網絡環境下工程檔案信息化管理功能實現研究

郭貴來（太原理工大學，太原 030024）

網絡環境下工程檔案信息化管理功能實現研究

郭貴來
（太原理工大學，太原 030024）

隨著網信息技術的不斷發展普及，以計算機網絡、多媒體通信技術為基礎的網絡環境逐步形成，大量電子文件的出現使得工程檔案信息向數字化、信息化快速發展，工程檔案信息管理系統被廣泛應用。本文基于網絡環境，對工程檔案信息化管理功能的實現進行研究分析。

工程檔案；信息化管理；數字檔案

1　工程檔案信息化管理系統總體需求分析

工程檔案信息化管理系統的設計與其需求具有直接的相關性，其目的在于實現工程檔案管理的數字化與信息化功能。從總體需求上來看，包括系統業務需求、系統性能需求，系統業務需求包括數據收集、數據整理、數據管理、數據利用，而系統性能需求則包含系統開放性與安全保密性、系統可兼容或可移植性與可擴展性、系統實用性與前瞻性、系統時間特性與數據精確度等。結合工程檔案信息化系統的功能需求，其設計原則應遵循統一性原則、可擴展性原則、先進性原則、成熟性原則、安全性原則、易用性原則等。工程檔案信息化管理系統設計用到的關鍵技術包括圖像處理技術、OCR技術、檔案管理平臺技術、全文檢索技術、多格式文件瀏覽技術、流媒體在線播放技術的繼承、雙層PDF技術等。

2　工程檔案信息化管理系統功能設計

2.1基本功能設計

工程檔案信息化管理系統的基本功能主要包括基礎信息設置、檔案文件收集整理、檔案文件日常管理、檔案文件利用等。系統基礎信息設置與維護功能包括參數設置、權限管理、口令修改、檔案設置、數據轉換與維護、數據字典維護等。從檔案形成的過程來看，需實現紙質工程檔案電子化功能、工程檔案智能識別調取功能，工程檔案數據全時分析功能、工程檔案數據實時更新功能、工程檔案業內數據交流功能、工程檔案項目間數據共享功能。在工程檔案的日常管理環節，包含數據管理、綜合管理、檔案統計與鑒定銷毀四部分功能。工程檔案數據管理需實現以下功能：目錄樹維護、檔案數據增刪改、檔案目錄打印、選擇顯示字段、加鎖等。檔案統計需實現新建統計、修改統計、復制統計、報表統計、修改屬性等功能。工程檔案信息化管理除了日常管理維護之外，還包含開發利用環節，因此在系統設計時需完成開放利用功能模塊，包括借閱管理、統計年報、檔案編研、光盤制作、信息服務子系統等功能模塊。

2.2擴展功能設計

對于工程檔案的特征而言，檔案信息化管理系統出了需要實現基本功能之外，還可對其功能進行拓展，進一步增加工程檔案的利用效率，比如在數據收集的基礎上擴展數字化加工功能，利用各種專業掃描儀、流媒體采集、數碼設備等對紙質檔案、圖片檔案、音像檔案進行數字化轉換，并進行相應的著錄標引工作。數據一體化歸檔接口是工程檔案信息化管理系統的重要擴展功能，由于原始檔案信息構成形式多種多樣，這就需要在檔案歸檔整理、全文檢索等方面對各類信息系統進行一體化數據對接，需要開發相應的接口程序和有效的數據處理過程。數據一體化歸檔流程需要注意業務數據轉換標準、數據結構轉換標準等。工程檔案信息化管理系統并非一個獨立的系統，其在開發利用中必然涉及門戶系統的集成，實現信息系統一體化整合。門戶系統集成包括三個方面的開發工作，即檔案管理信息系統入口、統一身份認證與權限管理、待辦事宜與即時通信。

2.3數據庫設計

數據庫是工程檔案信息管理系統的重要組成部分，數據庫的設計決定了業務流程中數據訪問規則、數據訪問效率、數據安全管理、數據存儲備份效率、系統擴展能力等。在數據庫設計中，建立在對應設計準則的基礎上，首先需要建立E－R模型，包括收發文件管理E－R圖模型、收集整編E－R圖模型、檔案管理E－R圖模型、檔案利用E－R圖模型。從本質上講，工程電子檔案管理系統的運行過程是將紙質文件轉化為電子文件的過程，并在這個過程中實現對電子文件內容的提取、加工、整理及管理。在數據庫中，給中信息及信息處理痕跡都是以表的形式存在，因此表的設計是數據庫設計的重要環節。數據庫表的設計包括系統信息表設計、檔案數據表設計、電子文件數據表設計、描述數據表設計等。

3　工程檔案信息化管理系統功能的實現策略

現代計算機信息技術、網絡科技等為工程檔案信息化管理的實現提供了技術保障，大大提高了工程檔案管理的效率，而且還進一步提升了工程檔案的利用效益。但是技術層面的支撐只是其中一個環節，工程檔案信息化管理系統功能的實現還需要從管理上進一步規范相應的管理模式和管理制度。首先要統一規范工程檔案信息化管理中檔案歸檔的標準；其次要規范工程檔案開發利用中的使用標準；再次要強化工程部門、檔案管理部門與社會其他部門之間的協調溝通，增加工程檔案信息化管理的深度；最后要強化工程檔案管理人員技術培訓，提高管理人員的綜合管理素質。

主要參考文獻

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10.3969/j.issn.1673-0194.2016.17.111

G271

A

1673-0194（2016）17-0193-01

2016-07-11