鏈接的文本或圖片，選擇“插入→超鏈接→插入超鏈接對話框→本文檔中的位置→選擇跳轉的幻燈片”。

⑥設置背景音樂。光標定位到第一張幻燈片，選擇“插入→媒體→音頻→PC上的音頻”。

⑦設置音樂播放。選擇“小喇叭”形狀，選擇“音頻工具→播放→跨幻燈片播放”，即可實現(xiàn)放映時全程有背景音樂。

⑧設置動畫、切換方式，根據(jù)需求選擇“動畫”和“切換”，進行動畫和切換方式設置。

Office 2016的新增功能滿足了移動辦公的便捷和高效，基于“OneDrive”的云端存儲和共享，使用戶結合智能查找和智能搜索，把移動辦公發(fā)揮得淋漓盡致。此外，Office PLUS服務提供給用戶素材庫，里面包含原創(chuàng)PPT模板、數(shù)據(jù)圖表、實用文檔等。與時俱進的附件Outlook方便用戶快速找到需要添加的文檔，用戶也可以通過Outlook分享OneDrive、SharePoint或OneDrive for Business中所保存的文檔，并根據(jù)需求設置“編輯”或“僅查看”權限，使辦公變得更便捷。