大數據背景下我國的檔案管理探討

摘要：當今社會中，大數據技術在各行各業都開始或者已經發揮著越來越重要的作用，大數據最明顯的特征就是規模大，無法用一般的軟件進行承載和統計，傳統的軟件面對大數據只能一籌莫展。此外，大數據還具有數據運轉速度快、數據形式多樣等多重特點，這些都給檔案管理工作帶來一定的難度和挑戰。作為關系到國民根本的檔案管理工作，它無論是在保障居民隱私還是在為國家提供正確有效的信息等方面都發揮著不可替代的作用。隨著時代的發展，大數據背景下對于檔案管理工作提出了新的要求和指向，面對如此復雜、抽象的工作，對于檔案管理的人才又有了不一樣的訴求。本文旨在對檔案管理引進大數據技術的必要性進行簡單的分析，然后闡述大數據給檔案管理帶來的好處和優勢，最后針對新的時代背景之下如何提高檔案管理水平提出一些建議。

關鍵詞：大數據；檔案管理；對策

一、檔案管理引入大數據技術的必要性與現實意義

1.大數據有利于新時代背景下管理檔案電子文件

在信息時代的今天，電子文件如雨后春筍般飛速增長，速度十分驚人，電子文件儲存方便、交互性較強，但是管理起來卻十分繁瑣。我們都知道電子文件的信息量廣、涵蓋內容豐富、價值高，但并不是所有信息都是當下有用和需要的，一旦想要尋找急需的材料就會變得相對棘手，如果采取全文閱讀采集信息的方式，所耗費的人力和時間將是我們不敢想象的。當然，負責檔案管理的工作人員為了自己的工作方便自然也是采取過多種解決辦法，但是取得的效果無異于隔靴搔癢。面對電子文件的分類問題、檢索問題、如何歸檔和保存都隨著電子文件的激增而日益艱難。這時候大數據技術就發揮了自身得天獨厚的優勢，當我們將其安裝在電腦的硬盤上對所有的文件進行識別后，大數據技術就能將這些文件轉化為系統文件然后進行分類，對有價值的文件進行標記，實現用戶的檢索，解決了傳統方法的弊端。

2.大數據有利于儲存和備份檔案數據

檔案文件是只增不減的東西，隨著時間的推移，檔案也以細胞繁殖的速度在激增，檔案庫的建立緩解了一部分儲存壓力，但是無論如何也無法徹底解決這一問題。那么就會導致新增的檔案文件無法放入檔案庫中，于是，很多檔案庫會對于部分文件進行篩選然后銷毀以期微信的檔案文件在檔案庫中騰出空間來。但我們都知道即便是經過篩選的文件也有可能存在巨大的價值，已經銷毀則無法再次獲取，對后期的再次利用造成了巨大的困難。其次，如果想要給新的文件儲存空間，可以通過建立新的檔案庫得以實現，但這顯然是不現實的，建造一棟高樓大廈其目的就是為了儲存檔案文件？這個成本固然是我們無法接受的。大數據可以對所有的文件進行電子化的保存和備份，將堆積如山的文件存放在電子計算機中，無需再建造專門的檔案庫，同時也不會導致舊的文件信息遭到破壞。

3.大數據有利于實現檔案工作從實體管理過渡到知識管理。

傳統的方案給檢索這提供的信息局限于表象，即檔案信息本身，對于信息背后隱藏的內容則沒有任何實質性的建議和指導，就這導致檔案沒有生命力，對于用戶的幫助也很有限。在新時代下，用戶對于檔案文件的要求也更加具體和苛刻，如果僅僅局限于數據和信息的提供的話，則沒有多大的現實意義。因此，檔案數據應該提供更豐富的、隱性的內容。技術引擎是檔案館技術的核心內容，它包括諸多方面的內容，能夠對現有的信息進行簡單的分析和預測然后提供數據想要表達的內在含義和未來的發展趨勢，給檔案用戶提供一個比較準確的指導，使得檔案工作由實體管理過度到了知識管理。

二、大數據背景下如何提高檔案管理工作能力和水平

1.大力培養掌握大數據技術的管理人才

21世紀人才是競爭的核心和關鍵，任何領域人才都是第一生產力，大數據時代下的檔案管理工作更是如此。傳統的檔案管理工作人員的能力和素質都相對來說不夠理想，需要進一步提高才能適應和勝任大數據技術掌控下的檔案管理工作，這對于新時代的管理工作來說無異于是增加很大的壓力和負擔，但是如果將這部分工作人員直接辭退既顯得不夠人性化，同時也是對于他們多年工作的經驗和熟悉程度的一種浪費，因此，應該對他們進行組織培訓，幫助其掌握新技術，在新技術的學習和經驗的配合下，管理工作一定會做的更好。此外，對于相關高素質人才的培養分為幾個部分，第一個部分就是剛剛提到的對于在職人員的培訓，第二部分是政府對高校提出相關的培養計劃，第三，企業應該聘請國外掌握先進技術的人才前來指導培訓，讓大家意識到新技術在檔案管理工作上的重要性。

2.加強檔案數據的安全性工作

任何事物的存在都是具有兩面性的，沒有完美無缺的事物，大數據不可否認存在很多優點，給檔案管理工作帶來無限的便利，實現了檔案信息的電子化管理，既節省了儲存文件的空間、紙質文件的保護和修復工作，同時也實現了信息的快速檢索和智能化。但是大數據技術自然也是存在一定的安全威脅。大數據下信息的丟失幾率和傳統的管理方式相比較也有所上升，管理人員的一個不小心或者錯誤就會直接導致重要信息永久性消失，帶來不可挽回、無法彌補的損失。另一方面，網絡環境本身就存在不安全性，黑客的干擾、病毒的入侵、管理人員自身的管理水平都會直接導致數據信息直接或間接消失，因此，作為檔案管理的工作人員更應該保持更高的警惕，避免將病毒帶進電腦，避免優盤的損壞，對于相關重要文件要進行備份和云儲存，盡量保證數據和信息的安全性，避免給自己和用戶帶來不必要的麻煩。

3.進一步優化檔案管理工作人員的人才結構。

目前我國檔案管理工作大數據技術的應用和普及率不高的主要原因就是從事檔案管理工作的人員年齡結構存在問題，老齡化現象極其嚴重，中老年人習慣傳統的工作方法，利用自己原有的認知去看待世界，對于新鮮事物的接受能力相對來說比較低，同時也因為計算機技術基礎差、對大數據技術認識不足等原因造成學習起來困難較大的情況，進一步導致大數據技術的推廣陷入僵局。信息化時代背景下對于年輕的新鮮血液有著極高的訴求和渴望，如果年輕人無法參與到檔案管理的工作中來，那么這個行業的發展和改革則變成天方夜譚，再現代化的技術和支持也愛莫能助。因此，政府應該改變現在的年齡結構，通過招聘新人的方式逐漸將現在的局面轉變成年輕人為主的另一種狀態。

參考文獻

[1]洪亮：大數據時代背景下的檔案管理探討[J]. 理論研究，2016（3）

[2]李菁：大數據時代背景下的檔案管理探討[J]. 人才資源開發，2016（6）

[3]李小晨：大數據時代背景下的檔案管理探討[J]. 云南檔案，2013（6）

（作者單位：云南省昆明市盤龍區人民政府龍泉街道辦事處）