大數據時代背景下的檔案管理

楊士春

大數據時代背景下的檔案管理

楊士春

檔案管理是關系到社會發展的大事，因而優化檔案檔案管理工作顯得尤為重要，而隨著信息技術發展速度的不斷加快，其在各個領域發展中都發揮了極大的作用，這也意味著大數據時代的到來，這對于檔案管理工作來說也是極大的沖擊，如何借助在大數據時代做好檔案管理工作是當前需要思考與完善的內容，以此促進檔案管理工作能夠得以不斷優化。

大數據時代到來對檔案管理工作造成極大的沖擊，從某種層面上來說加劇檔案管理的困難，增加管理任務量，在大數據時代背景下做好檔案管理工作是目前檔案管理面臨的問題，需要采取積極有效的應對措施，以此達到優化檔案管理的目的。本文中具體闡述了現階段檔案管理與大數據之間的磨合度，并探究具體有效的解決措施。

大數據時代對現代檔案管理工作的挑戰

所謂大數據，其實質是指數據規模龐大，一般軟件根本沒有對其進行有效管理，并且數據類型種類繁多，傳統軟件根本無法滿足現狀要求，必須積極研發新的管理軟件。大數據具有自身的優勢特點：比如運轉快、形式多樣、數據價值高等等，而檔案管理工作在管理上具有復雜性與多樣性的特點，在大數據的沖擊下檔案管理面臨更大的困難，具有更大的挑戰，具體來說表現在以下幾個方面。

首先，針對傳統管理理念，還有管理流程造成巨沖擊。傳統檔案管理，一般來說都是通過檔案管理員來實施管理，他們將檔案資料進行分門別類，然后進行歸納標識，這樣更方便日后查閱；然而伴隨大數據時代的到來，檔案信息量巨增，而且多數檔案都是交叉，傳統檔案管理根本無法對其進行有效的分類，很多檔案信息需要尋求新的檔案管理方法。

其次，檔案保存形式需要不斷優化。從目前情況來看，多數數據信息是需要借助電子文檔，還有電子圖片及音頻實施管理，施以記錄與存儲，而上述數據保存根本無法通過紙質檔案來完成。所以必須尋求全新的檔案存儲形式，借助分門別類進行檔案整理，并且列舉關鍵詞，這對于日后檔案查找給予便利。

最后，檔案管理人員素質。大數據時代的到來促使檔案管理內容呈現出多樣化的趨勢，而且很多信息處理相對復雜，傳統檔案管理人員無法適應時代要求，在檔案管理技術方面具有諸多要求，所以基于這樣的時代背景，需要一批更專業的檔案管理人員。

大數據時代優化檔案管理工作具體措施

培養檔案管理人才。信息技術發展非常迅速，而信息技術發展非常明顯的標志就是大數據，怎樣應對大數據時代背景下的檔案管理工作是當前需要完善與值得關注的問題，檔案管理不僅面臨著挑戰，同時也是發展機遇。目前檔案管理急需要做的就是借助大數據時代的優勢，提升檔案工作效率。大數據時代的到來，促使檔案管理的內容與方式更為復雜化與多樣化，傳統檔案管理人員無法對檔案信息進行有效的整理，從而導致管理效果差強人意，基于這樣的現狀，檔案管理必須積極引進高端管理人才，由此才能推進檔案管理工作能夠取得良好的管理效果，尤其是他們在數據管理方面的優勢，同時還具有良好的業務水平，所以檔案管理工作在更新設備與系統的同時，還需要強化檔案管理人才的培養與引進，提升檔案管理工作的效率，逐漸時代發展需求。

優化人才結構。從現狀分析，檔案管理人員結構逐漸呈現出老齡化的趨勢，從而導致他們在工作中很多事情都是力不從心，更無法談對新事物的接收與運用，由此導致我國檔案管理工作效率低下，針對現狀應當積極吸引年輕人才加入檔案管理之中，尤其是在大數據時代的沖擊下，檔案管理更需要更新鮮的血液，這樣才能優化檔案管理人才結構，從而促進檔案管理工作逐漸向信息化邁進，引進先進的管理設備與系統，并輔以專業的檔案管理人員必然能夠推動檔案管理工作取得更好的管理效果，迎合時代發展需求。大數據時代對檔案管理人員的要求更為嚴格，他們不僅要具備一定的檔案管理能力，更需要掌握相應的技術軟件的應用，由此才能推進檔案管理能夠抓住大數據的優勢，拓寬檔案管理質量與效率。

強化檔案數據管理安全性。檔案管理是比較嚴謹的一種工作內容，而大數據時代的到來促使檔案管理工作面臨巨大的挑戰，這其中數據安全性是重中之重。大數據時代下，檔案管理工作顯現出諸多優勢，并且能夠最大限度提升工作效率，還可以降低成本，然而值得注意的是，由于檔案管理非常重要，同時數據丟失高風險，促使檔案管理工作在數據方面不得不強化管理。隨隨著信息時代的到來，大數據已經成為其明顯的標志，大量數據可以存儲到一個極小內存卡，有利于數據信息的保存，具有優勢的同時也存在極大的弊端，數據丟失風險極大，具體形式有：電腦病毒、內存卡損壞等等，因此在大數據時代背景下，檔案管理工作必須強化安全性管理。這對檔案管理人員提出更高的要求，他們在做好檔案管理工作的同時，還需要完善檔案數據存儲，盡量避免電腦病毒損壞數據。政府部門需發揮自身的職能作用，針對檔案信息數據管理提出相對應的優化措施，給予相應的檔案管理工作細則，從而防止由于操作不當而引發的數據丟失，繼而促使檔案管理面臨巨大的困境。所以檔案管理工作加強安全監管是非常必要的，檔案管理人員在進行檔案管理過程中需要優化檔案數據管理，以期獲得極好的管理效果。

綜上所述，大數據時代對檔案管理工作造成極大的沖擊，這促使檔案管理工作面臨巨大的挑戰，但是與此同時也具有發展的機遇，因而檔案管理必須有效利用大數據輔助開展檔案管理工作，從而讓復雜的檔案管理變得高效簡單，有效應對檔案管理存在的弊端，優化檔案管理效果。文中具體闡述了當前背景下檔案管理工作面臨的困境，并針對于此提出相應的解決對策，以促進我國檔案管理能夠迎來新的發展階段。

（作者單位：四平市鐵西區肥料管理所）