Archives Portal Europe對我國數字檔案共享平臺建設的啟示

摘 要：數字檔案共享平臺建設是我國檔案信息化建設的重要環節。本文通過介紹歐洲檔案平臺（Archives Portal Europe）在機構合作、檢索功能、信息服務和標準規范等方面的建設現狀和特點，結合我國檔案信息化現狀，得出對我國數字檔案平臺建設的有益啟示。

關鍵詞：Archives Portal Europe，數字檔案，檔案共享，啟示

數字檔案共享平臺建設將運用云計算、互聯網等技術，由區域內各級檔案機構聯合建立，制定統一的資源建設標準和技術規范，實現檔案資源上下聯通、資源共享。2009年，歐盟開始啟動Archives Portal Europe network of excellence計劃（APEx Project），同時建立統一的檔案信息共享平臺——歐洲檔案平臺（Archives Portal Europe），集成超過30個歐洲國家及其相關檔案機構的檔案信息資源。這一平臺的建設，打破了歐盟各國家間的檔案信息壁壘，有效實現了檔案信息共享。該平臺的建設較早，在資源建設、技術、服務等方面積累了較為先進的經驗，值得我國檔案機構借鑒和學習。

一 歐洲檔案平臺的發展現狀

歐洲檔案平臺（Archives Portal Europe）是由歐盟支持建立的，是APEnet和APEx項目取得一項重要的里程碑。截止2016年12月，已有33個歐洲國家和1個地區加入。目前該平臺可以在5700余個機構中搜索到超過245，000，000的檔案文獻，18661個人物和專題。歐洲各成員國檔案事業聯合化發展，將數以億計的檔案進行整合共享，這不僅為檔案利用者提供便利，也利于整個地區檔案的保存。

1.機構合作 歐洲檔案平臺的建立是國家之間協調合作的結果，其建設工作共分為8個部分。各個部分的功能與職責不同，由不同國家負責承擔。

APEx項目成員國分別承擔職責，相互協作，將各國檔案信息資源整合，并通過檔案平臺網站為歐洲民眾提供服務。這種分工合作的模式，不僅能促進各成員國之間檔案工作交流，促進歐洲檔案事業的進步，同時也是最節省成本的方式。

2.檢索功能建設 歐洲檔案平臺的檢索平臺可以檢索到所有參與APEx項目國家的檔案信息資源。用戶通過檔案平臺的檢索平臺可以進行關鍵詞檢索，同時還可以通過設定條件在結果中進行的進一步檢索。同時網站結果頁也提供了一些篩選的條件，如檔案的國家、所屬機構、內容主題等，便于進一步獲取想要的信息。同時，網站還將部分檔案進行主題分類，及結果數量，為用戶提供主題目錄索引，同一主題的檔案信息整合在一個類目下面，便于用戶發現相關主題的信息。網站為用戶提供多種檢索途徑，提高用戶檢索的查準率和查全率，為用戶提供優質高效的檔案信息服務。

3.檔案服務的提供 目前歐洲檔案平臺中可以檢索到的檔案數量數以億計，如此大量的信息量，得益于歐洲國家對于信息公開重視。APEx項目成員國的各個檔案機構在不斷進行對信息進行編碼、上傳，同時項目也在不斷吸納新的成員國，未來檔案平臺網站的信息量還將會增加，為用戶提供了豐富的檔案信息資源。除了提供友好高效的檢索方式，檔案平臺網站不時展示一些珍貴的檔案，并輔以文字說明，并允許用戶進行深度挖掘圖片背后的故事。同時歐洲平臺網站在檢索結果頁面吸收利用者反饋并開設論壇，供檔案利用者與工作者進行交流，促進檔案服務的提升。

4.規范標準的建設 歐洲檔案平臺網站要求的上傳的檔案信息是通用格式，并發布了相關的技術標準，包括apeEAD（檔案編碼描述格式標準）、apeEAC-CPF（檔案編碼名稱-機關、個人、家庭）、EAG 2012（檔案編碼指南2012）、apeMETS（元數據編碼與傳輸標準），為檔案信息編碼工作的技術人員提供基本格式及相關元數據技術標準。同時，APEx項目也為檔案機構管理者提供《機構管理人員手冊》、《數據準備工具手冊》。建立這樣一個統一的檔案平臺網站，需要建立健全一系列的信息編碼通用標準和技術標準，供各成員國共用，才能讓這些檔案信息能夠有效地被搜索，共享利用。

二、 歐洲檔案平臺給我們的啟示

筆者通過調研發現，我國的檔案平臺建設存在著三個問題：一是數字檔案平臺資源更新不及時，檔案類型較少；二是部分檔案館共享資源量少，合作意愿不強；三是檔案資源著錄項目較少，檢索功能單一等問題。

通過上述對歐洲檔案平臺的建設現狀的介紹，對比我國已有的檔案資源共享平臺，未來我國檔案機構在建設過程中需要優化改善以下幾個方面。一是在檔案資源建設方面，應當制定統一的資源建設規劃，定期將已開放的檔案進行信息化處理并共享；二是在機構合作方面，積極吸納各級檔案機構參與，推動各機構之間的互信合作，并制定合理的機構合作需要遵守的規范和制度；三是平臺功能設置和服務提供方面，應當堅持以人為本的服務理念，優化平臺的各項功能設置，如提供更為精準的檔案檢索功能，增加新增檔案信息發布和推送等服務；四是規范標準建設方面，積極采用國際或國家認證的格式、元數據標準和信息技術規范，制定完善各機構的管理人員手冊。

（河北大學管理學院）