新時期企事業單位文書檔案的管理工作思考

畢彩云

新時期企事業單位文書檔案的管理工作思考

畢彩云

企事業單位中文書檔案管理是企事業的重要組成部分，甚至企事業單位為了資料的完整性和及時更新性，可以開設一個專門的部門進行文書檔案的管理。因此，本文通過新時期企事業單位在文書檔案管理方面的缺陷、新時期企事業單位文書檔案管理工作的必要性和新時期在企事業單位中文書檔案管理的有效措施三個方面進行分析。希望通過以下措施可以在新時期中，企事業單位可以得到啟發將文書檔案的管理工作有序進行。

隨著社會的不斷發展，一個企事業單位的經營是否良好、是否成功，在很大程度上決定于文書檔案管理是否完整。文書檔案記錄了企事業單位中一直以來的點滴，記錄了每一個時間段管理公司、人員表現、收支情況等都有一個詳細的記錄，這樣在今后的公司發展過程中有據可依，可以根據之前的記錄讓之后的人學習其中的優點，并且改正之前遇到的各種問題和不足，讓之前的思維方式制定成書延續到之后，從而展現出延續性。企事業單位中文書檔案管理是企事業的重要組成部分，甚至企事業單位為了資料的完整性和及時更新性，可以開設一個專門的部門進行文書檔案的管理。企事業單位文書檔案的管理有利于企事業單位資料的有效保存，有利于豐富企事業公司資料，有利于總結之前經驗讓今后的工作越做越好。

新時期下企事業單位文檔管理的現狀

新時期下，大家都關注怎樣盈利更大，然而往往忽略將策劃案、會議簽到表、日常管理、會議記錄等紙質資料的收集和保留，這樣不利于管理員工。同時在今后的工作中對于之前工作犯的一些錯誤進行反思，可以讓今后工作的開展越來越順利。然而新時期的企事業單位現在還沒有意識到文書檔案管理的重要性，之前針對工作寫的策劃、進行的工作總結等，寫完了最后就直接扔掉了，完全沒有保留下去的思想觀念。

新時期下企事業單位文書管理的意義

俗話說：好記性不如爛筆頭。特別是企事業單位不是一時的，它會不斷地更換管理人，為了企事業的順利運行，除了創新還要關注在之前的管理過程中遇到的不足，或者能夠延續下去的優越性。企事業單位的更新換代不是一朝一夕的，而且在企事業管理的過程中，管理人員和工作人員不斷更換，所以只有把這些人的思想記錄成案才能很好的保留、不會遺忘。有利于讓后人能夠更快速、更準確的找到之前的資料并且借鑒，這樣在學習中成長、在錯誤中改正，才能讓企事業的發展越來越好。

新時期下企事業單位文檔管理的措施

設置專門的文檔管理部門，有嚴格的規章制度。隨著時間的不斷推移，企事業單位中的文檔有很多，完全依靠個人將文檔進行整理不利于今后文檔的收集，從而不能進行系統的管理，然而個人整理不利于以后尋找同一種類的資料，而且容易丟失。因此為了解決這一弊端，企事業單位應該安排一個專門的部門負責企事業單位文檔的管理。當然也要給這個新設立的部門制定一定的規章制度。

將文檔資料進行分類收取并且做好沒交、補交等詳細的登記，只有這樣嚴格的規章制度，才能保證企事業單位的文檔管理的完整性，分類性的文檔在之后才能更快的找到。

為文檔的更新制定固定的時間，從而確保文檔的時效性和繼承性。同時規定固定的收取時間可以顯示出文件檔案管理的重要性，也會引起大家足夠的重視。反而言之，如果不固定規定的時間，大家就會一拖再拖，隨著時間的推移，文件檔案管理的程序就會逐漸變得簡單，甚至消失。

部門人將文檔進行很好的保管，不能使文件檔案因為管理不當而產生字跡模糊、紙張腐爛等情況。另外，部門在收集文檔的時候發公告，這樣顯得更加正式，顯示出新時期文檔整理的重要性，大家也會積極配合。如果大家想要使用之前的文檔必須做好登記，記錄借出時間和歸還時間。在此過程中要提高文件檔案管理者的素質，不能將這些信息透露出去，一定要按照規章制度好好保管。

積極開展企事業單位文書檔案管理活動。企事業單位文件檔案管理不是毫無意義的，反而言之具有具有十分深遠的意義。為了讓企事業單位的文件檔案管理能夠一直延續下去，企事業單位需要開設一定的活動來保持這個良好傳統的延續。企事業單位除了設置專門的檔案文書部門之外，甚至可以在每個部門內部設立一個專門收集的分支，然后由專門的部門再統一收集。這樣不僅僅大大減少了文件檔案管理部門的工作量，而且分支對本部門的資料有更清楚的了解，從而做出更加科學的分類。企事業單位可以在每個部門在規定的時間上交文件檔案之后開設一個活動：通過內容多少、內容豐富程度和分類標準等方面進行一個評比，將各個部門整理的文件檔案分出一個等級，從而評選出整理的最好的部門進行一定的獎勵。這樣的活動不僅能夠激勵各個部門將文檔管理一直延續下去，而且能夠通過活動拉近各個部門之間的距離。

總之，文書檔案記錄了企事業單位中一直以來的點滴，記錄了每一個時間段管理公司、人員表現、收支情況等都有一個詳細的記錄，這樣在今后的公司發展過程中有據可依。實踐證明，在企事業單位中科學化、規范化、繼承性的管理文書檔案，有利于更好的開展工作，在此過程中要重視管理文書檔案提高規范化管理、提高服務質量的優越性，讓這些文書檔案作為后面經營者的參考，從而更好的經營企事業單位，這是必不可少、也是不可代替的環節。希望通過以上措施可以給企事業單位啟發，提出更多的措施進一步發展文件檔案的管理。

（工作單位：威海通明照明工程有限公司）